Запуская подготовку к любому мероприятию, я всегда начинаю с проработки актуальных тем и трендов, которые могут быть интересны участникам, а также активно обсуждаются в смежных областях. Рынок, в моём случае — медицинский, развивается в разных нишах неравномерно, поэтому опыт из других направлений может быть для нас новым и полезным.
В течение всего года я стараюсь активно посещать ключевые мероприятия медицинской сферы: конференции, круглые столы, вебинары. Слушая лекции, всегда делаю заметки, какие спикеры мне понравились, какие темы могли бы быть полезными и для нас. Не откладывая на потом, знакомлюсь с понравившимися спикерами, обсуждаю возможности участия в наших событиях. Это помогает создавать пул потенциальных докладчиков, а также новые блоки выступлений для будущих проектов.
На следующем этапе, когда даты ближайшего мероприятия уже определены, я просматриваю пул потенциальных спикеров и формирую предварительную программу.
Это важно, особенно для высокоуровневых докладчиков: посмотреть, кто ещё планируется к выступлению, нет ли конфликта интересов, какие темы будут освещены.
Перед тем, как начать приглашение спикеров, я делаю важную предварительную подготовку.
Шаг 1. Формирование позиционирования мероприятия и портрета целевой аудитории:
• Для кого мы проводим событие? (собственники бизнеса, управленцы, специалисты)
• Цель мероприятия. (ежегодное собрание, запуск новых продуктов и решений, обучение, развитие новых компетенций)
• Чёткая информация по дате проведения, месту, количеству слушателей.
• Чем мероприятие будет полезно для конкретного спикера? (новые лиды на его продукт, нетворкинг, обратная связь по существующему продукту)
Однажды, планируя большую конференцию для собственников частных медицинских клиник (тогда я работала в «Philips Здравоохранение»), мы задумали пригласить на площадку Романа Тарасенко — выступить на тему медицинского маркетинга. Роман работал в то время совсем в другой нише, писал книги, входил в клуб спикеров Игоря Манна и много выступал на крупных событиях. Приглашение его к участию казалось практически невозможным. Используя возможность встречи на маркетинговой конференции, я смогла рассказать ему о потенциальной новой нише медицинских клиник для него, и он согласился! В результате Роман принял участие в нашем мероприятии, получил новых клиентов на консалтинг, а мы — замечательного спикера и профессионального друга.
Спикеры — это не просто «говорящие головы», это эксперты, которые хотят быть услышанными своей аудиторией. Если ваше мероприятие чётко таргетировано, заинтересовать их будет проще.
Шаг 2. Обсуждение возможности выступления и согласование сроков подготовки.
Всегда имейте в виду, что крупные эксперты часто имеют плотный график. В первом контакте не требуйте готовый доклад сразу. Предложите обсудить тему, формат и вашу идею. Покажите, что вы цените его экспертизу, а не просто ищете «затычку» в расписании.
Предлагайте гибкие форматы: онлайн-выступление, запись доклада, участие в панельной дискуссии вместо полноценной лекции. Согласовав формат выступления, важно обсудить сроки подготовки к мероприятию, чтобы было достаточное количество времени и чёткий план.
Шаг 3. Финансовый вопрос.
Заранее продумайте комфортные условия для спикера: трансфер, питание, в некоторых случаях индивидуальную комнату для отдыха (у высокоуровневых спикеров есть технический райдер). Чем больший профессионализм и вовлеченность вы продемонстрируете, тем с большим желанием спикер поддержит будущие выступления у вас, а также порекомендует вас своим коллегам.
Вообще, если говорить о финансах, то между спикерами существует большая разница. Если мы приглашаем бизнес-тренера, основным фокусом которого будет обучение, избежать оплаты гонорара скорее всего не получится.
Когда потенциальным спикером выступает эксперт индустрии, практик, то в большинстве случаев гонорар не предполагается, так как выступление для него — возможность поделиться кейсом, реализованным проектом, получить одобрение от коллег и единомышленников.
Мы часто проводим семинары за городом, куда дорога может занимать от полутора часов до трёх. У некоторых спикеров оплата почасовая, и время на дорогу также учитывается в гонораре. Если выступление запланировано на утро, мы берём на себя расходы по заселению в отеле накануне, такси не ниже «комфорт плюс», а также организацию питания на всё время мероприятия. В техническом райдере одного из знакомых спикеров по менеджменту прописан перелёт только бизнес-классом «Аэрофлота», заселение в отель не ниже 5*, а также организация трансфера класса бизнес. И это важно узнать заранее, до того, как вы пригласите такого лектора.
И, наконец, отношения со спикером не заканчиваются после его выступления.
• Подготовьте благодарность: отправьте персонализированное письмо, подарок, ссылку на запись выступления.
• Обратная связь: поделитесь отзывами аудитории, а также своим впечатлением, поблагодарите за поддержку.
• Поддержание контакта: возможно, этот спикер станет вашим постоянным партнёром или амбассадором.
Момент, который важно учесть: в условиях высокой конкуренции за внимание экспертов, особенно в медицинской сфере, важна не только финансовая составляющая, но и искреннее уважение к их времени и знаниям. Создайте для них комфортную, профессиональную и вдохновляющую среду, и они станут вашими лучшими союзниками в формировании имиджа мероприятия и компании.
Привлечение ярких спикеров — это инвестиция в репутацию и успех вашего мероприятия. Подходя к этому процессу стратегически и с вниманием к деталям, вы сможете создать событие, которое оставит неизгладимое впечатление и принесёт реальную ценность вашей аудитории.
Мария Смирнова,
директор по маркетингу ООО «Исток Аудио Слух»
