В двух предыдущих колонках я рассказал о том, какие данные нужны тревел-менеджеру, и как их читать и использовать. Осталось разобраться с тем, откуда эти данные брать.
В двух предыдущих колонках я рассказал о том, какие данные нужны тревел-менеджеру, и как их читать и использовать. Осталось разобраться с тем, откуда эти данные брать.
Источники информации могут быть внутренними либо внешними. Сами же данные подразделяются на pre-trip (предварительные) и post-trip (по итогам командировки).
Данные по итогам командировки доступны, как правило, из внутренних источников, в роли которых выступают финансовые отделы. В теории эти данные могут быть весьма обширны, так как включают в себя все инвойсы и данные по каждому конкретному командированному. К сожалению, большинство финансовых отделов хранят эти данные в чрезмерно консолидированном виде, что затрудняет их использование, ибо зачастую доступна лишь информация о совокупных расходах на тревел. Но если вам повезет, то можно будет собрать цифры по отдельным департаментам или сотрудникам.
В некоторых компаниях собираемые данные группируют по типам (авиаперелеты, проживание, ж/д транспорт, аренда авто), но зачастую дальше этого сортировка информации не продвигается.
Тем не менее, все-таки стоит выяснить у вашего финансового отдела, какую информацию вам смогут предоставить и как получить более подробные данные.
Ввиду всего вышеперечисленного наиболее важными для тревел-менеджера становятся внешние источники информации. Откуда же берутся данные этого типа?
Любая транзакция, будь то бронь или закупка, создает данные. Следовательно, источником информации становятся каналы и инструменты бронирования.
Ниже я перечислю эти источники в порядке увеличения ценности (исходя из объема и качества получаемых данных).
1. Поставщики
Если вы бронируете поездку напрямую у поставщиков, то есть авиа и ж/д компаний или отелей, вы можете рассчитывать на получение данных от этих поставщиков. Однако разные компании, скорее всего, предоставят разную информацию в разное время и в разной форме, что потребует дополнительной работы по консолидации этих данных для последующего анализа. Поэтому я бы не рекомендовал этот источник данных, если только вы не собираете информацию об одном и том же поставщике из разных источников в целях контроля за тревел-программой.
2. ОBT
На рынке растет число поставщиков тревел-услуг, специализирующихся на онлайн-бронировании. Особенно это касается отелей. У всех на слуху Booking.com или HRS. Они также могут являться источником достаточно консолидированных данных в своем сегменте. Используя инструментарий того же HRS, вы можете собирать информацию о расходах вашей компании на отели.
3. TMC — Travel Management Companies
Что бы вы ни бронировали или покупали, вы создаете данные, а значит, приобретая тревел-услуги через TMC, вы можете получить данные от нее. Тревел-компании умеют работать с данными и могут быть отличным источником полезной информации, как перед командировкой, так и по ее итогам. В штате агентства есть специалисты, способные подготовить для вас отчет и помочь его проанализировать. Помните, однако, что в этих отчетах будет содержаться только информация о закупках, совершенных через TMC. Если вы пользуетесь какими-либо другими каналами приобретения тревел-услуг, это исказит получаемую информацию.
4. Корпоративные карты
Многие банки предлагают так называемые корпоративные карты. Корпоративная карточная система, с одной стороны, является платежным инструментом, а с другой — источником полезной информации, более значимым, чем TMC. На этом поле есть лишь несколько глобальных игроков, таких как American Express, AirPlus, Bank of America. Почему же их данные являются более значимыми в сравнении с информацией, получаемой от TMC? Потому что в этой системе собираются данные обо всех транзакциях без исключения. Если ваша компания и все ее путешественники оплачивают услуги при помощи корпоративных карт, в вашем распоряжении будут все данные, сгенерированные вашей TMC, плюс все данные, появившиеся en route: информация о перебронировании, закупках дополнительных билетов, текущих расходах в ходе командировки, в том числе таких, которые обычно не проводятся через TMC — расходы на питание, бензин и прочее. Единственный недостаток — то, что информация по корпоративным картам по определению поступает постфактум. Так что если вы хотите собирать информацию о поездке, как по ее итогам, так и перед ней, вам потребуется комбинировать такие источники данных, как TMC и провайдер ваших корпоративных карт.
5. Concur
Говоря об источниках данных о бизнес-тревеле, невозможно не упомянуть компанию Conсur. Она уникальна тем, что предлагает пока единственное на рынке решение для сбора данных на всех этапах процесса бизнес-тревела. Рассмотрим пример. Путешественник ‘A’ начинает бронировать свою поездку. Прежде чем приступить к бронированию, он заходит в свой Concur-аккаунт. Затем он бронирует отель через смартфон, и Concur сразу же получает эти данные. Его секретарь бронирует авиаперелеты, ночи в отелях и билеты на поезд через TMC, а уже агентство передает эти данные в Concur. Все еще находясь в своем аккаунте, путешественник опять же на смартфоне меняет бронь отеля, и Concur вновь собирает эти данные. Все компоненты поездки оплачиваются одной и той же картой, и компания-эмитент карты отправляет соответствующие данные в Concur. В конце концов, ваша компания передает все управление поездками на аутсорс в Concur, и последняя получает всю информацию еще до того, как она попадет в ваш финансовый отдел. Благодаря такому отлаженному механизму Concur удается генерировать наиболее детальные и полезные отчеты. Компания имеет доступ ко всем потенциальным источникам данных о командировках.
К сожалению, в России все преимущества работы с Concur пока не доступны. По разным причинам не все гладко и на рынке корпоративных карт. Поэтому на данный момент наилучшим источником информации о корпоративном тревеле для российских компаний остается TMC.
В этой связи я советую проводить через одну и ту же TMC как можно больше составляющих командировки, и тогда вы можете рассчитывать на получение качественного аналитического отчета.
Нет нужды говорить, что вам потребуется потратить энное количество времени на то, чтобы определить, какие именно отчеты вам потребуются от вашей TMC, в какой последовательности они должны предоставляться и кто будет помогать вам анализировать непрекращающийся поток данных.
Ни в коем случае не позволяйте вашей TMC просто завалить вас стопками бумаг или гигабайтами данных. Задача агентства как профессионального поставщика — проанализировать данные и дать по итогам анализа рекомендации, то есть помочь вам в принятии решения.
Если ваша TMC не может с этим справиться — вы можете объявить тендер на управление вашей тревел-программой. Но это уже другая история. Следите за развитием корпоративных карточных программ и компаний, подобных Concur. Корпоративные карты уже присутствуют на российском рынке бизнес-тревел. Однажды сюда придут и последователи Concur.
