Сотрудники агентства, оказывающего клиенту услуги по организации деловых поездок и визовой поддержке, могут работать не только в офисе своего работодателя. Достаточно распространены случаи, когда «персональные» агенты, специально выделенные ТМС для работы с определенным заказчиком, «переезжают» на его территорию и, формально оставаясь сотрудниками одной компании, могут многие месяцы, а порой и годы, трудиться вне родного коллектива. О преимуществах и недостатках работы с «внутренними» (имплантами) и «внешними» (аутплантами) агентами рассказала руководитель группы закупок ЗАО «Лаборатория Касперского» Ирина Костюкова на конференции АБТ-ACTE Russia и РБК.
«Несколько лет назад был настоящий всплеск интереса к имплантам. Это было связано с ростом объемов закупок, необходимостью постоянно возить в офис клиента выписанные билеты — ведь тогда еще не было электронных — и некоторыми другими нюансами рынка. Сейчас у такой формы сотрудничества тоже есть определенный круг поклонников, но он значительно сузился», — считает эксперт.
Выбирая этот формат взаимодействия с агентом, компания-клиент должна быть уверена, что офисное пространство позволяет организовать ему отдельное рабочее место с возможностью установки оборудования и подвода линий коммуникаций, необходимых для выхода в GDS. При этом через такого «персонального» агента должен проходить достаточно большой объем транзакций, оправдывающий «переезд» сотрудника ТМС на территорию корпоративного покупателя.
Организация сотрудничества с агентством через «внутреннего» имплант-сотрудника позволяет заказчику серьезно экономить на «человеческом ресурсе» и не содержать в собственном штате квалифицированных тревел-координаторов. А «личный контакт» в течение всего рабочего дня дает деловым путешественникам компании ощущение психологического комфорта и гарантии того, что любые вопросы, связанные с организацией деловой поездки, можно решить безотлагательно, ведь для этого доступны все средства связи — от телефонного звонка до разговора тет-а-тет.
Г-жа Костюкова подчеркнула, что собеседования с потенциальными кандидатами на роль «импланта» необходимо проводить лично, не доверяя этот выбор агентству, ведь такая форма сотрудничества предполагает не только высокий профессионализм специалиста, но и неподдающуюся рациональным критериям оценки «химию отношений», без которой взаимопонимание между сторонами невозможно.
«При обсуждении коммерческих условий с ТМС жестко оговорите количество транзакций, которые будут проходить через вашего импланта в рамках transaction fee, при этом, согласовывая расценки, не переоцените производительность своего специалиста», — рекомендовала эксперт.
При дефиците офисного пространства, наличии в штате корпоративного покупателя собственных тревел-координаторов или достаточно небольшом объеме тревел-транзакций г-жа Костюкова рекомендовала коллегам по отрасли пользоваться услугами «внешнего» агента — аутпланта. При этом нужно понимать, что в этом случае у заказчика практически не будет возможности влиять на выбор специалиста. Более того, даже при наличии выделенного адреса корпоративной почты ТМС не даст компании гарантии, что ее заявки обрабатывает один и тот же сотрудник. «А если аутплант обслуживает сразу несколько компаний, приоритет при выборе заявок не всегда будет в вашу пользу», — предостерегла спикер.
Эксперт рекомендовала коллегам по отрасли искать оптимальный формат сотрудничества с ТМС еще на этапе тендера, ведь любые изменения в уже отлаженном процессе чреваты сбоями в работе и даже дополнительными затратами.
«И помните, что никакой формат сотрудничества не спасет, если в компании неэффективно отстроены собственные бизнес-процессы», — подвела итог г-жа Костюкова.
Что должна учесть компания, выбирая такой формат работы с TMC
