Инвестиции во все услуги и продукты, связанные с деловыми поездками, могут служить источником так называемой экономии на масштабе — то есть сокращения стоимости за счет увеличения объемов закупок. Но в каких случаях принятые меры такого рода принесут результат? Другими словами, где имеет смысл запускать сложный тендерный процесс?
Все по порядку. Давайте рассмотрим под этим углом различные категории бизнес-тревел.
Воздушные перевозки
Это самая большая категория затрат для большинства компаний. В свою очередь, авиаперевозчики по-прежнему заинтересованы в том, чтобы заполучить путешественника на свой борт по максимально возможному тарифу. Да так наловчились в управлении своими доходами, что цена билета меняется практически ежедневно, а порой и каждый час. Это главным образом касается экономкласса на региональных и внутренних рейсах, но все чаще встречается и на международных.
Получается, необходимость договариваться о специальных тарифах на билеты экономкласса постепенно сходит на нет. А вот отслеживание самой выгодной доступной цены становится все более актуальным. В этом помогают новые технологии — путем поиска наиболее дешевых тарифов вплоть до отправления самолета, на который был забронирован билет, даже если он уже выписан. Использование таких технологий позволяет некоторым корпорациям на 10% сокращать свои затраты на воздушные перевозки.
Дело обстоит иначе, если сотрудники вашей компании все еще путешествуют бизнес- или первым классом. Здесь цены остаются фиксированными на протяжении довольно длительных периодов. Поэтому имеет смысл проводить переговоры о специальных тарифах — особенно в отношении наиболее популярных в вашей компании пунктов отправления и назначения.
Только вы должны удостовериться, что договариваетесь, в том числе, и о наличии мест по этой специальной цене. Слишком часто компании получают просто изумительные тарифы, но никогда не могут ими воспользоваться, поскольку соответствующий класс бронирования всегда закрыт. Авиперевозчики пускают в ход почти все буквы алфавита, разграничивающие класс бронирования на основании тарифа.
Все это главным образом касается так называемых первоначальных скидок. То есть когда авиакомпания предоставляет вам льготный тариф, при этом скидка согласовывается и используется перед поездкой.
Однако действительно выгодное соглашение с авиаперевозчиком всегда включает в себя детали не только начальных, но и конечных скидок. Последние, как правило, являются процентом от всего объема, который корпорация «налетала» с определенной авиакомпанией. Такая скидка может также покрыть расходы на те полеты, где соглашение о нетто-тарифах не имеет смысла, и даже объем затрат на MICE.
Размещение
Во всех странах за пределами США более 70% всех гостиниц, апарт-отелей, пансионатов и других средств размещения являются независимыми или принадлежат небольшой цепочке, а решение о цене принимает непосредственно владелец или директор того или иного отеля. Это усложняет задачу договориться о лучших тарифах, ведь приходится обращаться напрямую в каждую гостиницу.
Компании нашли два способа решения этой задачи:
1. Многие делают очень подробный RFP для всех пунктов назначения, куда сотрудники отправляются в течение года. Это комплексная и запутанная методология. Совет: ту или иную дестинацию стоит включать в тендерный процесс, если закупаете там более 50 номеро-суток;
2. Другие просто договариваются о размещении в наиболее крупных населенных пунктах, где расположены дочерние компании, через своих коллег на местах. В таком случае каждый сотрудник или клиент обращается за помощью в бронировании жилья в филиал, который собирается посетить. Это позволяет распределить нагрузку. Впрочем, есть риск потери экономии от масштаба — если нет кого-то, кто контролировал бы весь объем затрат.
Кроме того, не будем забывать о консолидаторах гостиничных услуг. В России бронирование через эти системы — распространенная практика. При такой схеме консолидатор, как правило, получает комиссию от отеля и зачастую от тревел-агентства или корпорации, которые используют его сервис. Компании экономят кучу времени и усилий при закупках, но работа с консолидатором может привести к немного более высоким суммарным тарифам. Однако даже компания Google, которая, казалось бы, легко может получить все данные, необходимые для закупок гостиничных услуг, использует систему HRS.
Аренда автомобилей
Здесь практически никаких изменений. На рынке проката авто по-прежнему лишь горстка глобальных игроков, которые, как водится, участвуют в тендерах. Поэтому важно сосредоточиться на возможностях сервиса, особенно если вашей компании нужны средства передвижения в отдаленных местах. Хотя решение может быть принято и на основании цены.
Но будьте осторожны, представители этой отрасли поднаторели в «распиливании» и последующем взимании дополнительных сборов — например, за GPS, водителя, заправку автомобиля и так далее.
Железнодорожные перевозки
До сих пор это в значительной степени монополистический бизнес. В зависимости от инфраструктуры, для железнодорожных компаний основной угрозой в борьбе за путешественника остается то, что тот отправится в поездку на самолете или автомобиле, а не поездом. Между тем конкуренции с другими железнодорожными компаниями практически нет, потому что их в принципе не так много.
Ситуация начинает меняться в Великобритании, Германии и Франции, где соперничают несколько железнодорожных операторов. Конкуренция появляется, например, на маршруте Кельн — Брюссель — Париж или Кельн — Гамбург.
TMС и связанные с ними услуги
К сожалению, многие компании до сих пор не в состоянии представить в письменной форме список требований, предъявляемых к тревел-агентству. Поэтому сотрудники отдела закупок не всегда знают, на что обращать внимание при его выборе. В то же время TMC все еще испытывают затруднения в том, чтобы четко указать на добавленную стоимость, которую они привносят в очень сложный процесс — бизнес-тревел.
Это приводит к тому, что зачастую решение просто принимается на основании цены. И только впоследствии ощущается разница в качестве обслуживания, технологических возможностях, управлении данными, визовой поддержке, MICE и так далее. Но лишь немногие компании находят в себе силы исправить неправильные решения.
Таким образом, тендерный процесс выбора предпочтительной TMC является одним из важнейших и при этом самым трудоемким. Ведь партнерские отношения с TMC должны быть долгосрочными — контракты с тревел-агентством заключаются, как правило, на срок не менее трех лет.
Технологии
В большинстве случаев получить услуги, предоставляемые технологическими поставщиками, можно через вашу TMC. Плюс в том, что у вас одно связующее звено. Но есть и недостаток: если вы меняете тревел-агентство, вам придется поменять и технологии.
В любом случае следует понимать отличия в предоставляемых услугах. Примером могут быть решения по отслеживанию путешественника в поездке. Бывают простые версии travel tracker и высокотехнологичные.
Ошибка, которую совершают многие компании, состоит в сравнении стоимости такой технологии с комиссионными за транзакции, которые TMC взимают за их общий операционный сервис.
Не стоит забывать о том, что технология отслеживания сотрудников в поездке может спасти их жизни и убережет топ-менеджмент вашей компании от потенциальных обвинений. Особенно осторожными должны быть организации с главным офисом в Западной Европе или США, поскольку штрафы, связанные с «корпоративным кровопролитием» в этих странах бывают несусветными и менеджеры могут даже попасть в тюрьму. Так что выбор «дешевого» ТМС далеко не всегда лучший.
Напоследок хочется сказать, что изменения в тревел-закупках — это единственная константа. При этом важно видеть, приведут ли усилия, приложенные к сложному тендерному процессу, к ожидаемому результату. А еще нужно ясно понимать, что вы покупаете. И помните, старое высказывание до сих работает: «Только обезьяны будут работать за орехи».
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia
