Знаете ли вы, что, согласно исследованиям, затраты на командировки — самая большая статья расходов компаний после заработной платы? Тем не менее многие организации все еще не готовы оптимизировать expense management, используя методы контроля и обработки расходов «по старинке». А ведь вместе с этим они оставляют немалые суммы денег на своих столах — погребенными в стопках бумаг.
Да-да, сейчас еще есть компании, которые ведут контроль над затратами в традиционном бумажном варианте: складируют квитанции, ежемесячно или ежеквартально по ним отчитываются. Такой подход рискует стать утомительным и для сотрудников, и для бухгалтерии. Встречаются организации, где пользуются электронными таблицами-документами с онлайн-доступом. Там уже хотят снизить зависимость от бумаг, но находятся пока в стадии перестройки. И существуют, наконец, предприятия, которые уже внедрили цифровые решения (программное обеспечение) для управления расходами. Такой подход к expense management позволяет не только отслеживать все издержки на командировки, но и фиксировать их в автоматическом режиме. А вместе с тем — подтверждать или отклонять заявки на компенсацию, оптимизировать и ускорять возмещение командировочных расходов сотрудникам.
Впрочем, это лишь часть возможностей современного expense management. При полной его оптимизации можно попутно решить еще массу вопросов. О том, как это сделать и чем это поможет компаниям, поговорим подробнее.
Зачем оптимизировать?
Возможно, одна из неочевидных, но не менее важных целей оптимизации expense management — снижение разного рода махинаций с расходами и чеками по поездкам. Только вдумайтесь: по данным американской Ассоциации сертифицированных специалистов по расследованию хищений (ACFE), в компаниях с более чем 100 сотрудников 11 % случаев мошенничества связаны именно с отчетами о расходах . Поддельные квитанции и заявки о несуществующих затратах просто выкачивают деньги из компании в карман нечестных сотрудников. Эксперты ассоциации подсчитали, что в среднем бизнес теряет до 5 % дохода в год из-за таких схем. Сколько это составляет в бюджете вашей компании?
Оптимизация expense management позволит также снизить нагрузку на сотрудников и временные затраты на подготовку авансовых отчетов. Например, от наших разных клиентов мы знаем, что заполнение одного авансового отчета руками на бумаге отнимает от 20 до 150 (!) минут. По опыту одного нашего клиента из сферы промышленности с 1500 сотрудников, компания может сэкономить 560 человеко-часов в месяц, используя цифровую платформу. Это полная загрузка трех сотрудников в месяц. Для сравнения — данные от ассоциации GBTA: для исправления одного отчета о расходах на бумаге требуется 18 минут, в деньгах это — 52 доллара США, а обработка одного такого отчета обойдется компании в 58 долларов США . Свести всю математику несложно.
Немаловажный аспект для сотрудников — сроки возвращения потраченных в командировке средств. Согласно исследованию международной маркетинговой компании Aberdeen, автоматизация expense management сокращает этот срок с 9,3 дней до 3,5. Во многом за счет того, что цифровой expense management избавляет от необходимости заполнять бумажные бланки, собирать квитанции и неделями, а то и месяцами ждать возврата средств. Сегодня работники могут просто сфотографировать чек о расходах и загрузить его на цифровую платформу, а бухгалтер мгновенно получит информацию об этих затратах и запустит процесс возмещения денег. В современных реалиях это приобретает особое значение, ведь удаленная работа и рассредоточенные команды могли бы только усугубить ситуацию. Но не в случае с цифровым expense management.
Как обстоят дела у компаний сейчас?
Сегодня, по нашим оценкам, 56 % наших клиентов ведут электронный документооборот, 44 % компаний пока остаются верны классике — бумажному варианту. Но почти 60 % из них планируют внедрить ЭДО и полностью цифровизировать документарную деятельность. Из всех наших клиентов, кто уже работает с диджитал-документами или планирует это сделать, 83 % утверждают, что причина такого выбора кроется в упрощении процесса отчетности. Причем не только для сотрудников, которые ездят в командировки, но и для работников других отделов, так или иначе задействованных в вопросах командирования.
Но как именно технология помогает компаниям оптимизировать expense management? Мы провели исследование среди своих клиентов и, сравнив с западной аналитикой, увидели, что результаты совпадают. Например, авторитетная американская компания в области финансов PayStream выявила следующие результаты внедрения цифровых решений для expense management:
— в пользу более прозрачного контроля над расходами высказались 61 % респондентов;
— 58 % отметили ускорение процесса компенсации расходов сотрудникам;
— улучшение возможностей соблюдения тревел-политик — 48 %;
— снижение затрат на обработку данных о затратах — 41 %;
— улучшение возможностей для контроля и предотвращения мошенничества по расходам — 34 %;
— повышение удовлетворенности сотрудников компанией — 34 %;
— более частое использование корпоративных карт — 20 %;
— улучшение соответствия нормативным требованиям компании — 18 %.
5 шагов к совершенствованию
Хотите такие же результаты на вашем предприятии? Тогда стоит проработать план оптимизации expense management и запустить его. Как?
1. Составьте карту всех процессов, сотрудников и технологий/продуктов, участвующих в создании и обработке финансовой отчетности по командировкам от начала до конца.
2. Оцените затраты на создание и обработку одного авансового отчета. А затем и общего их количества в месяц, год.
3. Потратьте время на обсуждение и понимание болевых точек вашего текущего процесса отчетности о расходах и возмещения затрат. Определите неэффективные операции, риски, очертите зоны для улучшения.
4. Рассмотрите вопрос внедрения или усовершенствования технологических/ИТ-решений в управлении расходами, подходящих для вашей компании.
5. Инвестируйте в технологии, которые облегчат путешественникам создание авансовых отчетов и упростят их обработку с момента отправки до получения возмещения.
10 способов оптимизировать expense management
Какие конкретные меры помогут оптимизировать expense management в компании? Основываясь на опыте, мы рекомендуем взять на вооружение способы, которые уже сработали у наших клиентов и принесли ощутимый результат:
- зафиксируйте документально лимиты по расходам и политику компании по expense management;
- оставьте возможность изменять эти ограничения и политику по мере необходимости (особенно остро мы ощутили такую нужду в пандемию);
- отслеживайте отчеты и квитанции по расходам сотрудников;
- дайте возможность работникам использовать свои смартфоны для загрузки чеков по затратам;
- используйте систему с автоматической передачей квитанций и отчетов сотрудников в финансовый департамент;
- регулярно проводите аналитику расходов на бизнес-тревел. Профессиональный руководитель должен знать две вещи: сколько тратится на поездки и оправдана ли эта сумма;
- классифицируйте затраты на командировки как по видам (авиабилеты, проживание, суточные), так и по командам, отделам и целям поездки. Это поможет в аналитике, управлении затратами и снижении рисков мошенничества;
- сократите срок возмещения затрат сотрудникам — это повысит их лояльность к компании;
- сведите к нулю возможность ошибок в отчетах и предоставления дубликатов квитанций с использованием цифрового решения. По данным GBTA, 19 % авансовых отчетов содержат ошибки. Наш опыт показывает, что ИТ-решения надежно контролируют, сверяют всю информацию и сводят возможность неточностей к нулю.
Анатолий Курюмов,
генеральный директор цифровой экосистемы для
организации деловых поездок «Ракета»
