Почему корпоративный клиент боится OBT? Обоснованный вопрос от Вадима Зеленского. Страх «последней кнопки» действительно существует, и мне бы хотелось рассказать, как мы от него избавили наших сотрудников.
За время внедрения OBT в группе компаний «ЛокоТех» я пришла к следующим выводам. Во-первых, всех командированных сотрудников можно условно разделить на две категории:
— Те, у кого действительно есть страх «последней кнопки», поскольку они понимают, что несут материальную ответственность за действия в рамках бронирования. Обычно это люди от 40 лет и старше;
— Те, кто не боится OBT. Им удобно бронировать через онлайн-инструмент, так как не приходится общаться с посредниками (сотрудниками агентства) в ожидании подтверждений, всю необходимую информацию они самостоятельно видят в системе, тем самым экономя свое время и силы. Как правило, возраст этих сотрудников — до 40 лет.
И, на мой взгляд, соотношение этих групп зависит от корректного налаживания процесса оформления командировок и обучения персонала. Понимая, какая у нас огромная филиальная сеть, мы совместно с сотрудником контрагента посетили все основные филиалы и заводы — от Уссурийска до Санкт-Петербурга, провели обучение сотрудников работе в OBT, также используя ВКС (видео- и конференц-связь). Далее на протяжении определенного времени их консультировали удаленно, и они знали, что, если у них появятся вопросы, то паниковать не нужно, достаточно связаться с коллегами и обсудить все спорные моменты.
Да, было довольно сложно оставаться всегда на связи (как правило, первое сообщение по электронной почте с просьбой о помощи я получала уже в три часа утра), но зато действенно: страх «последней кнопки» при условии такой поддержки уходит моментально. Кроме того, в каждом подразделении мы назначили ответственного за работу в OBT, провели с ним обучение, и за год большая часть филиалов полностью перешла на работу в системе.
Еще немаловажно то, в какой системе работают сотрудники: насколько она удобна в управлении и функционировании, учитывает ли требования тревел-политики компании, гибкая ли в плане согласования всех процедур.
Постепенно те коллеги, у которых наблюдался страх «последней кнопки», плавно перешли из первой категории во вторую.
Идеальная система, на мой взгляд, должна выглядеть так: каждый сотрудник самостоятельно оформляет бронирование в OBT, со всей ответственностью подходит к данному моменту, думая не только о своем комфорте, но и об экономии средств для компании, о соблюдении всех норм «Положения о командировках». Затем его руководитель утверждает эту заявку, и после возвращения работник отчитывается за бизнес-поездку. Вся процедура происходит в одной системе, с применением электронной цифровой подписи и электронных авансовых отчетов. И если это вполне достижимо на уровне головной компании, где уже внедрена процессная модель управления, а руководство всегда поддерживает проекты, направленные на оптимизацию и автоматизацию (именно данным проектом я сейчас занимаюсь), то научить этому порядку 30 тысяч сотрудников филиалов... Здесь скорее панический страх будет у меня.
Но зато мне и моей команде есть над чем думать и работать дальше.
Лидия Бганцова,
руководитель направления отдела организации командировок
в компании «ЛокоТех»
