О дилемме «казначей — бухгалтер», новом гардеробе в счет страховки и прочих особенностях использования lodge-карт в России рассказал директор департамента обслуживания корпоративных клиентов American Express Bank Александр Сафонов на образовательной сессии АБТ-ACTE Russia «Корпоративные платежные решения. Требования. Практики. Ожидания» в гостинице «Метрополь» 7 октября.
Далеко не каждому сотруднику выдают индивидуальную корпоративную кредитную карту: это связано и с внутренней политикой компании, и с возможными рисками. Такие инструменты платежа, как правило, получают только те работники, которые часто ездят в командировки и/или имеют высокий статус. Поэтому возникает необходимость и в наличии единого корпоративного счета (lodge-карты) для определенного типа тревел-расходов всех сотрудников.
«В 2009 году от American Express на рынок был выведен Business Travel Account в российских рублях. BTA — это виртуальная кредитная карта для оплаты расходов на деловые поездки и корпоративные мероприятия через уполномоченные агентства, — говорит г-н Сафонов. — До этого у нас был опыт работы с валютным BTA. И когда мы только выходили на российский рынок, мы поняли: здесь придется идти совершенно иным путем. Во-первых, для нас оказалось сюрпризом, что с помощью продукта, который за рубежом используется в основном для централизованной оплаты авиабилетов, многие российские корпоративные клиенты желают оплачивать все услуги, которые заказывают через ТМС».
По словам спикера, большинство отечественных компаний оплачивают по BTA также услуги ж/д, трансферы и получение виз, поэтому American Express пришлось заняться полномасштабной оптимизацией продукта и выстроить процесс не только под покупку авиабилетов. Кроме того, сразу же встал вопрос о том, как воедино свести данные по транзакциям и реконсиляцию. За рубежом источником информации по транзакциям служат преимущественно системы бронирования — данных, которые туда заносятся, достаточно для бухгалтерии и финансового отдела компании. Но в России особенности законодательства диктуют необходимость получать более подробную информацию и сводить ее с закрывающими документами. «И тут важнейшим элементом стала реализация связки c TMC, обмен данными и их возвращение в детализированном виде клиенту, — отмечает г-н Сафонов. — По результатам месяца мы совместно с агентством передаем компании уже выверенные данные».
Говоря об отчетности, нельзя не упомянуть проблему, с которой сталкивается бухгалтерия в каждой компании. Зачастую транзакции, совершенные, к примеру, 30-го числа, не успевают пройти по платежным системам до конца текущего месяца, поэтому сумма в выписке по централизованному счету меньше той, что указана в закрывающих документах от TMC. Следовательно, возникают расхождения. «Со временем мы начали показывать клиенту эту разницу и предоставлять ему выбор — производить оплату по фиксированной задолженности или по фактической, — говорит эксперт. — Мы называем эту дилемму „казначей — бухгалтер“: казначейство всегда хочет платить меньше и позже, а бухгалтерии важно, чтобы все сходилось».
По мнению г-на Сафонова, при выходе BTA на российский рынок свою роль сыграла и расширенная система страхования. «Страхование — важный компонент value proposition. Сначала мы предлагали нашим клиентам стандартный пакет страхования от несчастных случаев — и практически все от него отказывались, потому что не видели в нем необходимости, ведь компании и так страхуют своих сотрудников, — поясняет спикер. — Мы поняли, что эту позицию в отношении нашего продукта нужно усилить. И тогда в 2012 году дополнили стандартный пакет страховкой от неудобств в пути, что вызвало положительный отклик со стороны наших клиентов, так как для бизнес-путешественников наличие такого пункта порой весьма актуально. К примеру, командированный сотрудник теряет багаж, а уже на следующий день у него встреча, на которой важно быть во всеоружии — в костюме, галстуке, ботинках. Прилетел же он в джинсах и футболке, а багаж будет неизвестно когда. В таких случаях деловой турист может потратить до $ 2,5 тыс., которые после подтверждения будут возмещены. Правда, не чаще трех раз в год — более частая смена гардероба в счет страховки точно вызовет подозрения».
