Любое мероприятие, даже самое, казалось бы, скучное — это событие, это про новый опыт и впечатления
Даже в стандартном отеле человек оказывается в новой обстановке, ест непривычную еду, сидит на непривычном стуле, и наши бизнес-тренеры нам говорят, что это положительно влияет на восприятие информации.
А если человек оказывается в необычном пространстве, где он получает новый визуальный и эмоциональный опыт, новые переживания подчеркнут и усилят впечатление от контента.
Наши клиенты — люди искушенные, мы постоянно стараемся сделать мероприятие интересным и запоминающимся, предложить им что-то новое, необычное. Всегда отличная идея — совместить деловую часть с получением новых впечатлений: в перерыве — экскурсия, в фойе — выставка.
Восприятие информации тесно связано с настроением человека. В хорошем настроении человек открыт к новым знаниям, в плохом — более критичен и склонен к негативным интерпретациям.
К слову, недавно я была в пространстве, в котором вместо стульев — стационарные диваны. Отель решил так оборудовать один из залов для мероприятий с расслабленной, возможно, творческой атмосферой.
Удобное расположение уборных, комфортность зон кейтеринга, чистота, освещенность, достаточное пространство... Все эти нюансы мы обязательно оцениваем на стадии выбора площадки, обязательно выезжаем на инспекции.
Как мы выбираем? Какие основные характеристики площадки смотрим и оцениваем? Привожу свой чек-лист по выбору MICE-площадки, который, кстати, был сильно расширен с учетом нестандартных локаций.
1. Доступность (локация, подъезд, парковка, входная группа, этаж, наличие лифта, состояние лестницы).
2. Вместимость, то есть возможное количество гостей (стандарт — 1,5 кв. м на человека) при разных вариантах расстановки стульев, столов — театр, класс, банкет, амфитеатр.
3. Организация пространства. Здесь же гибкость зонирования — нестандартные площадки часто требуют индивидуального планирования (например, временные конструкции, сцена, кейтеринг).
4. Освещение и декор — в промышленных или открытых пространствах может не быть привычного интерьера, поэтому нужно продумать оформление.
5. Соответствие концепции мероприятия — важно, чтобы атмосфера площадки дополняла идею события.
6. Технические характеристики. Электричество, розетки, экран, свет, звук, звукоизоляция, возможность транспортировки дополнительного оборудования, в том числе подъема на этаж, ограничения по времени монтажа/демонтажа/шумных работ. Ограничения по использованию потолка, полов, стен. Освещенность — дневной свет, возможность блэкаута, если планируются презентации и важно видеть экран.
7. Дополнительные услуги — часто приходится завозить мебель, технику, санузлы, генераторы.
8. Работа подрядчиков — проверка, есть ли у них опыт работы на подобных объектах.
9. Альтернативные решения (например, при плохой погоде, особенно важно для outdoor-мероприятий).
10. Климат-контроль — обогрев/охлаждение на открытых или неотапливаемых площадках (например, шатры с обогревом). Состояние вентиляции, кондиционирование.
Однажды мы проводили мероприятие в одном из дворцов Петербурга, и выяснилось, что кондиционеров в нем просто нет, так как здание историческое, так же, как и Wi-Fi.
11. Wi-Fi — наличие, скорость, возможность выделенной линии. Красиво, когда участники получают возможность выбрать сеть с названием мероприятия, использовать пароль с названием компании.
12. Безопасность. Соответствие нормам пожарной безопасности, эвакуационные выходы, возможность размещения гостей с ограниченными возможностями.
Во время мероприятия мы, как организаторы несем полную ответственность за здоровье наших делегатов.
13. Кейтеринг. Возможности по организации питания, организации «мокрой» зоны, подвод воды, достаточная мощность электричества, наличие холодильников, расположение розеток. Готовые планы расстановки фуршетных линий. Возможность привлечения сторонних подрядчиков.
Могут быть ограничения по кейтерингу — использование мармитов, горелок.
Будьте готовы к тому, что в пространстве художественной галереи вам не разрешат использовать мармиты. Можно организовать холодный фуршет, особенно летом, холодный суп в стаканчиках, фрукты и так далее.
14. Зоны уборных. Количество кабинок, удобство расположения, состояние, чистота, наличие расходных материалов. Стандарт 1 унитаз на 20 мужчин и 1 унитаз на 15 женщин.
