MICE-агентства соревнуются между собой за клиента, зачастую даже не допуская мысли о том, что конкурировать теперь им приходится еще и с отелями. Как написала ранее Надежда Дубова, многие российские гостиницы сегодня в этом смысле удивляют — приятно. За последние 5-10 лет на нашем рынке появилось большое количество новых объектов (сетевых и не только), предлагающих для организаторов мероприятий самые разнообразные предложения, программы, скидки... И зачастую, на что уже обращала внимание Валерия Славина, с отелями в России сотрудничество напрямую обычно дешевле, чем через посредника.
Еще лет десять назад стандартный конференц-пакет практически любого отеля включал в себя аренду классической конференц-комнаты, необходимо было заранее обговаривать технические условия (подключение к интернету, наличие экранов), а обычная кофе-пауза предполагала пакетизированный кофе/чай и бутерброд с сыром/колбасой.
Сейчас же под конференцию можно арендовать любую площадку отеля: от террасы на приотельной территории среди зеленого сада или балкона с видом на панораму города до конференц-помещений сложных конфигураций (с перегородками-трансформерами).
Наполнение конференц-зоны также многообразно: современная офисная мебель, кресла-подушки, многофункциональные аппараты для организации видеозвонков, беспроводной скоростной интернет, онлайн-навигация, современные проекторы, кинотеатры... А кофе-пауза может стать настоящим произведением кулинарного искусства! Вот вам и свежесваренный кофе, и заваренный листовой чай разных сортов, и свежевыжатые соки, и кошерное меню, и здоровое питание, и стилизованная подача в форме логотипа компании нежнейших муссов и суфле... Что говорить, в ресторанах отелей все чаще можно встретить поваров со звездами Мишлен!
Вопросы с оплатой также решаются в любых удобных для клиента вариантах: постоплата, предоплата, оплата наличными, банковской картой.
И самое главное — для организации конференций в отелях есть отдельные сотрудники, готовые оказывать заказчику постоянную поддержку, которая уже входит в стоимость мероприятия.
Например, недавно мне нужно было организовать мероприятие на 55 человек, с шестидневным проживанием в номерах разной категории, арендой нескольких конференц-залов, гала-ужином, трансфером, трехразовым питанием, сменой площадок внутри отеля (боулинг, бассейн, профессиональное караоке, интеллектуальный квест в здании отеля, каток). Естественно, запрос поступил буквально за три дня до самого мероприятия, привлекать MICE-агентство было некогда.
Поиск площадки не занял много времени и особо не оставлял альтернативы: необходим был отель недалеко от одного из столичных аэропортов, но в тихой лесной зоне. Тогда я направила в отель запрос (к слову, по моему опыту, чем он будет более конкретизирован, тем более точный ответ вы получите), и буквально в течение часа мне подготовили предварительную смету, исходя из наших пожеланий. За один рабочий день менеджер направил нам подтверждения бронирования, был организован трансфер для прилетающих сотрудников, забронированы места на стоянке отеля для тех, кто приезжал на автомобилях. Были согласованы конференц-пакеты, составлена техническая часть, рассадка, навигация по отелю, аренда боулинга, караоке бара, нам предложили уже готовую программу квеста. Также мы обговорили меню. А один из ужинов менеджер предложил провести на корабле — с обзорной экскурсией по Москве! Кстати, он был с нами все дни мероприятия, а возникающие вопросы, в том числе оплата и заказ дополнительных услуг, решались в течение нескольких минут без затруднений.
А во время welcome drink в холле отеля появился рояль, на котором директор нашей компании играл некотрое время, встречая гостей, что было необычно и порадовало не только сотрудников, но и постояльцев отеля. Во время банкета шеф-повар лично вынес десерт и готов был выслушать мнение о приготовленных к банкету блюдах. А в номерах сотрудников ожидали комплименты от спа-центра.
Что интересно, помощь в организации мероприятия для нашей компании ничего не стоила: мы оплачивали только проживание, банкеты и конференц-пакеты, а после мероприятия получили бонусы по программе лояльности отеля, которые так же в дальнейшем можем использовать для получения скидок.
Так что, если мы не говорим о крупных мероприятиях с масштабными площадками, сложной логистикой, разнообразными развлекательными мероприятиями, можно уже смело обращаться напрямую в отель, чтобы посредник не стал тем самым третьим лишним. Квалифицированные менеджеры отеля помогут в организации мероприятия, предложат интересные решения и сэкономят средства компании.
Анастасия Дульнева,
ассистент генерального директора ООО «ВАБКО Рус»
