Стандартное положение о командировании было основой тревел-менеджмента на протяжении нескольких десятков лет, пока не появились технологии. Благодаря им из статичного, «надзорного» механизма тревел-политика превращается в стратегический инструмент
Стандартное положение о командировании было основой тревел-менеджмента на протяжении нескольких десятков лет, пока не появились технологии. Благодаря им из статичного, «надзорного» механизма тревел-политика превращается в стратегический инструмент, с помощью которого можно влиять на поведение сотрудников, сокращать расходы и делать командировки максимально эффективными. Более того, этот инструмент можно усовершенствовать. И вот как:
— Определите основную задачу компании: сократить расходы? Улучшить duty of care? Помочь сотрудникам определить оптимальный режим работы?
— Привлеките к организации командировок все заинтересованные стороны. Это могут быть департамент HR, финансовый отдел, служба безопасности, IT и другие. Ведь очень важно мыслить масштабно — задумываться о нераскрытом потенциале сотрудников, обеспечении их личной безопасности, защите данных.
— Будьте изобретательны. Тревел-данные — очень богатый источник информации, золотая жила, но к ее разработке нужно подойти креативно. Продемонстрируйте совету директоров, как много средств вы экономите компании — это повысит ваш имидж в их глазах. Главное — не забывайте регулярно называть цифры, свидетельствующие об эффективности вашей программы. Покажите, что экономите больше, чем тратите.
— Внимательно изучите финансовые отчеты путешественников. Может оказаться, что вы тратите миллионы на услуги поставщиков, с которыми у компании нет соглашений, и которые даже не заслуживают упоминания в тревел-политике (например, службы такси или рестораны).
— Проверьте, насколько все ваши бизнес-процессы эффективны и обоснованы. Оптимизируйте слишком громоздкие, избавьтесь от лишнего.
— Если соблюдение тревел-политики должно вести к экономии, то этот документ должен быть составлен логично. Копните немного глубже, чем обычно, чтобы понять причины, по которым положение о командировании не соблюдается. Вы удивитесь — иногда, действуя в обход тревел-политики, путешественники экономят деньги компании! Например, номер в предпочтительном для организации отеле стоит дешевле выбранного бизнес-туристом, но при этом гостиница находится на окраине. Туда придется вызывать такси, и преимущество этого объекта перед остальными сведется к нулю.
— Сфокусируйтесь на путешественнике. Попробуйте «влезть в его шкуру» и понять, почему он систематически действует в обход правил. Выясните, что для него важно — так вы сможете помочь сотруднику работать эффективнее. Вам предстоит решить вопрос, нужно ли корректировать поведение бизнес-туриста или какие-то положения тревел-политики.
— Общайтесь! Будьте креативными — тогда вы сможете привлечь внимание путешественников. Не пренебрегайте короткими воодушевляющими видеороликами, инфографикой и другими визуальными средствами, чтобы еще раз рассказать сотрудникам о тревел-политике, каналах бронирования, ответить на часто возникающие вопросы.
— Игрофикация. Различные соревнования и поощрение победителей поможет повысить уровень соблюдения правил бронирования.
— И помните о взаимных обязательствах. Компания отвечает за обеспечение безопасности сотрудников в поездке, а бизнес-туристы, со своей стороны, должны соблюдать внутренние правила организации.
Хотя, если вы были на наших форумах BBT/ACTE в Дублине и Лондоне, об этом вы уже знаете. Ждем вас на наших следующих образовательных мероприятиях!
Кэролайн Аллен,
региональный директор ACTE по Европе, Ближнему Востоку
и Африке
