О чем позаботится в первую очередь сотрудник, отправляясь в деловую поездку? Конечно, о своем комфорте. Он приложит все усилия, чтобы не получить место в хвосте самолета у туалета, но вряд ли потратит время на то, чтобы ознакомиться с особенностями и потенциальными опасностями в месте назначения. Поэтому важно, чтобы об этом подумала его компания-работодатель. Если вопрос безопасности сотрудника в командировке у руководства не на последнем месте, то шанс столкнуться с внеплановой ситуацией будет минимальным.
Большое количество рисков снимает оформление услуг через OBT. Всем иногда хочется купить билет через стороннюю платформу, получить бонус или кэшбек, но бронирование услуг через официальный корпоративный инструмент — это не прихоть или интерес тревел-менеджера к тому, какое место в вагоне вы выбрали и копите ли мили авиакомпаний. Только обладая полной информацией о логистике и имея доступ к вашим бронированиям, ответственные лица смогут оперативно среагировать в случае возникновения непредвиденной ситуации и оказать помощь.
Обычная командировка, заурядная логистика из Нижнего Новгорода в Санкт-Петербург и обратно. По личным обстоятельствам сотруднику потребовалось прервать поездку и срочно вернуться домой. Билетов нет ни на поезд, ни на самолет на ближайшие два дня. Сотрудник даже приехал в аэропорт и попытался обменять имеющийся билет на ближайший вылет. Напряжение и проблемы личного характера привели к эмоциональному срыву и не совсем логичным действиям. О сложившейся ситуации нам сообщил руководитель сотрудника. Мы связались с коллегой, успокоили, сказали, что обязательно найдем вариант вернуться домой как можно раньше. Трансфер рассматривали только как самый крайний вариант, так как не одобряем поездки на автомобилях на такие расстояния. Сотруднику удаленно вызвали такси, заказали номер в гостинице (еще один, так как во время мероприятия коллеги проживали вдвоем), всегда были на связи, координируя действия. В итоге «поймали» билет и этой же ночью доставили его домой.
Страхование сотрудников — то, на чем нельзя экономить. Сотрудник должен быть защищен как за границей, так и во всех городах РФ. Так персонал получает определенные гарантии, а компания может минимизировать финансовые потери в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств.
Удивительно, но все еще нужно акцентировать внимание на использовании только лицензионных перевозчиков в поездках. Ограничение количества поездок, проезд только в определенное время (например, только после 22.00) — все эти приемы оптимизации затрат точно приведут к увеличению рисков. С материалами для работы или багажом сотрудник все равно не захочет ехать в метро, но, желая сэкономить свои средства, решит взять каршеринг. Сервис сам по себе замечательный, но не после утомительного ночного перелета и нескольких напряженных часов работы.
Однажды нам поступила жалоба сотрудницы, которой очень активно проявлял внимание таксист во время ее поездки в аэропорт. Никаких других претензий к поездке не было, но впечатление оказалось испорченным. Короткого комментария в службу контроля качества хватило, чтобы поставить для водителя запрет: он никогда не сможет получить в работу ее заказ, а заодно и 1000+ заказов остальных наших сотрудников.
Казалось бы, самым безопасным местом во время командировки считается гостиница. И она такой будет, если во время выбора объекта размещения не ограничиваться только красивыми фотографиями с сайта и включенными завтраками. Как и многие компании, мы ежегодно прорабатываем корпоративную отельную программу, но в вопросах выбора руководствуемся не только специальными тарифами и условиями. Каждый отель в программе в обязательном порядке предоставляет чек-лист безопасности площадки (этажность здания, дата последней плановой проверки, наличие поблизости вокзалов, рынков, удаленность медицинских учреждений) и проходит проверку на соответствие нашим требованиям безопасности. На основных площадках мы проводим очную инспекцию ежегодно.
Поговорка «надейся на лучшее и готовься к худшему» нам тоже известна, и, если худшее все же произошло, критически важной становиться скорость передачи информации об инциденте ответственным сотрудникам. В нашей компании есть круглосуточная линия по вопросам безопасности. Так как этого номера может не оказаться рядом в нужный момент («собирался записать, но забыл»), мы проработали замкнутый алгоритм. Каким бы ни был канал входа информации об инциденте: оповещение руководителя, обращение в ТМС или звонок на общий телефон компании, эта информация тут же будет передана ответственным службам.
Однако все усилия могут оказаться бесполезными, если сотрудник нарушает основные правила личной безопасности. То, что очевидно одному, иногда становится открытием для другого. Информация должна быть доступна каждому. Кто-то захочет прочитать подробную инструкцию, кто-то посмотреть картинки и видео, а кому-то хватит короткой консультации по телефону. Все это доступно для наших коллег на внутренних ресурсах, а проверять знания помогают квизы и веселые тесты.
Мы уверены: риски нужно прогнозировать и управлять ими, имея четкий план действий, тогда рабочие поездки будут повышать работоспособность сотрудников и вызывать только положительные эмоции.
Наталья Емельянова,
тревел-менеджер фармацевтической компании
