Начнем с цифр: существуют надежные доказательства, что, грамотно управляя тревел-расходами, можно их сократить на 15-30%. Это значит, что «бездумные» путешественники серьезно переплачивают за авиабилеты и отели! А теперь подсчитайте, сколько денег «выбрасываете на ветер» вы. Вдумайтесь — именно на столько каждый раз уменьшается ваша прибыль
Начнем с цифр: существуют надежные доказательства, что, грамотно управляя тревел-расходами, можно их сократить на 15-30%. Это значит, что «бездумные» путешественники серьезно переплачивают за авиабилеты и отели!
А теперь подсчитайте, сколько денег «выбрасываете на ветер» вы. Вдумайтесь — именно на столько каждый раз уменьшается ваша прибыль.
Если на вас уже давно снизошло озарение и вы успешно владеете всеми способами по оптимизации тревел-затрат, дальше можете не читать. Лучше «прогуляйтесь» по этому сайту: здесь много интересного. Если же вам известны еще не все «маленькие хитрости» индустрии деловых путешествий, я готов вам о них рассказать.
Начнем с простого. Вычеркните любую статью командировочных расходов из общей стоимости бизнес-поездки. Цифра практически не снизилась? Значит, вы работаете в достаточно крупной компании, которая может позволить себе нанять специалиста или отдать деловые путешествия на аутсорсинг.
Если на организацию тревел-департамента фирме требуется больше, чем вы хотите сэкономить (а в малом и среднем бизнесе так и будет), тем более стоит прибегнуть к помощи профессионалов.
Взгляните на схему старого доброго тревел-менеджмент-цикла:
Его основой была и остается тревел-политика. Написать этот важнейший документ с нуля или переделать — разовое задание, то есть обычно проектная работа. Здесь нужна консультация специалистов извне. Консультант в области бизнес-туризма будет управлять проектом, предоставит образцы и планы для сравнения, а также поможет написать новый документ примерно за три дня. За это время он успеет:
— встретиться с сотрудниками HR, представителями финансового департамента и отдела закупок, часто путешествующими сотрудниками и топ-менеджерами;
— составить «черновик» проекта;
— представить его аудитории;
— скорректировать «черновик»;
— представить окончательную версию положения о командировании группе заинтересованных лиц для финального обсуждения;
— провести «релиз» в рамках фирмы.
Вернемся немного назад, к схеме. Другой важный вопрос здесь — данные. Консультант может составить несколько отчетов, необходимых для закупок и контроля тревел-расходов. Он же и посоветует вам, откуда лучше брать для этого информацию. Как правило — у ТМС, индивидуальных поставщиков, вашей собственной бухгалтерии. Пригодятся также данные по корпоративным картам. Профессионал поможет определить, стоит ли пользоваться несколькими независимыми источниками информации или достаточно одного. На все это уйдет 3-8 дней — в зависимости от сложности задачи.
Итак, теперь у вас есть база поставщиков. И вновь вам в помощь — консультант. Он подскажет, на какие услуги стоит проводить индивидуальный тендер.
Например, не так давно мне заказали глобальный анализ предложений авиаперевозчиков для корпорации, которая ежегодно тратит на перелеты €15 млн и ведет бизнес в 25 странах. На это у меня ушло шесть дней.
Для рассмотрения предложений тревел-менеджмент вам не нужен. Возможно, вы хотите сделать этот процесс электронным — тогда потребуется грамотный специалист и один-два дня.
Процесс бронирования тоже не нуждается в организации целого департамента. Поясню. Во многих странах, особенно в России, люди путают понятия тревел-менеджмента (стратегического управления) и организации путешествий (чисто прикладная функция).
Вы все еще думаете, что вам необходим тревел-менеджмент? Видимо, на то у вас есть серьезные основания. Полностью переложить эту функцию на аутсорсинг нельзя — она должна работать ежедневно, в любое время дня и ночи.
Все чаще сотрудники бронируют поездки через интернет. В этом есть множество плюсов. В частности, у сайтов нет ограниченных часов работы — они доступны в режиме 24/7. Во многих компаниях деловые путешественники заказывают билеты и отели самостоятельно, пользуясь личными компьютерами или даже смартфонами.
