Исторически сложилось, что в России рынок организации праздников — назовем современный «ивент» так — и рынок бизнес-мероприятий существовали и существуют до сих пор раздельно. Еще в 90-х годах после распада СССР произошло формирование двух различных структур: event-индустрии, к услугам которой обычно прибегали внезапно обогатившиеся «новые русские» граждане, а также индустрии встреч (MICE), которая зародилась вместе с заходом на российский рынок международных компаний.
Постепенно международные компании стали приживаться в российской действительности и привносить свою культуру в массы. Именно в это время появились новомодные понятия «тимбилдинг» и «корпоративная культура», и рынок организации индивидуальных праздников ринулся в нишу корпоративных мероприятий.
Пожалуй, сейчас на рынке нет агентства, которое успешно совмещало бы и логистику, и «ивент-компетенции». К сожалению, у нас тоже сложилась репутация агентства MICE без Е. Только в последнее время нас начинают ассоциировать с компанией, которая может справиться с мероприятием под ключ без привлечения сторонних event-агентств.
Глобально, менеджмент любого мероприятия должен включать в себя все. Если же агентство позиционирует себя просто логистическим, то, скорее всего, на него можно навесить ярлык «бизнес-тревел». Ведь любое событие делается для чего-то, у него есть идея. Даже прыжки в мешках преследуют определенную цель — будь то сплочение коллектива или повышение лояльности к бренду. Агентство, которое относит себя к сфере MICE, в первую очередь при получении брифа от клиента должно задуматься о том, какой эффект от данного мероприятия преследует заказчик. Как событие должно изменить его участников?
По рынку гуляют абсолютно абсурдные истории о случаях, когда клиент брал двух или трех различных поставщиков. Невозможно проконтролировать ситуацию, когда нет понимания, где заканчивается задача у одного агентства и начинается у другого.
Вот простой пример: клиенту нужен welcome-кофе перед конференцией. При этом за стол отвечает MICE-агентство, брендированные скатерти и печенье привозит event-агентство, а кофемашину — отель. Здесь возникает вопрос — кто в этой цепочке несет ответственность за мероприятие в целом? Кто должен расстелить скатерть на стол, если скатерть от одного агентства, а стол — от другого? Простой случай, но он наглядно показывает, что при делении задач по организации мероприятия на несколько кусков между агентствами, на стыках взаимодействия этих агентств будет отсутствовать ответственный.
Есть случаи, когда в основной зал заказывается одна и та же техника или транспортные запросы дублируются и в MICE-агентство, и в event. Какая уж тут речь об оптимизации расходов?
Мы, конечно, всегда стараемся избежать такого рода «факапов» и требуем контакт event-агентства, чтоб связаться с ним самостоятельно и задать все необходимые для нас вопросы. Есть кейсы, когда мы работаем с очень опытными агентствами, но, поверьте, их немного.
В текущем времени очень тяжело представить MICE-агентство, которое совсем не ориентируется в «ивенте». Еще перед встречей с клиентом необходимо задавать вопросы, почему он вообще организовывает мероприятие, что им движет. Исходя из ответов клиента, можно и направление подобрать, а не тыкать в различные страны наугад. Да и когда делаешь предложение, классно, если направление и концепция «совпадают». Идеально, когда эти две составляющие прорабатываются одновременно — тогда и мероприятие получается качественное и цельное.
Отдельная история, также заслуживающая внимания, это выписка билетов через стороннее агентство бизнес-тревел. Так, один раз у нас 50 человек прилетели на день раньше. Инициатор со своим агентством что-то поменял с рейсами. Ну и мы были, естественно, не в курсе. Вот представьте, каково было этим несчастным людям, которых никто не встретил в чужой стране, и нам, которые пытались срочно решить этот вопрос.
Что вообще из себя представляет MICE-агентство? Это, по сути, агрегатор, который подбирает правильно поставщиков и членов команд. Да, верно, и event-агентство — это тоже агрегатор, они подбирают артистов, нанимают аниматоров, ведущих, режиссеров. На сегодняшний день не так много event-агентств и MICE-агентств, которые держат в штате режиссеров и креаторов. Намного эффективнее подбирать ту или иную команду под определенную задачу и специфику, как, собственно, и мы поступаем.
Не может MICE-агентство не быть универсальным. Это то же самое, как если мы заявим, что подбираем только отели 5*, а с другими запросами обращайтесь в другие агентства. MICE-агентство должно уметь организовывать мероприятия, а не просто пересылать информацию от партнера клиенту. MICE-агентство должно уметь создавать эффективные команды под проект. Причем масштаб этих проектных команд на порядок шире, чем у event-агентства, так как они включают в себя все звенья цепочки.
Вот пример неэффективной команды: когда режиссер на конференции от event-агентства, а менеджер проекта — от MICE. Собственно, event-агентство отвечало за контент конференции, а MICE — за питание и площадку.
Итак, обед в фойе запланирован на час дня. В 12.10 распахиваются двери зала — и в фойе высыпает одновременно тысяча человек. Мы понимаем, что это — провал, потому что обед еще не сервирован, а режиссер не подумал предупредить нас о том, что конференция окончится на час раньше заявленного тайминга. Вот чья здесь ответственность, кстати?
И таких историй — миллион: вынос горячего во время речи генерального директора, неподходящий размер маркетинговой продукции и так далее.
Это то, что происходит, когда нет общего видения мероприятия.
Ну и самая трагикомичная история, которая давно ходит по рынку. На гала-ужин сцену делало MICE-, а программу — event-агентство. В середине вечера на сцену вышло 300 человек, и сцена провалилась. Потому что она не была рассчитана на такое количество участников, но ни одному из тех, кто готовил наполнение программы, не пришло в голову предупредить о ее деталях тех, кто был ответственен за стройку.
Думается мне, что эта компания уж точно больше никогда не будет делить мероприятие на несколько частей.
Георгий Кулев,
операционный директор Upjet Travel Group
