Каждая компания, решая вопрос автоматизации командировочного процесса, задумывается, что лучше — готовый продукт, а таковые предлагает уже большое количество поставщиков на российском рынке, начиная от компаний, связанных с 1С, и заканчивая TMC, либо своя разработка.
Что касается нашей организации, то мы отказались от готового решения агентства, потому что нам было важно интегрировать в платформу свои формы документов. А потом наш OBT сейчас связан с тремя платформами тревел-поставщиков, что открывает нам доступ к бронированию абсолютно разных услуг. Кто-то работает по системе абонентской платы, кто-то по системе сборов, кто-то делает вид, что работает на нуле. Но такое подключение к разным поставщикам нас особенно выручает в случае, когда командировка планируется на непопулярном направлении.
Поэтому изначально для меня, как руководителя бизнес-процесса по оформлению командировок, вопрос состоял не в том, чей готовый продукт купить, а как создать синергию — комплексный OBT, который бы отвечал и потребностям группы компаний, и заимствовал самые лучшие методологии, которые есть на рынке.
Да, как и многим коллегам, приходится подчас убеждать в необходимости автоматизации бизнес-процессов руководство. Мне помогает тот факт, что компания территориально распределенная, а переход на автоматизированные системы, в том числе с применением электронной подписи, позволяют избегать дополнительных затрат на обмен бумажными документами, существенно сокращая время на документооборот. И самое главное — это снимает риски, связанные с нарушением трудового законодательства и хранением персональных данных.
Что важно сделать любой компании, прежде чем начать автоматизацию? Самое важное — найти все точки, определить все процессы, связанные с командировкой. И далее понять, что придется доработать самим, а что можно взять готовое.
Как уже говорила, я выбрала путь синергии. Из готового взяла площадку, то есть платформу для оформления командировок. Признаюсь, работать с персональными менеджерами на массовое оформление командировок считаю нецелесообразным. Я ни в коем случае не умаляю их заслуг, но для того, чтобы обеспечить бо́льшую скорость, чтобы сохранить ответственность на сотруднике, который занимается оформлением бизнес-поездок, а «не размазывать» ее между несколькими людьми, выступаю все-таки за готовую платформу для оформления командировок.
Что оказалось для меня первостепенным? Дружелюбность площадки, возможность оформить все услуги комплексно, а также получить потом их стоимость в учетной системе компании. Также была необходима сохранность персональных данных. Ну и, конечно же, окно обратной поддержки для нестандартных случаев.
Что еще? Удобная точка входа для каждого сотрудника на этапе «Мне нужно поехать в командировку». Другими словами, возможность с любого устройства, даже с помощью Алисы, сказать «Я хочу поехать в командировку», назвать пункты отправления/назначения и сформировать заявку, указав в ней даты, пожелания по транспорту и гостинице. Плюс опция, позволяющая отметить, что поездка будет выполняться на собственном транспорте.
Далее заявка следует по маршруту согласования, который предусмотрен в компании. Маршрут этот короткий, фактически решение о согласовании командировки принимается одним лицом.
Также было необходимо, чтобы по результатам согласования у меня сформировался полный пакет документов. Этот пакет документов «прилетает» ко мне в заявку сразу из нескольких систем. При этом моя заявка не оторвана от платформы поставщика, но она и не на его платформе. Она с нею интегрирована. Данные по сотруднику передаются на платформу, где оформляются все услуги, информация о стоимости загружается в заявку на командировку, а по завершении бизнес-поездки автоматически создается авансовый отчет.
В нашей системе максимально применяется электронное подписание, мы стараемся избегать бумажного оформления. Весь организационный процесс по командировке автоматизирован и занимает буквально считанные минуты.
Авансовый отчет, сформированный также автоматически, приходит на почту сотруднику, где он может дозаполнить необходимые расходы, а потом направить его на дальнейшее утверждение. Все расходы отражаются во всех учетных системах в соответствии с настройками бюджетных лимитов. Резервные средства тоже предусмотрены, и при производственной необходимости тревел-бюджет может быть увеличен.
Но самая большая моя гордость — это автоматический расчет суточных. Когда заявка на командировку согласована, суточные рассчитываются исходя из количества дней командировки. Выплаты назначаются (опять же!) автоматически, что позволяет выплачивать их достаточно быстро без каких-либо препятствий.
Наша система гибкая, быстрая, ориентирована на полное соблюдение трудового законодательства РФ, требований к использованию персональных данных и в соответствии с локальными нормативными документами компании. И главное — не требует бумажной волокиты.
Сейчас она работает на базе IBM, но в самое ближайшее время весь процесс управления командировками мы обязательно импортозаместим — с тем же функционалом, но на другой платформе.
Елена Кучигина,
начальник службы документационного и административно-хозяйственного
обеспечения группы «НефтеТрансСервис»
