Мой приятель, специалист по закупкам, любит повторять: «Все дело в данных». Да и сам я в колонках для Buying Business Travel Russia уделил немало внимания теме Big Data. Чувствую, настало время остановиться на ней более подробно, так что следующие три мои колонки будут посвящены данным
Мой приятель, специалист по закупкам, любит повторять: «Все дело в данных». Да и сам я в колонках для Buying Business Travel Russia уделил немало внимания теме Big Data. Чувствую, настало время остановиться на ней более подробно, так что следующие три мои колонки будут посвящены данным.
В них я постараюсь ответить на вопросы:
1. Для чего нужно собирать данные?
2. Какие данные нужно собирать и как их читать?
3. Где собирать данные?
Итак, какая же информация необходима для эффективного тревел-менеджмента?
Я бы разложил важные для тревел-координатора данные по двум «корзинам» в зависимости от задач, для которых она собирается. На одной напишем «Закупки», на другой — «Контроль».
Закупки
Все товары и услуги, которые вам продают, могут быть предметом переговоров, что справедливо и для делового туризма. Успешно провести их и принять оптимальное решение может только тот, кто хорошо разбирается в предмете. Для успешных переговоров о закупках в бизнес-тревел вам потребуются данные о прошлых, текущих и будущих (прогнозируемых) затратах вашей компании на командировки.
Это очень важно, поскольку лучшие цены на тревел-услуги вы получите, только если наглядно продемонстрируете поставщикам «величину» вашего бизнеса, то есть дадите понять, на какой «кусок пирога» они могут рассчитывать сейчас и каким он будет. Большинство поставщиков обсуждают цены, исходя именно из этого.
Чем детальнее ваша информация, тем лучше вы готовы к такому обсуждению. Разумеется, вам и только вам решать, в каком объеме делиться информацией с поставщиками, но важно понимать: чем прозрачнее для партнеров ваш бизнес, тем проще им принять выгодное для вас решение.
К примеру, на переговорах с отелями, как правило, вопросы касаются количества ночей и стоимости номеров. Но отельеры зарабатывают не только на размещении, но и на дополнительных услугах, таких как минибар, завтраки, рестораны, парковка, фильмы, Wi-Fi и так далее. Собрав максимум информации, вы окажетесь в наиболее выигрышной позиции.
Ниже я привожу перечень услуг и товаров, которые могут быть предметом переговоров в бизнес-тревел:
| Транспорт | Размещение | Технологии | Услуги | Прочее | Платежи |
| Корпоративные самолеты | Апартаменты | Управление данными | Внешний тревел-менеджмент | Корпоративные карты | |
| Авиарейсы | Отели | GDS/CRS | Страхование | Банковские услуги | |
| Ж/д транспорт | Меблированные комнаты | Конференц-технологии | Организация MICE | Тревел и расходы (Travel & Expenses) |
|
| Прокат авто | Квартиры для долгосрочной аренды | MICE-технологии | Оформление виз | Услуги переводчика |
|
| Лимузины | Конференц-залы |
| Встречи |
|
|
| Такси |
|
| Destination Management |
|
|
| Автопарк компании |
|
| Консьерж-сервис |
|
|
Вас, быть может, озадачит наличие некоторых позиций в этом списке, но поверьте, все они имеют отношение к деловому туризму, более того, список нельзя назвать исчерпывающим, так как некоторые компании относят к компетенции тревел-менеджеров, например, телекоммуникации, в том числе системы видеоконференций. В одной из следующих колонок я остановлюсь на этом списке более подробно.
Контроль
Планируя бюджет на очередной год, ваш финансовый департамент запросит информацию об ожидаемых объемах закупок. Кроме того, в текущем году могут потребоваться данные для сопоставления реальных и запланированных показателей и сравнения их с результатами прошлого года.
Точно так же, как вы использовали данные, чтобы получить наилучшие цены, используйте их для контроля объемов, которые вы пообещали различным поставщикам в ходе тендера. Кроме того, в вашем контракте должно быть предусмотрено право на изменение условий соглашения в случае, если объемы закупок будут отличаться от тех, что фигурировали в ходе переговоров. Ведь если вы внезапно обнаружите, что потратили больше на тот или иной отель, логичным будет договориться с ним о более привлекательной цене. Если же, к примеру, ваша авиакомпания приобретает компанию-конкурента, вам скорее всего захочется покупать билеты этого конкурента по таким же выгодным ценам.
Если после переговоров о закупках в тревел-политике компании появился перечень предпочтительных поставщиков, вы наверняка захотите отслеживать, учитывают ли это ваши сотрудники. И если что-то идет не так, вы сможете обсудить это лично с «провинившимся» или его непосредственным начальством, имея в своем распоряжении исчерпывающую информацию.
Имейте в виду, что ваш босс наверняка захочет быть в курсе развития бизнеса, и, будучи общительным и информированным человеком, может поинтересоваться показателями, просто столкнувшись с вами в лифте или кафетерии.
Иными словами, владение как можно более полной информацией является обязательным условием для успешного контроля над операционной деятельностью компании, будь то тревел-политика или другие аспекты бизнеса.
Сейчас для производства бумаги вырубаются тонны тропических деревьев. На ней печатаются объемные отчеты, которые потом отправляются на самое дно ящиков и архивов лишь потому, что никто не знает, что с ними делать. Так что в следующей колонке мы детально рассмотрим, какие именно данные нужны и как следует их читать и интерпретировать.
Винфрид Барксайтис,
независимый консультант,
директор по развитию Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ)
