Всем мы знаем, что тревел-политика — это краеугольный камень тревел-менеджмента. А той «смазкой», которая обеспечивает бесперебойную работу механизма по управлению деловыми поездками, является информация. И вряд ли кто-то поспорит с тем, что сегодня она крайне важна.
Давайте внесем ясность: я говорю не о больших данных как неотъемлемом источнике информации для тревел-менеджмента. Хотя признаюсь, меня впечатляет то, как специалисты индустрии бизнес-туризма могут их мастерски использовать. Но ведь до этапа обработки big data мы сталкиваемся с множеством ситуаций, когда просто не обойтись без информации несколько иного порядка.
Начинается все с создания системы тревел-менеджмента — причем не важно, идет ли речь о локальной компании или предприятии с филиалами во многих странах. Уже на этой, начальной стадии вам необходимо знать, к примеру, сколько сотрудников путешествуют по делам, как часто, откуда и куда они ездят, как долго длятся командировки.
После того, как заложены основы, приходит время обратить свой взгляд в сторону закупок и приступить к переговорам с поставщиками. И чтобы они предоставили вам привлекательные или даже лучшие тарифы, вы должны иметь четкое понимание, какую долю вашего бизнеса имеет сегодня конкретный поставщик — скажем, авиакомпания, — и что вы можете предложить ему в перспективе.
А значит, вам нужны данные о том, сколько полетов, каким классом, по какой стоимости и на каких маршрутах уже сейчас приобретает ваша компания. Такая информация позволит сравнить маршрутную сеть любого перевозчика с потребностями вашего бизнеса. И поскольку вы делаете эту сверку со всеми авиакомпаниями, направления полетов которых соответствуют вашим деловым интересам, вы получаете ясную картину того, как можете играть со своей долей на рынке. После приглашения всех авиакомпаний к участию в тендере, вы сможете сравнить сегодняшние цены с будущими возможностями, которые вас, определенно, порадуют.
О’кей, вы подписали контракты, информировали тревел-агентство и всех, кто связан с организацией командировок, о новом списке предпочтительных поставщиков. Теперь пора перейти к управлению и контролю. На этом этапе вам потребуются сведения о том, услугами каких перевозчиков или гостиниц на деле воспользовались ваши бизнес-путешественники. Так вы сумеете оценить, насколько обещанная конкретному поставщику доля «вашего рынка» совпадает с действительностью, чтобы направить сотрудников компании в правильное русло, оказав влияние на бронирование тревел-услуг.
Кроме того, вы должны располагать информацией о том, где находятся все деловые путешественники в любой момент времени, ведь компания несет ответственность за благосостояние своих сотрудников и во время командировок — duty of care никто не отменял. Стало быть, вам нужны данные о маршруте каждой поездки — от ее начала до конца.
Те компании, которые задумываются о корпоративной социальной ответственности, также захотят знать, какой «углеродный след» оставляют за собой командировки их сотрудников, какое воздействие оказывают на окружающую среду.
Наконец, есть что-то вроде «внутреннего маркетинга», основное правило которого гласит: «делай хорошо и говори об этом». При случае ваш начальник, генеральный директор или кто-то из финансового департамента поинтересуется, каковы затраты на деловые поездки и как на них влияет тревел-менеджмент. Причем интерес этот может оказаться весьма глубоким — и вам придется выложить все факты и цифры на стол.
Итак, перед нами целый список различных ситуаций, в которых требуется информация. И где же теперь ее получить?
Сложнее всего в самом начале, когда вам предстоит «настроить» систему тревел-менеджмента в вашей компании или внедрить ее на глобальном уровне. Здесь вы наверняка столкнетесь с затруднениями при поиске соответствующих данных.
Очевидный источник их получения — бухгалтерия. Вы разочаруетесь, узнав, что выудить данные в необходимой степени детализации там не получится. Бухгалтерский учет, возможно, покажет вам общую сумму затрат на командировки в любом году или месяце. Но вы обнаружите, что все виды расходов объединены в одной категории — «тревел». Некоторые системы учета отражают расходы на развлечения, бензин, такси и суточные — но на этом этапе такие сведения вам вряд ли пригодятся. Другие не распределяют затраты на перелеты по авиакомпаниям, или же в них не найти количество деловых путешественников.
