Нестабильность из-за ситуации с COVID-19 вносит свои коррективы в наши бизнес-процессы. И вместе с тем, как фонарь, подсвечивает те области, которые следует тщательно проработать и в ускоренном режиме.
Да, нам в каком-то смысле повезло чуть больше — из-за сферы деятельности: наша компания занимается обслуживанием и ремонтом локомотивов, все наши подразделения (сервисные и локомотивные депо и заводы) сосредоточены на территории России — от Калининграда до Владивостока. А значит, большая часть командировок у нас всегда по РФ.
Через несколько месяцев с момента, когда ситуация с пандемией стала улучшаться, деловые поездки в нашей группе компаний возобновились. А в августе их количество даже увеличилось на 6% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года. Связано это с тем, что производственная программа была актуализирована — объемы нужно было выполнять. Впрочем, ситуация снова меняется: волна новых мер не заставила себя ждать. Поэтому остается быть готовыми и держать руку на пульсе.
Итак, что показала нам пандемия?
1. В основе всех регламентов должна лежать ответственность компании за благополучие сотрудников
Страха у наших коллег перед командировками не появилось, по крайней мере, каких-то специальных запросов от них не поступает. Это не значит, что менять ничего не нужно.
В нашей группе компаний решение о командировании своих сотрудников принимает непосредственный руководитель или менеджер высшего звена. Разумеется, теперь особенно внимательно учитываются состояние здоровья деловых путешественников и иные обстоятельства — открыт ли регион для посещения, количество заболевших, ситуация на предприятии.
В целом довольно демократичная и гибкая тревел-политика помогает нам действовать предиктивно. Так, в июле стали отдавать предпочтение бронированию квартир при длительных командировках, а в сентябре увеличили для сотрудников филиалов компенсационные пакеты на услуги такси при нахождении в командировках, чтобы обезопасить их от лишних контактов.
Также стараемся следить за соблюдением «правила рабочего дня» — чтобы коллеги ездили в командировки только в будни. Благодаря этому компания экономит на командировочных расходах, а сотрудники имеют возможность отдыхать полноценные выходные. Думаю, здесь мы нашли баланс между интересами компании и командируемых.
2. Необходимость в полной автоматизации стала более актуальной
И мы активно работаем над автоматизацией процессов. Сейчас, например, внедряем технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) для оформления документов по командировкам (в том числе авансовых отчетов), что значительно упростит работу коллегам в условиях удаленки.
Чтобы обеспечить удобство путешественников и организаторов поездок, я считаю необходимым: для компаний — переход на системы онлайн-бронирования, а для поставщиков услуг — наличие мобильного приложения.
3. Коммуникация ценна как никогда
Мы с коллегами из регионов (организаторами поездок, командируемыми) стали чаще общаться. Делимся рекомендациями — где лучше разместить сотрудников, на чем удобнее и безопаснее добираться до наших отдаленных подразделений, где уточнять, какая в данном регионе обстановка с COVID-19 и есть ли ограничения.
Общение с партнерами тоже дает плоды. Так, в управляющей компании постоянно ведется работа по заключению корпоративных договоров с отелями. И в связи с коронавирусной ситуацией многие гостиницы предлагают очень выгодные тарифы для размещения наших командируемых в таких городах, как Москва и Санкт Петербург, на что раньше нельзя было рассчитывать.
Очевидно, нам еще какое-то время придется жить в условиях ограничений и высокой неопределенности. Но я верю: обмениваясь опытом, мы сможем выйти из тумана и извлечь из этого пути максимум пользы при минимуме потерь.
Лидия Бганцова,
руководитель направления
отдела организации командировок в компании «ЛокоТех»
