Даже в отдельно взятых предприятиях объемы бизнес-тревел всегда были индикатором общего состояния экономики. Как только прибыль падает, компании «сворачивают» инвестиции в маркетинг и деловые поездки. Расходы на MICE сокращают в первую очередь.
Существуют разные способы оптимизации тревел-расходов, причем у многих компаний в рейтинге возможностей их сократить стоит переход на видео- и телефонные конференции или проведение переговоров по Skype. И, на мой взгляд, при использовании современных технологий процесс коммуникации становится даже быстрее. Так почему тогда все больше сотрудников чаще отправляются в командировки? По данным WTTC, рынок делового туризма за последний год вырос на 5%, а в следующие пять лет, прогнозируют эксперты, его подъем будет на уровне 38%! Конечно, показатели разнятся в зависимости от страны или региона, но в целом ожидания весьма оптимистичны.
Во-первых, есть группа деловых путешественников, которые редко оказываются по ту сторону экрана. Это те, кто разъезжает по миру с ящиком инструментов в руках, чтобы настроить производственное оборудование, починить станки. Техническое обслуживание никто не отменял — и механик всегда нужен на месте, хоть я и редко вижу компьютерного специалиста в своем офисе.
Потребность в деловых поездках очевидна также для осуществления внешней коммуникации. Менеджеру по продажам гораздо сложнее убедить потенциального клиента, не имея возможности встретиться с ним лично. Особенно если дело касается продаж так называемого me-too product — товара-подражателя, аналогичного товару конкурента. Личные встречи время от времени необходимы и для обслуживания клиентов. Как вести бизнес в Японии, не приглашая клиента на ланч или ужин?
При постоянной глобализации продолжает расти и потребность компании во внутренней коммуникации. Несколько лет назад глобальный тревел-менеджер Siemens признал, что 65% транспортных расходов организации — а это $ 2,5 млрд! — связаны с внутренними встречами. Как-то я консультировал по вопросам коммуникации одну компанию — так вот 70% всего почтового трафика в ней приходилось на рабочую переписку между сотрудниками, при этом все эти люди находились в том же здании и даже на одном этаже! Запомните, электронная почта — худший инструмент для коммуникации: в письме можно пригласить на встречу или подвести ее итоги, но переписка по e-mail никогда не должна заменять личную коммуникацию.
Личные встречи — единственная возможность «поиграть» со всеми пятью чувствами и тремя измерениями.
• Вы видите человека — значит, можете легко читать его язык тела. Во время видеоконференции собеседник предстает перед вами лишь в двух измерениях.
• Вы слышите человека — никакие технологии не позволят различить все оттенки речи, нотки в интонации.
• Вы ощущаете запах собеседника — разве по Skype такое возможно?
• Вы можете коснуться человека — при этом будьте осторожны, обязательно учитывайте культурные различия. В арабских странах прикосновение — важная часть коммуникации.
• Вам под силу раскусить партнера — уловить в его характере и поведении нечто важное, понять, что им движет.
• Помимо прочего, некоторые люди верят в шестое чувство — ауру собеседника на расстоянии точно не почувствуешь.
Что и говорить, встречи внутри организации для сотрудников очень важны. К примеру, американские компании часто проводят так называемые town hall meetings — общие собрания, когда топ-менеджеры после посещения крупных отраслевых мероприятий приглашают коллег в большой конференц-зал, чтобы поделиться с ними новыми знаниями. А когда я попал под сокращение в конце 2008 года, мой босс проделал путь из Лондона до Москвы, чтобы сообщить мне об этом лично. Хотя многие узнают об увольнении по телефону. Недавно я слышал о туристической фирме, в которой уволили 30 сотрудников одного подразделения во время телефонной конференции. Какая разница? Я по-прежнему считаю своего последнего работодателя справедливым человеком и никогда плохого слова не скажу об American Express. Не уверен, что те 30 сотрудников вспоминают турфирму, в которой работали, добрым словом.
Деловые поездки будут всегда важным вложением в бизнес. Впрочем, необходимо рассмотреть return on investment для каждой командировки, особенно если партнеры находятся на другом конце света.
Из-за банкротства инвестиционного банка Lehman Brothers, которое ознаменовало переход мирового кризиса конца 2000-х годов в острую фазу, компания SAP на 100% отказалась от поездок для внутренних встреч. А сотрудники Ford Motor Company запрашивали одобрения каждой командировки на уровне совета директоров. Подобные меры могут сократить тревел-затраты до 50% и больше, но должны быть лишь временными. Как только тучи расходятся, объемы бизнес-путешествий следует возвращать к нормальному знаменателю.
Лучшим показателем остается выражение инвестиций в деловые поездки в процентах от выручки компании. С его помощью вы получите четкое представление, сохраняется ли баланс или затраты на командировки занимают слишком большую долю от прибыли, а может, наоборот, мизерную. Оказывается, каждому японскому менеджеру по продажам выделяют значительный бюджет на поездки и развлечения (Travel & Entertainment), и сотрудник испытывает серьезные затруднения, если его расходы в этой категории сократились по сравнению с предыдущим периодом, — приходится объяснять почему. Немецкие «счетоводы» расценивают это как настоящее безумие! Что снова возвращает нас к культурным различиям.
В общем, пока мировая экономика продолжает расти и люди занимаются бизнесом, будет расти и потребность в личных встречах.
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia
