Размышляя над вопросом «Одно тревел-агентство или несколько?», который подняла в своей авторской колонке Елена Лобанова, сразу хочется сказать, что, конечно, одно. Но вспоминая ситуации из практики, опираясь на весь свой опыт управления бизнес-поездками и организации MICE, я понимаю, что ответ не может быть столь однозначным.
Очевидно, решение будет зависеть от направления: командировки или MICE.
Бизнес-тревел
В этом случае мне удобнее работать с одним агентством. Среди основных критериев для меня — удобство бронирования, скорость выполнения заказа и возможность его оформления самостоятельно, без привлечения агентства. Часто сроки бронирования критические, купить билеты, забронировать отель важно как можно скорее, на сверку цен у разных агентств просто нет времени.
С агентством я работаю через онлайн-сервис. У меня, как заказчика услуг, есть доступ к внутреннему порталу агентства, где я самостоятельно оформляю покупку авиа и железнодорожных билетов, в том числе на европейские поезда, что в нашей компании очень востребовано из-за частых командировок в Европу.
Там же я могу оформить трансфер в любом городе, купить билет на «Аэроэкспресс», забронировать гостиницу. Плюс этой системы в том, что я могу самостоятельно выбирать рейсы, свободно их комбинировать, а большинство расчетов идет по безналу, сотрудникам не нужно платить за проживание на месте.
Бронирование через такой сервис позволяет максимально быстро спланировать командировку, минимизируя прямую коммуникацию с агентством, что экономит время и дает больший контроль при организации поездки.
MICE
В сфере MICE критерии работы с TMС c точки зрения клиента совершенно иные. Если для отдела закупок одним из ключевых факторов остаются коммерческие условия, то для меня как организатора — качество и подход к клиенту.
На московском рынке мы сотрудничаем с несколькими крупными агентствами в области MICE, и качество их работы на одинаково высоком уровне. Да, стоимость услуг этих компаний отличается, как и пул их поставщиков. Но зачастую эта разница незаметна.
Работать с несколькими MICE-агентствами удобно. При большом объеме мероприятий основная TMC может быть перегружена, в случае непредвиденных обстоятельств достигается диверсификация рисков.
Однажды нам пришлось отказаться от услуг постоянного партнера, несмотря на ряд успешно проведенных совместно мероприятий. После выставления сметы на более чем один миллион рублей мы были вынуждены проводить тендер среди других MICE-агентств — это предписывала наша тревел-политика.
По результатам конкурса мы выбрали агентство, с которым опыта работы у меня еще не было. Естественно, были некоторые опасения по качеству его услуг. Дополнительный стресс добавляли сроки организации мероприятия: на тендер понадобилось много времени. И как раз время на тендер — тот «нюанс», который ставит под сомнение работу с несколькими агентствами.
И еще. Как показывает практика, подход к клиенту даже в рамках одного агентства определяет зачастую личность менеджера и его отношение к делу. А все потому, что любое мероприятие строится на коммуникации, правильной постановке задач, желании и умении придумывать. Человеческий фактор все еще на первом месте.
В своей работе, будь то командировки или MICE, я руководствуюсь такими критериями, как качество сервиса, удобство и комфорт сотрудников в поездках. Вопрос цены стоит на втором месте, что обычно не совпадает с интересами отдела закупок. И пока выигрывает этот «спор» отдел закупок: выбор агентств зачастую ограничен, или же его просто нет.
В целом, практика работы с несколькими агентствами кажется мне весьма разумной: такой подход помогает поддерживать здоровую конкурентную среду на рынке и держит агентства в тонусе. Вдобавок, компания всегда имеет запасной вариант на непредвиденный случай.
Но сколько людей — столько и практик!
Ирина Буряк,
бизнес-ассистент по маркетингу компании Syngenta
