Тендер — базовый механизм закупок из учебников. Что лучше честной и открытой конкуренции поставщиков за клиента? Однако наш опыт участия в текущих рыночных условиях подсветил значимые нюансы — неочевидные при проведении конкурса, однако существенные для последующей работы.
Классика — поставщик дает лучшие цены, однако спустя время начинает подводить заказчика. Почему? Изменилась конъюнктура рынка. В случае с транспортом водители не берут заказы, поскольку цены изменились, в других местах за заказы платят больше. Или курьером лучше работать. Или стало выгодно открывать пункты выдачи посылок. Или... Забавный и одновременно грустный парадокс — в этом случае закупщик несет повышенную ответственность перед работодателем, ведь это он выбрал самое дешевое на рынке вместо того, чтобы купить подороже (и кстати при покупке «подороже» такого не произойдет, ведь он не брал самое дешевое, а значит, дешевое еще хуже).
Обратная ситуация — поставщики перестраховались и заложили в прайс все возможные риски на период рыночной турбулентности, которую мы сейчас несомненно переживаем. В итоге заказчик платит больше с сегодняшнего дня, нежели платил бы безо всяких тендеров.
Еще кейс — конкурс проведен, победитель определен, но имплементация решения поставщика затянулась на месяцы, а то и годы, потому что не учли ресурсы разработки (вы же помните привычную оценку разработчиков — не глядя в документацию, сказать «за две недели сделаем!»?), не проговорили модель сотрудничества (ведь поставщик подстроится), а то и вовсе сменились приоритеты. Зато победитель живет годами в ожиданиях, возможно, даже приобретает автомобили под проект и здоровается с вами фразой «Когда? Когда?»...
Не всякий тендер приводит к успеху заказчика и поставщика, что делать?
Волшебной пилюли в закупках, безусловно, нет, в некоторых случаях она ближе к искусству, нежели к набору технологий. Однако некоторые очевидные рекомендации все же есть:
Качественное техническое задание — основа для движения вперед. Не будет ничего плохого, если вы проконсультируетесь по ТЗ с несколькими ведущими поставщиками. Да, каждый из них будет тянуть в свою сторону, но эти поставщики смогут подсветить для вас существенные нюансы, которые вы не учли. Попросите поставщиков элементарно прислать их видение пунктов для сравнения. И ваше техзадание не будет выглядеть наивно! Да и работать с черновиком предложений значительно удобнее, нежели с белым листом.
Встретьтесь с поставщиками — по той же причине. Некоторые компании избегают личных встреч, якобы тем самым обеспечивается непредвзятость. Непредвзятость — прекрасная установка, но она же исключит возможность оценить адекватность и гибкость будущего партнера. Если сервис оказывается строго по ТЗ — привезти две трубы и соединить их, общение не требуется, но когда задание чуть сложнее, возникают дополнительные неоговоренные потребности (а они непременно возникают), будь то автоматизация процессов, учет новых требований и обстоятельств, отклонения от исходного задания, — нужно будет иметь дело с людьми. И будут ли эти люди идти вам навстречу — большой вопрос.
Если в цепочке находится агентство и/или технологический поставщик — организуйте трехстороннюю встречу. Даже двое участников — не всегда идеальная пара, что говорить про троих. Иногда лучше потратить на настройку сотрудничества на пару недель больше и выстроить хорошую коммуникационную платформу. Для нас странно, когда речь идет о тендере на десятки и сотни миллионов рублей, но при этом участники только обмениваются документами, не создавая ни рабочих групп, ни проводя встреч. Результатом такой закупки могут оказаться фантазии одной стороны, ожидающей сервиса уровня Emirates от водителей «буханок» в сибирской тайге, помноженные на военную хитрость другой, решившей взять тендер во что бы то ни стало, «а дальше разберемся».
При текущей ставке ЦБ запрашивать у поставщика многолетнее сохранение цен — это как договориться с метеорологами о сохранении погоды. Это значит уже сегодня платить по ценам завтрашнего дня. Любой здравомыслящий поставщик, желающий остаться на рынке, заложит сверху не менее половины ставки ЦБ при определении тарифов на год, при двухлетнем периоде — 25-30%. По этой причине тендер, вероятно, не лучший механизм закупки в текущих условиях. Возможно, будет достаточно ежеквартально сверять цены поставщиков или написать несложный механизм автоматического сравнения через веб-таблицы (пусть поставщики загрузят цены по форме сами) — расскажите об этом вашему IT, они предложат недорогое решение.
Если все-таки проводите тендер — покажите поставщику лучшую либо таргетную цену. Некоторые компании предлагают указывать цены наугад, в этом случае мы просто даем стандартный прайс, переговоры с завязанными глазами — сомнительная бизнес-практика.
Есть еще один механизм, известный за пределами России, но редко применяемый у нас — честно и прямо договориться о маржинальности поставщика. Агрегатор — отелей, трансферов, любых других сервисов — показывает входящие документы от своих подрядчиков, настраивает прозрачные отчеты онлайн. Это не выглядит сложной задачей, зато избавляет обе стороны от тягучих переговоров, недоверия и мифологии на тему доходности поставщика. В случае с i’way подделать такую отчетность практически невозможно — у нас тысячи контрагентов, исполняющих заказы, да и незачем: ее переделка будет стоить дороже потенциальной выгоды, не говоря о том, что в любом случае об этом станет известно.
Нужно ли перечислять достоинства этого подхода — прозрачные цены, закупка по рыночной цене, доверие, переход от практики «тяни-толкай» к сотрудничеству? Ну а если заказчик хочет покупать ниже рыночной цены, не считаясь с экономикой поставщика, то, вероятно, он просто хочет его утопить. Этому есть свои объяснения из психологии, но эта уже тема для отдельной колонки.
Дмитрий Сарайкин,
сооснователь и управляющий директор i’way
