Пожелание руководителя «заехать по пути» в страну, где требуется виза, или изменить маршрут обратной дороги за пару дней до вылета — для ассистента нормальная практика. Если не паниковать, то можно сделать визу, к примеру, в Сингапур за сутки или даже за время долгого перелета. Очень быстро заполнить онлайн-анкету, очень быстро оплатить сбор, а потом молиться о быстром рассмотрении и попутно звонить в консульство. Подобные истории есть у всех помощников, которые занимаются организацией поездок руководителя и его семьи. Для меня высший пилотаж — это получение шенгенской визы менее, чем за три дня, или ускоренное рассмотрение документов на визу в Китай или Великобританию.
Хотя сроки не единственная проблема. При том, что большинство вип-руководителей путешествуют по двум загранпаспортам, они также работают в крайне плотном графике. Задача ассистента — спланировать все таким образом, чтобы получить на руки нужный паспорт и проставить визу между поездками.
Граждане России могут посещать 8 иностранных государств с внутренним паспортом и 67 стран с заграничным паспортом без оформления визы в консульстве. Однако этими направлениями интересуются единичные руководители. Большинство поездок, которые планирует ассистент, так или иначе охватывают одну или несколько визовых стран.
Оформление визы — такая же рутинная часть подготовки путешествия, как выбор отеля, заказ авиабилетов и трансферов, проверка отсутствия задолженностей по налогам и штрафам. Для руководителя, но не для его помощника. Ни один босс не задумывается о том, что перед каждым вылетом из страны проводится проверка срока действия паспорта и всех виз (мало ли куда он решит лететь дальше?!), к его возвращению ведется график подачи документов на новые, а также рассчитывается разрешенное количество дней пребывания по каждой визе.
Не менее интересная ситуация ожидает ассистента, который приглашает американского или европейского партнера в Россию. Кажется, что с нашей стороны достаточно приглашения или ваучера из отеля. На деле ассистент проходит все этапы вместе с гостем, даже в тех случаях, когда тот не хочет сам заниматься заполнением документов и нанимает для оформления разрешения въезда в страну агентство.
Еще в период до обострения отношений США и России в моей практике был случай, когда американский гость, желая сэкономить время, дважды заплатил визовому агентству, но они каким-то образом теряли его документы — второй раз вместе с паспортом! В итоге мы с ним созвонились, он все сделал сам и отправил комплект напрямую. Получил визу в новый паспорт за день до вылета. Можете себе представить, каких нервов стоило решить: дождаться визу или отменить поездку совсем, пока еще можно вернуть деньги за билеты и проживание.
В любой подобной ситуации ассистента спасают знакомства и смекалка! Один мой предприимчивый американский друг получил FAN ID и приехал в Москву не на Чемпионат мира, а увидеться с друзьями. По паспорту болельщика он теперь бесплатно ходит в музеи и ездит на общественном транспорте.
Получение рабочей визы в Россию и оформление на работу иностранца станет приключением не одного месяца. Любой этап может пройти легко или превратиться в сиквел «Процесса» Кафки, особенно с гражданами миграционно-опасных стран.
У меня был случай, когда папку с документами и готовой визой потеряли в здании миграционной службы. В крайний день мне сказали классическое: «Приходите завтра!» Но ждать было нельзя, иначе нашего работника в полночь выслали бы из страны. Пришлось буквально пройти по всем ответственным лицам, чтобы получить визу, иначе в полночь паспорт превратился бы в тыкву, а наш работник — в нелегала с последующим занесением в черный список.
С обострением международной политической ситуации усложняется и подготовка поездок. Если руководителю или члену его семьи отказывают в визе, то на ассистента ложится дополнительная нагрузка. За одним отказом следует другой, и все вместе превращается в глубокую яму, из которой непросто выбраться.
Из недавних личных рекордов терпения и упорства. После одного отказа в шенгенской визе дали второй, и потребовалось несколько поездок в безвизовые страны и еще две попытки, чтобы получить долгожданные полгода. Вся процедура длилась девять месяцев и потребовала всех ухищрений, на какие только можно и нельзя было пойти.
К сожалению или к счастью, руководитель не обременен знанием о том, чего стоит получить визу за пару дней или почему один отказ может стать приговором на долгие месяцы. Мастерство и упорство ассистента остаются за кадром, когда поездка идет хорошо. Жаловаться и хвастаться руководителю в нашем деле не принято, поэтому ассистенты редко делятся своими подвигами.
Мария Логинова
