С чего начать выбор? Разберем по пунктам.
1. Проведите аудит текущих поездок.
Прежде чем выбирать поставщика, проанализируйте:
· Направления поездок в вашей компании (внутренние/международные, популярные авиакомпании, наличие сложных маршрутов).
· Количество командировок в месяц/год.
· Ваши дополнительные запросы: трансферы, vip-залы, железнодорожные билеты, визовая поддержка, бронирование отелей в удаленных локациях.
! Чем шире спектр услуг у поставщика, тем проще организовать поездку в режиме «одного окна».
2. Онлайн-платформа: какие услуги должны быть доступны?
Здесь ключевое значение имеют три фактора: качество, скорость, бюджет. Чем больше услуг доступно онлайн, тем быстрее и удобнее процесс бронирования.
Обязательные онлайн-услуги:
· авиабилеты (включая лоукостеры и иностранные авиакомпании);
· железнодорожные билеты (в том числе по СНГ и скоростные поезда);
· рейсовые автобусы и аэроэкспрессы;
· гостиницы, апартаменты, квартиры (с интеграцией корпоративных тарифов);
· трансферы (разные классы авто по всему миру);
· ваучеры на такси (хорошая альтернатива отдельным личным кабинетам);
· vip-залы в аэропортах.
3. Служба поддержки: какие задачи должна решать?
Даже с идеальной онлайн-платформой без человеческого фактора не обойтись. Хорошая поддержка должна уметь:
· подбирать сложные маршруты и отели;
· консультировать по тарифам, обменам, возвратам, войдированию;
· оформлять допуслуги (выбор мест, питание, багаж);
· помогать с визами, страховками, загранпаспортами;
· организовывать чартеры, вертолетные перевозки, яхты;
· предоставлять консьерж-сервис;
· вставать в лист ожидания авиакомпаний.
4. Корпоративные программы лояльности.
Хороший поставщик помогает клиенту получить максимальную выгоду от корпоративных программ. Каким образом:
· авиакомпании: накопление бонусов или получение скидки в корпоративном Личном кабинете в зависимости от объема перелетов.
· корпоративные тарифы в гостиницах: доступ в онлайне (актуальные тарифы, наличие доступных для бронирования номеров, возможность моментального бронирования). Также преимуществом будет, если поставщик умеет показывать и ваши корпоративные тарифы, и открытые, чтобы была возможность выбора оптимального варианта.
· возможность оформления поездки от частного лица (чтобы сотрудники могли воспользоваться всеми корпоративными тарифами).
5. MICE-услуги.
Если в вашей компании есть потребность в организации корпоративных поездок, конференций, мероприятий любой сложности, проверьте, есть ли у поставщика свое собственное MICE-направление. Так вы сможете сделать деловые поездки максимально бесшовными, а также получить скидку на групповые бронирования билетов и проживание.
6. Технические требования к платформе.
Автоматизация — это ключевой тренд на рынке. Идеальная платформа для командировок должна включать:
· возможность загрузки неограниченного списка сотрудников с разными ролями доступа;
· хранение паспортных данных и мильных карт;
· гибкие схемы согласования поездок;
· настройку тревел-политик под правила компании;
· календарь командировок и мониторинг рейсов онлайн (на задержки, изменения и отмены);
· встроенную платформу аналитики и отчетности с индивидуальной настройкой под вас;
· автоматическую генерацию справок о перелете (вместо посадочных талонов);
· поддержку ЭДО и мобильных приложений (iOS/Android);
· коробочные решения с «1С Бухгалтерия», «1С ЗУП», «1С ERP» (самые используемые системы) и API-интеграции с любыми другими системами.
7. Безопасность данных.
Обязательно запросите у поставщика:
· Какие средства защиты информации используются?
· Как обеспечивается защита от утечек и взломов?
Вывод: как сделать правильный выбор?
1. Сопоставьте свои потребности с возможностями поставщика.
2. Протестируйте платформу (удобство, скорость, функционал).
3. Проверьте поддержку (SLA, отзывчивость, экспертиза).
4. Оцените интеграции с различными системами.
5. Убедитесь в безопасности ваших данных.
Идеальный поставщик — не просто агентство, а технологичный партнер, который экономит ваше время и бюджет, а также позволяет сделать максимально высокий уровень сервиса внутри вашей компании.
Ксения Каширина,
руководитель отдела по организации деловых поездок
российской ИТ-компании
