Возможно, правда ранит, но еще сильнее ранит отсутствие правды и прямой открытой коммуникации внутри компании. Но проблема в том, что у каждого свое мнение насчет того, что такое правда и как следует ее выражать. Вот лично вы знаете правду о тревел-менеджменте?
Возможно, правда ранит, но еще сильнее ранит отсутствие правды и прямой открытой коммуникации внутри компании. Но проблема в том, что у каждого свое мнение насчет того, что такое правда и как следует ее выражать.
Вот лично вы знаете правду о тревел-менеджменте?
Конечно, знаете, потому что вы, как я предполагаю, когда пишу для этой колонки, — тревел-менеджер, координатор или, по меньшей мере, специалист, знакомый с миром делового туризма.
Но, пожалуйста, спросите ваших бизнес-путешественников, топ-менеджеров компании, коллег из отдела закупок или HR-департамента, что для них означает тревел-менеджмент, и вам будет сложно укрыться от потока множества разных «правд».
Наилучший выход из положения — собрать за одним столом всех значимых «игроков» и обсудить все задачи, должностные обязанности, определить выполняемые функции и зоны ответственности, а также выяснить, каковы ожидания каждой из сторон.
Управление деловыми поездками — междисциплинарная сфера деятельности. Тревел-менеджер в процессе работы постоянно контактирует со специалистами по закупкам, сотрудниками финансового департамента и отделов HR, IT, с руководителями высшего звена, тревел-агентами и, безусловно, самими деловыми путешественниками. И нет таких проектов и программ, разработка и реализация которых может обойтись без участия некоторых или всех заинтересованных лиц.
В процессе коммуникации часто возникает следующая проблема: у каждого свое восприятие, свои идеи и соображения на счет business travel, индивидуальные пожелания и потребности, к тому же сама тема деловых поездок — важная и в каком-то смысле чувствительная. В конце концов, все люди путешествуют и хотят так или иначе выразить собственное мнение на этот счет.
Для построения эффективного общения тревел-менеджеру необходимо, помимо прочего, заниматься самомаркетингом и уметь объяснить другим сотрудникам ценность и значимость своей роли в компании. Чтобы продемонстрировать вклад в развитие компании и преимущества, которые дает ей именно департамент по управлению деловыми поездками, можно воспользоваться KPI. При этом необходим адресный подход: каждую целевую группу интересуют какие-то свои показатели эффективности деятельности отдела тревел-менеджмента.
Например, специалистам по закупкам важно знать среднерыночные цены, тарифы, каков эффект масштаба (то есть какой экономии можно добиться за счет увеличения объема тревел-закупок). Сотрудников HR-отдела интересует compliance и возможности для мотивации персонала, а финансовых контролеров — бюджет, его освоение, анализ причин отклонения от него.
Топ-менеджерам компании нужен комплексный анализ, в том числе сравнительный, который поможет ответить на вопросы, где компания «находится», в каком направлении движется, каков потенциал оптимизации и как можно его реализовать. Что касается непосредственно тех, кто отправляется в деловые поездки, то они, в конечном счете, хотят безопасности и комфорта.
Чтобы коммуникация была полноценной и всеобъемлющей, тревел-менеджеру необходимо постоянно находиться в контакте с бизнес-путешественниками, обеспечивать им поддержку, в том числе, информационную. Следует также поощрять открытость и общительность путешественников, даже критику с их стороны — более того, тревел-менеджер должен всегда принимать ее, даже если произошло какое-то недоразумение и недопонимание.
Иными словами, специалист по управлению деловыми поездками должен уметь ставить себя на место своего «подопечного», стремиться понять его интересы и запросы, тем более что сам по себе business travel — это комплексный и стрессогенный процесс. Задача тревел-менеджера — сделать так, чтобы путешественник воспринимал его как помощника, а не «врага». Поэтому здесь важны не только компетентность и профессионализм, но и дипломатичность и обходительность.
Как известно, нравиться всем невозможно, — да и не это цель тревел-менеджера: он должен понять ожидания каждой из заинтересованных сторон и в соответствии с этим корректировать коммуникацию, не забывая к тому же подчеркивать успехи и эффективность управления деловыми поездками.