Как-то у нас было мероприятие в гольф-клубе. На месте оказалось, что на 300 участников здесь готовы предложить всего четыре стационарные кабинки. И нам пришлось привозить туалеты.
15. Зоны для курения: удаленность, вместимость, пепельницы.
16. Навигация: неочевидные входы, парковка, зоны отдыха должны быть четко обозначены.
Мы обычно строим маршрут гостя, чтобы понять, где ему может понадобиться помощь с навигацией. Хорошо, когда на площадке есть набор навигационных стоек или есть экраны на входе в зал или в зоне ресепшен.
17. Персонал. Сколько человек и с каким функционалом выделяет площадка на сопровождение мероприятия? Возможность привлечения дополнительного персонала. Оформление этого персонала, пропуска, медкнижки и так далее.
18. Условия аренды площадки: резервация, оплата, условия отмены.
И отдельный перечень юридических вопросов, на которые нужно обязательно ответить во время инспекции:
1. Разрешения — если площадка не лицензирована для мероприятий, могут потребоваться согласования с местными властями (особенно для шумных событий или исторических объектов).
2. Договор — четкое определение условий аренды, ответственности за повреждения, форс-мажоров.
3. Страховка — иногда требуется дополнительное страхование объекта или ответственности организаторов.
4. Согласование проекта — с нашими юристами, бухгалтерией, службой безопасности, подписание регламентов и NDA, то есть документальное сопровождение и оформление мероприятия.
Часто мы сталкиваемся с категоричностью относительно предоставляемых услуг — иногда это оправданно, часто чрезмерно.
Также при формировании договора желательно учитывать особенности организации работы на стороне клиента.
У нас были случаи с площадками, принадлежащими Сберу, например, или находящимися в федеральном управлении, когда нам отменяли уже подтвержденное мероприятие ради заезда хозяев площадки.
5. Бюджетирование.
Нестандартные площадки могут казаться дешевле, но дополнительные затраты (аренда оборудования, доставка, оформление) часто увеличивают общую стоимость.
6. Коммуникация с заказчиком.
Подготовка мероприятия — длительный процесс, изменения — норма. Очень важно, чтобы с вашей стороны была команда, которая отслеживает коммуникацию, фиксирует изменения.
Так же важно получить информацию о нюансах площадки заранее, чтобы мы могли понять, критично нам это или приемлемо.
7. Коммуникация с гостями.
Доброжелательность и клиентоориентированность. Нужно понимать, что на стороне корпоративного заказчика есть особые требования, которые могут казаться капризами, но, как правило, за ними стоит мотивированный обоснованный запрос.
Один из проектов в моем портфолио был для команды, руководство которой внедряло в корпоративную культуру принципы устойчивого развития. Воду тогда мы могли сервировать только из кулеров. К тому же в качестве мерча были многоразовые бутылки для воды. Нелюбезный персонал, некорректное общение с гостями полностью испортили впечатления и свели на нет все усилия команды организаторов.
Мы часто просим и настаиваем, чтобы вся коммуникация с гостями велась только через организаторов. Никаких прямых обращений и контактов.
Общие рекомендации по работе с нестандартной MICE-площадкой
Очень удобно держать под рукой подготовленные заранее sales-киты — файлы, где сгруппированы все возможности площадки, стоимость и нюансы. Крупные площадки, отели обязательно имеют такие, с них и начинается процесс работы с таким подрядчиком.
Очень хорошо заходят идеи бэкстейджа, например, посещение реставрационных мастерских, костюмерных, репетиционных залов, инженерных помещений.
Прекрасное дополнение к мероприятию — небольшая экскурсия в такие места, куда не пустят человека с улицы. Возможность подняться на крышу, посмотреть, как работает механизм вращения сцены, это всегда заходит на ура.
Отличная идея — предлагать свой мерч с возможностью брендирования.
Если у вас есть в штате звезды или интересные люди, их тоже можно задействовать.
Мы понимаем, что работа с нестандартными площадками для корпоративных мероприятий требует особого подхода, так как такие локации (лофты, музеи, исторические здания, промышленные объекты, яхты, природные территории и другие) часто изначально не предназначены для событий. Их главное преимущество — уникальность и запоминаемость, но они, безусловно, требуют более тщательной подготовки.
Елизавета Григорьева,
руководитель направления по
организации деловых поездок ГК «ЛАНИТ»
