Отельная программа — ключевой элемент системы организации деловых поездок в ООО «ВК». С ней сотрудники могут рассчитывать на комфортное размещение во время командировок. В нашем случае, программа охватывает широкий перечень отелей в Москве и Санкт-Петербурге, так как здесь расположены основные офисы компании
Отельная программа — ключевой элемент системы организации деловых поездок в ООО «ВК». С ней сотрудники могут рассчитывать на комфортное размещение во время командировок. В нашем случае программа охватывает широкий перечень отелей в Москве и Санкт-Петербурге, так как здесь расположены основные офисы компании.
Как мы знаем, в 2024 году многим пришлось пересмотреть тревел-политики и увеличить лимиты, так как наблюдался опережающий рост тарифов на гостиничные услуги. Введение туристического налога и общая трансформация налоговой системы создали неопределенность в прогнозировании ценовой политики отельеров. Повышение ключевой ставки Центрального Банка РФ оказало влияние на стоимость аренды зданий, занимаемых значительной частью отелей. Уход с российского рынка ряда международных гостиничных операторов и поставщиков услуг повлек за собой необходимость пересмотра логистических цепочек и контрактных условий.
Стратегии сохранения баланса
В связи с этими изменениями большинство уже согласованных тарифов стали выше установленных в компании лимитов на проживание. И мы были вынуждены возобновить переговоры с отелями в поисках компромисса.
Для нашей компании создание комфортных условий для сотрудников в командировках — важный фактор, напрямую влияющий на эффективность рабочего процесса. Мы стремится находить оптимальные решения для соблюдения баланса между благополучием работников и оптимизацией расходов.
Гибкие тарифы. С некоторыми отелями мы уже подтвердили гибкие тарифы. Подтверждение этих специальных цен без включенного завтрака позволяет снизить стоимость проживания, сохраняя при этом доступность объекта размещения.
Новые партнеры. Мы заключили договоры с новыми отелями, чтобы расширить выбор и получить более конкурентные предложения.
Размещение в двухместных номерах. В отдельных случаях коллеги готовы к совместному проживанию в номере, но в отеле более высокой категории, что способствует оптимизации затрат на размещение.
Гибкая тревел-политика. Внедрение гибкой тревел-политики, учитывающей разные факторы, связанные с характером командировки, ее продолжительностью, и спецификой работы сотрудника, позволяет сокращать расходы на деловые поездки, сохраняя при этом необходимый уровень комфорта. Такой подход помогает эффективно распределять ресурсы, обеспечивая рациональное соотношение стоимости и качества размещения.
Самостоятельное бронирование. Многие отели-партнеры предоставляют корпоративные тарифы не только для служебных, но и для личных поездок клиентов. В определенных ситуациях мы используем схему самостоятельного бронирования, при которой сотрудник сам оформляет заказ по корпоративному тарифу, а компания компенсирует расходы после завершения поездки.
Преимущества такого подхода заключаются в налоговой оптимизации (исключается начисление НДС при бронировании со стороны компании) и соблюдении политики (гарантируется соответствие утвержденным лимитам).
И, конечно же, гибкость — сотрудники могут использовать корпоративные условия для личных поездок, а это повышение лояльности к компании.
Важный фактор — сохранение партнерских отношений
Эффективное управление отельной программой требует постоянного мониторинга рынка, гибкости в принятии решений и индивидуального подхода к запросам сотрудников. Внедрение различных инструментов, таких как переговорный процесс, расширение выбора поставщиков, особые тарифы и система грейдирования, позволяет компании эффективно управлять расходами на бизнес-тревел и обеспечивать сотрудникам максимально комфортные условия, способствуя повышению их продуктивности.
Именно благодаря этому открытому диалогу с партнерами мы находим совместные оптимальные решения даже в условиях динамично меняющейся внешней среды. Уверена, при таком взаимодействии нам все по плечу!
Анна Костылева,
ведущий менеджер отдела деловых поездок ООО «ВК»