Во время поездки тревел-менеджмент вообще никому не нужен — при условии, что все идет хорошо. Кажется, на российском рынке еще нет законов, регулирующих duty of care. Но умные руководители «продвинутых» компаний знают: сотрудники — самый ценный ресурс. Поэтому они обычно весьма заинтересованы в обеспечении безопасности своих путешественников.
В этой сфере тоже есть профессионалы. Они помогают сделать командировки максимально безопасными. Когда система налажена, она не требует постоянного внимания.
Платежи тоже требуют «единоразового» внимания. Пользуется ли ваша компания как юридическое лицо корпоративными картами? А бизнес-туристы? На Западе 99% тревел-расходов проходят именно через корпоративные карты. А вы все еще предпочитаете ваучеры и банковские переводы? Коротко говоря, все это не относится к сфере тревел-менеджмента, скорее это — забота финансового департамента.
Итак, мы вплотную подошли к последнему вопросу — управлению командировочными расходами. Нервотрепка, но необходимая — по многим причинам. И снова я советую положиться на стороннего специалиста, который поможет подобрать наиболее современное решение. Процесс можно автоматизировать или отдать на аутсорсинг. Прелесть последнего в том, что многие провайдеры помогают также высчитать НДС, который сотрудник оставил в стране пребывания.
Ну и наконец, необходимо контролировать весь процесс в целом. Его «законодательная» сторона — создание тревел-политики. «Исполнительная» же осуществляется с помощью ТМС и «умных» технологий бронирования. Поскольку у нас уже достаточно данных, можно прибегнуть к принципу «нисходящего» анализа.
Например, финансовый департамент получает отчеты длиной в одну страницу каждый месяц. Но, поверьте, более подробный анализ показателей раз в шесть месяцев или в квартал гораздо эффективнее.
Итак, что же нужно на начальном этапе организации тревел-менеджмента?
Тревел-политика — 3 дня
Система отчетности — 3-8
Прикладные задачи — 1
Бронирование — 3
Duty of care — 2
Платежи — 0
Управление расходами — 2
То есть весь процесс потребует от 14 до 20 дней.
Далее. На регулярные отчеты дважды или четырежды в год уйдет, соответственно, 3-6 дней в год. Организация закупок зависит от ваших объемов, но ориентируйтесь примерно на 10-30 дней. Следовательно, чтобы экономить ежегодно от 15 до 30%, вам нужно 13-36 дней per annum.
Достаньте-ка калькулятор. Может, настало время пересмотреть существующую систему управления поездками?
Для аутсорсинга же есть два решения, и оба они очевидны. Первое — ТМС. Разумеется, о них стоит подумать прежде всего. Однако есть нюанс: они не такие уж беспристрастные, поскольку большинство из них частично финансируются поставщиками. Грубо говоря, вы рискуете пустить козла в огород. Альтернатива — попросить помощи у нейтрального консультанта.
Итак, решение «создавать с нуля или покупать» всегда связано с вопросом «Получу ли я желаемое дешевле, если сделаю все сам, или лучше обратиться к стороннему специалисту?» Только не сводите тревел-менеджмент к этому вопросу.
В зависимости от бизнес-модели, по которой работает ваша компания, вы можете испытывать справедливые сомнения по поводу аутсорсинга. Ведь в каждой фирме есть данные, которыми она не хотела бы делиться. Некоторые организации приходят к сочетанию «Тревел-менеджмент + Организация поездок». Другие используют один и тот же источник для нерегулярных поездок и MICE.
В общем, в каждом конкретном случае решение зависит от фирмы. Надеюсь, что смог помочь вам сделать выбор. Кстати, у Siemens тревел-отдел включает 15 человек (может, немного больше или меньше). У Bayer AG под эту же задачу была создана отдельная компания Travel Board, которая насчитывает примерно столько же сотрудников. Работает она по лицензии BCD. В Zurich Insurance тревел-менеджмент частично отдается на аутсорсинг в American Express GBT.
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia
