«Ой, спасибо вам большое! Всё мне рассказали, а то мне дочка отель забронировала на ночь рядом с аэропортом, потому что непонятно, где такси искать... Кстати, а вы не знаете, как доехать до гостиницы при аэропорте?» — такой разговор у меня состоялся совсем недавно в самолете с пассажиркой на соседнем кресле — русской женщиной, давно живущей в США и иногда прилетающей в Россию встретиться с родственниками, друзьями, насладиться культурным кодом обеих столиц и «русским духом» в целом.
Выдав за час полета максимум информации в русле «Курса начинающего путешественника», я задумалась о том, что любая поездка требует подготовки и сейчас, пожалуй, даже гораздо более остро, чем в допандемийные времена, позиция «доедем — разберемся» выглядит несостоятельной и рискованной.
Не сомневаюсь, что профессиональная аудитория издания считает недопустимым организовывать командировку за рубеж без подробного пошагового плана и детальной проработки нюансов. Однако, c учетом массовости и скорости изменений в сфере деловых поездок в мире в общем и дополнительных вызовов, возникающих в новой реальности для российских граждан в частности, для профессиональных тревел-менеджеров владение всей полнотой «базы знаний» об особенностях организации командировок в ту или иную страну становится еще более важным. Зачастую даже на простом, бытовом уровне.
Скорость изменений такова, что то, что было действительным вчера, утрачивает актуальность сегодня. Даже для россиян периодически вводят изменения, которые можно учесть, если они попали в «базу знаний» своевременно.
Поделюсь примером из недавнего личного опыта: в международном терминале аэропорта Шереметьево ввели процедуру самостоятельного паспортного контроля по биометрии для обладателей загранпаспортов новых серий. При вылете из России достаточно выполнить ряд интуитивно понятных требований и самостоятельно пройти паспортный контроль, сэкономив время на ожидании в очереди в «окошки» с физически присутствующим сотрудником. После самостоятельного прохождения паспортного контроля можно проставить штамп о пересечении границы в паспорт у специальной кабины с сотрудником Пограничной службы ФСБ России. Учитывая, что моя поездка носила частный характер, я порадовалась, что вопрос для людей, направляющихся в командировки, наконец, качественно решен и теперь они могут получить требуемый для отчетности штамп о пересечении границы и при выезде, и при въезде в РФ (в самом начале введения режима пересечения границы самостоятельно по биометрии такой сервис не был предусмотрен, что приводило к сложностям с отчетностью по командировкам для тех, кто им воспользовался и не имел штампа о пересечении границы РФ в паспорте).
Но... радость от введения эффективных процедур была недолгой — ровно до момента посадки в самолет, когда всех «умниц», воспользовавшихся достижениями новых технологий и решивших, что вне командировки штампик в паспорте точно не нужен, не пустили в самолет до проверки в ручном режиме факта пересечения границы! То есть сотрудники погранконтроля, вызванные к гейту, буквально забирали такие паспорта и по телефону, диктуя их номер и прочие персональные данные, получали подтверждение «прошел — не прошел» паспортный контроль, на основании чего совершался допуск в самолет. Сказать, что «толпа разбушевалась», а справедливому возмущению и эпичным оценкам механизма внедрения новых технологий не было предела — не сказать ничего... Я не сомневаюсь, что в ближайшее время механизм будет доработан и именно эта дискомфортная ситуация будет устранена, но очевидно, что, если бы я знала о такой особенности процедур заранее, поставила бы штамп о пересечении границы в паспорт.
Такого рода ситуация — вопрос приемлемого дискомфорта в моменте (к тому времени, когда я наконец попала в самолет, почти все места на багажных полках уже были заняты). Но при путешествиях в другие страны, особенно в такие популярные в последнее время, как Китай, Индия или Иран, рутинные моменты в поездках могут обернуться настоящими сложностями с небезобидными последствиями.
Надеюсь, что цикл материалов об особенностях организации отдельных аспектов деловых поездок на BBT (идея, которую поддержали все участники первой сессии Index BBT Club) пополнит ту самую базу знаний профессионалов отрасли, позволит экспертам поделиться качественным и самым актуальным опытом, востребованным для повышения уровня организации командировок и создания алгоритма действий в форс-мажорных ситуациях.
Представляется, что в качестве отправной точки такого разговора стоит рассмотреть вопрос о визовой поддержке, уровень сложности которого уже сейчас становится краеугольным камнем для принятия решения о той или иной командировке в целом. Планирование поездки в ЕС без наличия действующей визы стало «марафоном на длинную дистанцию» — начинать подготовку такой командировки нужно сильно заблаговременно, преодолевая многие стереотипы командируемых коллег о том, как они получали свои прежние долгосрочные многократные визы. Начиная с бронирования слота на подачу документов на визу в визовом центре до вопросов о сроках рассмотрения собранного пакета документов и сроках/условиях действия выданной визы — вопросы, ответы на которые сейчас не стоит прогнозировать. Уровень неопределенности и изменчивости ситуации в этой сфере высок как никогда.
Несомненно, что визовые службы всех ведущих ТМС рынка России, а также компании, специализирующиеся исключительно на оказании услуг по визовой поддержке, обладают самой актуальной информацией и могут дать ценные рекомендации в каждом конкретном случае. Однако бывают случаи, когда порядок обращения или требования к сопроводительным документам меняются столь стремительно, что эти изменения сложно отследить в режиме «здесь и сейчас» даже профессионалам.
Вместе с тем, по мере смещения акцентов межгосударственного общения в сторону стран Азии, Африки, Ближнего Востока и возникновения потоков командировок в эти регионы, в качестве отличной новости можно рассматривать как наличие действующих соглашений об упрощенном въезде для граждан РФ во многие из этих стран, так и, например, открытие визового центра КНР в Москве. О несомненной популярности Китая как направления для делового и обычного туризма говорит резко взлетевшая сразу после открытия загруженность визового центра.
Об особенностях организации деловых поездок в Китай и не только, об инструкциях для путешественников и о том, что делать в различных нетривиальных ситуациях, предлагаю поговорить в следующих материалах.
Надежда Клебанова,
директор департамента административных сервисов
фонда «Сколково»
*Китайская мудрость
**А мы напоминаем, что осенняя серия сессий Index BBT Club продолжается. Следующая встреча экспертов рынка — «Мост в будущее» — состоится в Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park 2 ноября.
