Если бы кто-то составил список того, о чем действительно беспокоятся тревел-менеджеры, первым пунктом в нем скорее всего шла бы экономия: самая главная, самая наглядная, самая измеримая. Экономия, которую я определяю как разницу между обычными и договорными тарифами, — «сердце» большинства переговоров, путеводная звезда закупщиков.
Если бы кто-то составил список того, о чем действительно беспокоятся тревел-менеджеры, первым пунктом в нем скорее всего шла бы экономия: самая главная, самая наглядная, самая измеримая. Экономия, которую я определяю как разницу между обычными и договорными тарифами, — «сердце» большинства переговоров, путеводная звезда закупщиков. Так дело обстоит последние лет 20, и мы принимаем эту ситуацию как данность. Но экономия — ложный бог, ведущий своих почитателей неверным путем.
Три греха любителей экономить на всем:
— Ложное чувство уверенности. Казалось бы, вы сэкономили компании много денег — что может быть лучше? Но поверьте: деловые поездки от этого не станут более безопасными, комфортными и продуктивными. Все как раз наоборот. Исследования показывают, что в компаниях, где приняты тревел-программы с упором на благополучие путешественника, а не на экономию, командировки обычно на 22% эффективнее, а сотрудники гораздо меньше нервничают. Так стоит ли овчинка выделки?
— Знак равенства между экономией и ценностью. И речь здесь о поставщиках услуг тоже. Заключив «выгодный» контракт, в который вписаны самые низкие тарифы, тревел-менеджер обычно с головой уходит в оценку качества полученных услуг. Поставщики в итоге оказываются в невыигрышном положении.
— Уверенность в том, что у экономии есть финансовая ценность. И компания в общем, и путешественники в частности тратят деньги. Их волнует цена, а не то, сколько они могут сэкономить. Их мир не изменится ни на йоту, если вдруг им не будут рассказывать о том, как они выгадали пару долларов. Задумайтесь об этом.
Давайте поставим эксперимент — мысленно? Представьте, что вам запретили рассказывать начальству об экономии: никаких годовых отчетов, скидок — ничего такого. Как в этом случае вы докажете ценность тревел-программы? Тем, кто схватился за голову, советую успокоиться — способ есть.
Сначала подумайте, что в первую очередь заботит тех, кто распоряжается бюджетом компании. Они хотят, чтобы сотрудники были в безопасности, оставались здоровыми, работали продуктивно, принимали активное участие в делах фирмы. Они хотят быстро находить сотрудников на позиции, подразумевающие большое количество командировок. Они хотят, чтобы деловые поездки приносили прибыль. Разумеется, это подразумевает выгодные тарифы — но их значимость намного меньше значимости результатов командировки. По итогам поездки был подписан многомиллионный контракт? В таком случае какая разница, сэкономили вы 5% на стоимости гостиничного номера или нет?
У тревел-менеджеров есть хороший шанс переосмыслить цели и стратегии деловых поездок, принимая за основу эффективность, а не экономию. То же самое касается TMC. Блестящие будущее ожидает любого, кто сможет сделать командировки максимально продуктивными.
Меряйтесь тем, что действительно важно
Что же стоит оценивать, если не принимать во внимание объем сэкономленных средств, чтобы продемонстрировать руководству ценность грамотно составленной тревел-программы? Я советую обратить внимание на следующие факторы:
— «Износ» путешественника;
— Процент поездок, не принесших результата;
— Процент поездок с результатом;
— Текучку кадров на должностях, предполагающих частые поездки;
— Время, требующееся для закрытия позиции, на которой придется постоянно ездить в командировки;
— Как часто путешествующие сотрудники болеют;
— Уровень риска для бизнес-туристов (как часто приходится летать по опасным направлениям и насколько хорошо сотрудники усвоили тренинги по безопасности).
Не поленитесь проанализировать все эти показатели. Уверен, проведя такую работу, вы поймете, что в тревел-программе действительно важно!
Скотт Гиллеспи,
управляющий партнер tClara, автор блога
Gillespie’s Guide to Travel + Procurement
