В августе нам предложили помочь провести MICE Excellence Forum — новый проект для организаторов деловых и развлекательных мероприятий. Мы много работаем с MICE-агентствами, и нам понравилась идея создать такое знаковое событие для дружественной индустрии. Итак, обсудив задачи с организаторами, мы начали готовить проект.
Три месяца до события
Местом проведения был выбран Hyatt Regency Moscow Petrovsky Park. По задумке форум объединял в себе несколько форматов: конференцию, воркшоп и гала-вечер. С учетом технических нюансов площадки мы придумали концепцию застройки, а наш креативный отдел отрисовал дизайн-макеты для каждого зала форума. Правда, когда концепт был уже готов, оказалось, что возможности забронировать монтажные сутки накануне MEF нет, так как в день перед мероприятием там уже было запланировано другое. При этом заказчики в лице организаторов не хотели жертвовать качеством и красотой застройки. Мы поняли, что время заезда и застройки придется рассчитать по секундам. Хорошо, что площадку мы уже знали, это несколько облегчило подготовку.
Месяц до события
После того как проект был концептуально согласован, начали тщательную проработку всех технических нюансов: очерчивание конструкций, проектирование, отрисовку финальных макетов для производства декораций. Работа шла в сжатые сроки. Например, из-за длительного процесса утверждения макетов всеми партнерами, производство брендированных зон было запущено за два дня до форума. Но мы все успели.
«На этом месте хочется сказать что-то вроде «Господа присяжные заседатели, просим вас быть милостивыми и при рассмотрении данного дела учесть тот факт, что в результате внезапного локдауна в Москве и последовавшей за ним еще больше нестабильностью в проведении мероприятий, окончательный список партнеров был утвержден за неделю до форума, — комментирует Ирина Михалькова, креативный директор MEF. — Это страшный сон и триумф организаторов одновременно, ведь с одной стороны, дает возможность надеяться, что партнеры могут прийти и за такой короткий срок до события, с чем мы не сталкивались до пандемии. Но, с другой — влечет колоссальный стресс в работе с их брендингом, в том числе по той причине, что некоторые компании не могут не согласовать его с зарубежными хедофисами, которые не всегда работают 24\7».
Сутки до события
18 ноября в 20.00 мы заехали на площадку, а 19 ноября в 7.00 должны были показать полную техническую готовность всех залов. Для застройки, состоящей из трех самостоятельных площадок для образовательных сессий, воркшопа и гала-ужина, это мало.
От технического продакшна на площадке работало около 60 человек: руководитель проекта, технический директор, менеджеры, режиссеры, операторы, техники, инженеры и декораторы. Чтобы сэкономить время, мы постарались оптимизировать заезд и монтаж. Для этого развели потоки: организовали дополнительные зоны разгрузки и завозили технику и декорации отдельно. Так мы договорились с площадкой о разрешении пользоваться лифтом, которым другие застройщики обычно не пользуются, и открыли дополнительные двери. Бо́льшую часть сценических конструкций и вовсе заносили в полусобранном виде, чтобы минимизировать монтаж на площадке.
Кроме масштабной застройки, включающей в себя проведение электрики для исключения сбоев электроэнергии (на площадке от партнеров было много интерактивных зон, требующих отдельных точек питания), было много мелких моментов. А как мы все знаем, именно за ними нужно следить внимательнее всего, ведь мелочи формируют качество. Лейтмотив этого проекта — сокращенный тайминг. Казалось бы, произвести 60 стоек с табличками для воркшопа совершенно несложно. Но так как их подтвердили буквально за сутки до проекта, напряжение росло. В итоге их произвели в ночь монтажа и завезли на площадку, когда работа уже кипела.
«Стойки с навигацией на воркшопе — это боль. Я проводила похожие мероприятия в течение пяти лет, при этом у меня все еще не было в голове идеальной картинки. Тут одноразово, там — шатается, тут видно, что дешево. Поэтому, когда мы в итоге решили, что будем отливать собственные конструкции из металлического профиля, времени и правда оставалось совсем чуть-чуть, — рассказывает Ирина Михалькова. — Отдельно хочу отметить вот какой момент: наш форум можно смело назвать международным, потому что на него приехали несколько иностранных гостей. Однако это сразу про синхронный перевод, и когда мы стали просчитывать эту услугу, то коллеги из Structura Family помогли нам сэкономить деньги, предложив вариант с оборудованием, который идеально вписывался в историю, когда в зале находятся всего несколько иностранных гостей. Но все детали тут раскрывать не буду».
День мероприятия
В 8 утра площадка встретила первых гостей, а в 10.00 состоялось торжественное открытие форума. Спустя 15 минут всё запустилось: в главном зале в рамках деловой программы выступали спикеры, в малых залах стартовали практические мастер-классы и дискуссии, а в фойе открылась экспозона поставщиков услуг. В перерыве между спикерами к задаче добавилась звездочка: пришлось сделать саундчек для известного битбоксера. Не считая того факта, что у мероприятия была еще и онлайн-трансляция, где мы использовали разработанный нами плеер.
После обеда деловая часть на основной сцене подошла к концу, все гости разошлись по малым залам и воркшопам, а мы закрыли главный зал для подготовки к гала-вечеру. Банкетная служба отеля сменила театральную рассадку на фуршетную линию с коктейльными столами, а мы продолжили заниматься техническими моментами: проверили и перестроили свет, выставили бэклайн для кавер-группы и дали возможность отрепетировать шоу-программу.
MICE Excellence Forum — индустриально важный проект, поэтому даже привычная работа в плане ответственности умножается на пять. Быть партнерами таких проектов — ценный опыт. Спасибо создателям, ведь теперь у индустрии есть новое место для обмена находками и идеями!
Артем Даценко,
сооснователь и технический директор Structura Agency
