На дворе летняя пора. Кто-то еще планирует отпуск на море, кто-то окунулся в дачную жизнь, а кто-то направляет всю энергию на организацию корпоративных мероприятий различного формата, от тимбилдингов до «встреч без галстуков».
И если площадкой для события вы решили выбрать загородный отель в Подмосковье, то лучше заранее узнать об особенностях, с которыми можете столкнуться. Поделюсь опытом проведения выездной сессии в одной из подмосковных гостиниц.
Возможно, многие спросят: «Что же в подмосковном MICE такого особенного?» До недавнего времени я тоже считала, что гораздо сложнее провести групповое мероприятие за рубежом или в другом регионе России. Билеты, визы, стыковки — это все становится неактуальным для событий в Подмосковье, если все его участники — работники столичного офиса, как в нашем случае. Однако мои радужные фантазии разрушились.
Первая особенность, которая стала очевидна при организации мероприятия в Подмосковье, связана с ограничениями в выборе площадки. Так, нам нужен был отель уровня 5* или хорошая «четверка» с возможностью одноместного размещения на одну ночь для 25 гостей, просторным комфортабельным конференц-залом на два полных дня и зоной для вечернего барбекю. Ничего сверхъестественного в нашем запросе не было, поэтому подготовку мы начали чуть больше чем за месяц до даты выезда. Каково было мое удивление, когда нашими конкурентами по площадке оказались не только другие компании, но и выпускники школ, вузов, творческие детские коллективы и даже детсадовцы, которые планировали выпускные на территории подмосковных отелей и домов отдыха. В итоге — то номеров в нужном количестве для одноместного размещения нет, то конференц-зал остался только без окон, то площадка для барбекю занята. Одним словом, спрос превышает предложение, а ценник — ожидания и запланированный бюджет клиента.
Вторая особенность — это сложная транспортная доступность. Обширные территории нашей страны — гордость каждого россиянина, пробки — боль каждого жителя Москвы и ближайшего Подмосковья. Будьте уверены, дорога до отеля на расстоянии 50-60 км от столицы займет пару — тройку часов в будний день. В голове сразу мелькает мысль, что до Риги или Сочи, например, меньше двух часов полета.
Это — общие проблемы, к которым стоит приготовиться. Но в нашем случае были еще и частные, всплывшие в ходе работы c выбранным отелем.
Например, нашу команду очень удивило и немного расстроило наличие централизованной системы кондиционирования в конференц-залах. Это совсем неудобно при проведении мероприятия в зале в течение всего дня, поскольку приходится постоянно поддерживать связь с техническим персоналом отеля, чтобы регулировать температурный режим в помещении.
С несколькими сюрпризами мы столкнулись при организации питания для участников встречи. Меню шведского стола на обед оказалось конфиденциальной информацией, которая ни при каких условиях не разглашалась кухней отеля до дня мероприятия. А заказ обеда по сет-меню с возможностью выбора блюд гостями по факту был заказом по сет-меню без выбора. Кроме того, нам не хватило разнообразия кофе-брейков для ЗОЖников. Было очень много выпечки, очень мало сезонных фруктов.
Несмотря на вышеперечисленное, наше мероприятие прошло отлично, гости «вкусно ели и сладко спали на мягких кроватях» после интенсивной работы, а мы приобрели ценный опыт. Да, Подмосковью не хватает новых площадок для бизнес-мероприятий, а существующим нужно «подтягиваться» под ожидания корпоративных заказчиков. Но, уверена, чем больше событий будут принимать площадки Подмосковья, тем более высокий уровень их проведения они смогут предложить.
Елена Кучигина,
начальник отдела документационного обеспечения
управления УК группы «НефтеТрансСервис»