Большая удача, если большинство бизнес-поездок забронировано через несколько или еще лучше — только одно тревел-агентство. Тогда есть шанс, что исторические данные соберут для вас сотрудники TMC. Конечно, это может занять некоторое время и, скорее всего, потребует дополнительных денег. Но игра стоит свеч.
Другим ресурсом для получения данных могут быть выписки операций по кредитным картам. Но, скорее всего, вы найдете целую вереницу карт, которые использовались для оплаты тревел-услуг. И поймете, что это не самый лучший вариант.
Идея запросить информацию у поставщиков — авиаперевозчиков, гостиниц, компаний по прокату автомобилей — тоже вряд ли увенчается успехом, поскольку они примутся собирать данные для отдельных компаний только в том случае, если с ними заключены контракты. А вы пока не на той стадии.
В общем, те, кто прошел через начальный этап — заложения основ системы управления деловыми поездками, — надолго запомнят, как же трудно получить базовые данные. В настоящее время я помогаю нескольким компаниям вывести тревел-менеджмент на глобальный уровень — и всякий раз сталкиваюсь с той же проблемой.
После того, как мы поговорили о том, какими способами вряд ли удастся получить нужную информацию, самое время вспомнить о лучшем источнике исторических данных — расчете расходов категории T&E (Travel & Entertainment). Как только командировка завершена, все данные оказываются в одном месте и в высокой степени детализации. Похоже, коллеги из бухгалтерии могли бы стать вашими лучшими друзьями! Но даже не мечтайте о том, что они выработают систему, которая будет обеспечивать вас всеми необходимыми подробностями. Так что вам придется искать расчетные решения T&E на стороне — у компаний, которые на этом специализируются.
В этом вопросе лидер мирового рынка — Concur, который теперь принадлежит SAP. Корпорации перекладывают расчет T&E на сотрудников Concur, которые выполняют часть канцелярской работы. Они не только собирают данные, полученные в ходе расчета Т&E, в нужном для вас формате. Но и обогащают их информацией, поступающей от кредитных карт, тревел-агентства и даже систем бронирования, поскольку они также предлагают online booking tool. Это самый полный набор данных, который вы только можете себе представить. Но эти решения еще не доступны в России.
Так что, перейдем к следующему, подходящему источнику — корпоративным картам. Однако таким способом вы не сможете получить так называемые предварительные данные по командировке, которые «лежат» между бронированием и оформлением билетов или услуг. Финансовые компании — поставщики корпоративных карт — могут отследить лишь данные по осуществленным транзакциям, в которых использовалось их платежное решение. В отличие от TMC, которая легко предоставит сведения и по бронированиям, и по уже выписанным билетам — если процесс организации деловых поездок идет через нее.
Прямых поставщиков тоже стоит держать в поле зрения. Хотя не всегда получится «сложить пазл» из полученных от них данных. Такой способ может быть полезным и простым в случае, если вы хотите нарисовать полную картину по прокату автомобилей: вряд ли ваши сотрудники пользуются услугами более трех таких компаний, и скорее всего, со всеми этими поставщиками вы уже заключили прямые договоры. Но как провернуть такое со всеми авиакомпаниями?
В конце концов, можно попросить сотрудников вашего внутреннего департамента бухгалтерского учета настроить максимально детализированную передачу данных, которая позволит вам совместить информацию, поступающую из внешних источников, с реальностью вашей компании.
Все сказанное не освобождает вас, тревел-менеджеры, от подготовки собственных отчетов — с внешней помощью или без нее. Таким образом, вы сможете фильтровать и консолидировать данные по мере необходимости. Кстати, наиболее крупные корпорации даже обзаводятся своим собственным хранилищем данных о деловых поездках — чтобы ни от кого не зависеть в вопросе получения информации. Напомню, что речь идет не о больших данных, но о создании содержательных отчетов для различных нужд компании с помощью данных из надежных источников.
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia
