Для большинства деловых путешественников командировки — это в первую возможность лично встретиться с коллегами, партнерами или клиентами. Коммуникация в поездках не так важна, пожалуй, лишь для так называемых «синих воротничков» — сотрудников, которые устанавливают и поддерживают оборудование.
Только при общении лицом к лицу вы видите собеседника в трех измерениях и задействуете все шесть чувств. Вы можете коснуться человека и ощутить его запах, уловить настроение по интонации, даже «раскусить» того, с кем говорите. Любые другие способы коммуникации не дают такого эффекта! Давайте их рассмотрим.
Электронная почта — худший инструмент для делового общения. Уверен, вы убеждаетесь в этом изо дня в день. Но во многих компаниях и коллеги, которые сидят на одном этаже, пытаются обсуждать вопросы в переписке. Не устаю повторять: это не работает! Используйте почту, чтобы назначить встречу. Впрочем, и это не всегда бывает просто. Менеджеры по продажам на своем опыте знают: даже если сообщение преодолело спам-фильтр, не факт, что адресат прочтет не только тему письма.
Более эффективный канал коммуникации — телефон, потому что вы можете и говорить, и слушать. Но как часто удается заполучить клиента только посредством телефонных разговоров? А сотрудников отдела закупок вообще, похоже, на специальных тренингах обучают тому, как никогда не быть доступным по телефону. Как правило, это средство связи подходит лишь для короткого обмена информацией. В нашей индустрии многие, к примеру, все еще используют его, чтобы осуществлять бронирования через TMC.
Все чаще компании проводят телеконференции, особенно во времена экономических кризисов. Крупные корпорации и вовсе применяют для видеосовещаний сложные передовые технологии, которые создают трехмерный образ собеседника. Порой с первого взгляда и не понять, кто в переговорной комнате присутствует лично, а кто — виртуально.
Хотя провести дистанционное заседание можно и по Skype. Я считаю, что это отличная альтернатива тем решениям, которые предлагают телекоммуникационные компании. Дешево и сердито. Прелесть Skype еще и в том, что вы можете показывать различные документы, изображения или видеозаписи благодаря функции демонстрации экрана.
Конечно, видеоконференции позволяют оптимизировать затраты на командировки. Однако я по-прежнему уверен, что даже когда участники знают друг друга и повестка дня всем хорошо ясна, результат такого обсуждения не сравнится с итогами личной встречи.
Видеться вживую просто необходимо для успешных продаж и обслуживания клиентов. В арабском мире, к примеру, вообще редко кто согласится на сотрудничество, не пообщавшись с потенциальными партнерами лицом к лицу.
Время от времени лично встречаться нужно и работникам одной компании. Тем более, когда речь идет о коммуникации сотрудников, которые находятся на разных уровнях управленческой иерархии. Иногда сокращение расходов заходит так далеко, что руководство просто не может познакомиться со своими подчиненными в филиалах в разных странах. Представляете, один мой знакомый устроился на новую работу, но через 15 месяцев уволился из компании, потому что за все это время так и не встретился со своим боссом лично. К слову, текучесть кадров определенно обходится дороже, чем командировка.
В конце концов вместе с глобализацией будет расти и бизнес-туризм, хотя под давлением сложившейся экономической ситуации технологии дистанционных коммуникаций и набирают популярность. Могут ли они служить заменой деловым поездкам, в каждом конкретном случае должен определять тревел-менеджер. Кроме того, следует регулировать количество сотрудников, путешествующих вместе. Ведь совсем не обязательно отправлять в командировку по три человека — иногда для решения каких-то бизнес-задач бывает достаточно одного или двух. При этом каждая не предпринятая поездка сэкономит бюджет. В общем, главное — правильный баланс.
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia
