Принимая во внимание сегодняшнюю ситуацию на рынке, стоит отметить, что корпоративная тревел-политика — это по-прежнему ключевое направление для экономии затрат. Компании могут сократить расходы на деловые поездки на 23%, если будут строго контролировать compliance — то есть соблюдение бизнес-путешественниками принципов и положений тревел-политики, в частности, использование услуг предпочтительных поставщиков.
Для тревел-менеджеров важно обеспечить compliance по всем элементам программы, включая коммуникацию, тренинг и подготовку к поездке, информационное обеспечение и предупредительные меры, систему сбора данных после поездки (например, отзывы и комментарии делового путешественника). Кроме того, необходимо последовательно работать с ключевыми показателями эффективности (Key Performance Indicators, KPI), чтобы отслеживать и анализировать результаты реализации корпоративной тревел-политики.
Положения тревел-политики следует активно доносить до работников компании, то есть наладить канал внутрикорпоративной коммуникации. В целях минимизации издержек стоит добиваться использования минимальных тарифов и позволить совершать перелет бизнес-классом только ограниченному кругу менеджеров, при этом деловые поездки должны быть одобрены, а их бюджет — согласован и утвержден специалистами, ответственными за управление финансами.
Несмотря на то, что закупки больше не являются главным источником экономии, тревел-менеджерам нужно стремиться максимизировать скидки, особенно на авиабилеты, которые составляют внушительную часть общего бюджета, выделяемого на бизнес-путешествия.
Впрочем, специалисты по управлению деловыми поездками и сотрудники ТМС должны уметь грамотно распределять свои временные ресурсы и найти баланс между количеством корпоративных соглашений, достигнутых договоренностей по скидкам и временем, которое на все это тратится. Не всегда легко оценить уровень скидок, однако использование специальных инструментов и программного обеспечения поможет эффективно вести переговоры с поставщиками и контролировать работу с договорами.
Если говорить о процессах планирования и бронирования поездок, то они существенно изменились за последние годы, в первую очередь, благодаря контролируемым каналам онлайн-бронирования (online booking tools, OBT). Можно выдвинуть веские аргументы как за, так и против использования OBT, однако цели у этих инструментов очень важные — обеспечение соблюдения, контроль и отслеживание корпоративной тревел-политики.
Для того, чтобы иметь наглядное представление обо всех сделанных заказах, можно порекомендовать систему управления онлайн-запросами и заявками (online request management system, online request tool). Она настраивается индивидуально в соответствии с потребностями корпорации-заказчика и используются для доступа к OBT, чтобы обеспечить тревел-менеджерам более широкие возможности для отслеживания compliance и поощрения раннего бронирования в целях минимизации тревел-издержек.
После того, как положения политики компании по управлению деловыми поездками были встроены в систему OBT, необходимо удостовериться, что все несложные заказы и запросы подаются именно через нее — за счет этого будет, помимо прочего, повышаться уровень использования онлайн-инструментов (online adoption).
Учитывая, что 16% сотрудников расходуют 80% тревел-бюджета, необходимо особенно четко инструктировать этих наиболее активных путешественников в отношении работы с OBT, чтобы гарантировать уменьшение среднего уровня расходов на деловые поездки.
Стоит отметить, что на управление расходами приходится 46% косвенных издержек любого предприятия или организации, поэтому упрощение и автоматизация этого процесса способы привести компанию к значительной экономии затрат.
Наиболее простой способ — обязать деловых путешественников использовать корпоративные банковские карты, привязанные к системе управления расходами: таким образом можно повысить эффективность и сэкономить время, затрачиваемое на отчетность.
Альтернативный вариант — отдать функции на аутсорсинг внешним специалистам. Интеграция бэк-офиса, OBT и систем по управлению отчетами о расходах существенно облегчат администрирование и ведение счетов, что опять же сократит временные издержки.
В целом, система отчетности — это ключевое средство установления контроля над тревел-активностью компании и работой специалистов по управлению деловыми поездками, в частности, так можно анализировать уровень достижения поставленных перед тревел-менеджером целей. Такие элементы тревел-программы, как compliance, безопасность бизнес-путешественников, расходы на транспорт, питание и развлечения, закупки, должны тщательно анализироваться и оцениваться, чтобы в дальнейшем можно было повысить KPI. К слову, и сами показатели эффективности необходимо отслеживать, используя для этого любые доступные инструменты, которые обеспечивают специалистов надежной и точной информацией (OBT, TMC и т.д.).
Большинство специалистов по управлению деловыми поездками не всегда располагают четким видением того, как можно достичь желаемой экономии, и зачастую просто не имеют какой-либо стратегии нужных действий. Поэтому для эффективного выполнения поставленных задач необходимо структурировать все процессы и выстроить понятную картину того, как организована тревел-активность компании.
