Рассказ Елены Кучигиной из «НефтеТрансСервис» об автоматизации бизнес-тревел-процесса оказался мне очень созвучен: весной прошлого года наша компания оказалась в ситуации, когда по независящим от нас обстоятельствам нам пришлось выбирать новую OBT — онлайн-систему бронирования командировок.
Целых 9 лет мы работали на удобной платформе и не готовы были снижать свои требования.
Конечно, рассматривали такое решение, которое может нам дать максимально широкие возможности:
— интеграцию данных по поездкам и услугам, их стоимости в нашу учетную систему и синхронизацию пользовательских параметров (ФИО, должность и пр.);
— удобный интерфейс для пользователя, широкие возможности веб-платформы: купить билеты/отели/трансфер независимо от того, какая авиакомпания/глобальная система бронирования (например, «Аэрофлот» или «Сирена-Трэвел») или какой поставщик отелей (Ostrovok, Bronevik) продает нам этот «товар». Мы покупаем это в своем ЛК.
— Согласование командировок в соответствии с организационной структурой — мне кажется, это базовый принцип работы любого сервиса, который предоставляет не просто покупку билетов/отелей, а именно инструмент управления командировочным процессом.
Сложность заключалась еще и в том, что для реализации такого масштабного проекта у нас было не так много времени — к октябрю нужно было иметь функционирующий сервис, обеспечивающий перечисленные потребности. Процесс перехода должен был быть бесшовным и не оказать негативного воздействия на выполнение задач в командировках.
Возвращаться к агентству — это шаг назад, поэтому сразу рассматривали только OBT.
Составив ТЗ и оценив предложения на рынке, мы поняли, что архитектура нашей имеющейся интеграции требует серьезных изменений — ни одна из рассматриваемых OBT не «вставала» на нашу ERP.
Выбор нового сервиса — непростая задача, мы провели сотни конференц-звонков, перечитали множество коммерческих предложений, километры документации... Очень здорово, что рынок сейчас разнообразен — компании предлагают различные решения под разные требования, от простых до специфических.
В итоге был выбран тот сервис, который максимально подходил конкретно под составленное ТЗ и наш объем деловых поездок.
Не могу сказать, что процесс перехода был гладким и простым. Было вложено максимальное количество усилий как со стороны группы проекта, так и со стороны команды разработчиков.
Мы готовили «почву», анонсируя сотрудникам возможности новой системы. Я ночами писала инструкции и круглосуточно отвечала на вопросы интересующихся коллег. Кропотливо сверяли и сводили все взаиморасчеты в старой системе командировок.
Усилия не прошли даром — уже в начале сентября мы запустили новую OBT с тестовой группой сотрудников, успешно «обкатав» несколько разных поездок, в том числе и заграничных. Я очень благодарна коллегам за терпение и лояльность.
В октябре все командировки уже оформлялись через новую систему, цели проекта были достигнуты — мы «не сломали» командировочный процесс, получили современный сервис по организации деловых поездок.
Впереди еще много совместной работы, оптимизация под наши внутренние организационные процессы, обучение, особенно новых сотрудников.
И напоследок расскажу о преимуществах, которые получили с новым инструментом:
— удобный интерфейс + мобильное приложение;
— новые для нас сервисы — к примеру, организация групповых поездок;
— поддержку в чате 24/7 с высоким уровнем клиентоориентированности;
— максимально гибкие отчеты с готовой аналитикой в разрезе разных параметров (направления, тарифы, возвратность, штрафы, категории услуг и пр.), полезные для управления тревел-процессом в компании.
— специальные условия по сервисным сборам — анализ за полгода покажет, смогли ли мы сэкономить на этом пункте.
Юлия Хохлова,
ведущий менеджер по электронному документообороту MC-Bauchemie
