На протяжении многих лет учет представительских расходов, оценка затрат на размещение приезжих коллег или партнеров и управление встречами рассматривались отдельно друг от друга. Но сегодня границы размываются: во многих компаниях поняли, насколько важен более целостный взгляд на все детали организации мероприятия. Джуди Элви, старший менеджер по маркетингу компании Cvent в Европе, рассказала, какие шаги помогут максимизировать возможности MICE-планирования.
Четко осознайте цели и задачи события и подумайте, чем привлечь участников. Чтобы посетители мероприятия остались довольны, важно очень хорошо понимать, что именно им нужно. Вам потребуется не одно исследование, чтобы как можно ближе познакомиться с целевой аудиторией и понять, какой контент и формат она предпочитает. Собрать все необходимые данные до, во время и после встречи помогут онлайн-анкеты, опросы в социальных сетях и специальные мобильные приложения. Главное — не бояться задавать вопросы и узнавать у всех заинтересованных сторон, как они относятся к тому или иному спорному моменту.
Мыслите стратегически, особенно если это касается закупок и составления бюджета, — технологии помогут вам в этом. Выбрать площадку для мероприятия, не тратя при этом часы и даже дни в попытках найти нужный вариант в интернете, помогают специальные онлайн-платформы.
Кроме того, в подобных сервисах обычно есть функции, позволяющие консолидировать затраты так, чтобы все департаменты, имеющие отношение к организации события, могли отслеживать свои расходы и оставаться в бюджете. Все это создаст более четкую картину и позволит тревел-менеджерам лучше видеть, как то или иное подразделение распоряжается своими средствами.
Создавайте как можно больше возможностей для нетворкинга. Сейчас значительную часть контента можно передать участникам встречи через цифровые каналы. Это сокращает время, необходимое аудитории для просмотра презентаций в PowerPoint, когда выступает спикер.
Освободившиеся драгоценные минуты вашего мероприятия можно выделить на то, что действительно нужно участникам, например нетворкинг. Выясните, кто ваши гости — их должности, профессиональные интересы и другое. Все это поможет познакомить между собой профессионалов, которые будут интересны и полезны друг другу.
Планируя расписание встречи, организатор должен убедиться, что на общение участников лицом к лицу заложено достаточно времени. Также важно не забывать: далеко не каждому такой формат дается легко, поэтому помогите делегатам найти интересных собеседников, и тогда они установят нужные контакты, что позже сыграет положительную роль и для вас.
Используйте мобильные приложения для мероприятий. Несмотря на то, что мобильные технологии достигли очень большого развития, их потенциал до сих пор реализован далеко не полностью, особенно в части организации событий.
Благодаря специальным приложениям можно быстрее связаться с аудиторией — для презентации уникального контента, помощи в нетворкинге или налаживания диалога между участниками и спикерами.
В дополнение к этому, мобильные приложения позволяют «продлить жизнь» мероприятия. Как показывают исследования, письма, отправленные по электронной почте, читают только в 10% случаев, в то время как push-уведомления — в 85%. Многие участники не удаляют приложение сразу после встречи — а значит, вы можете оставаться с ними на связи и привлекать более широкую аудиторию, рассылая уведомления и улучшая контент на протяжении недель и даже месяцев после того, как мероприятие состоялось.
Джуди Элви,
старший менеджер по маркетингу компании Cvent в Европе
По материалам buyingbusinesstravel.com
