Тема, которую я решил поднять, ассоциируется у меня с огромным пирогом. И чтобы разобраться, какая в нем начинка, придется разрезать его на несколько кусочков. Итак, приступим! Для начала разберемся с понятиями и определениями
Тема, которую я решил поднять, ассоциируется у меня с огромным пирогом. И чтобы разобраться, какая в нем начинка, придется разрезать его на несколько кусочков. Итак, приступим!
Для начала разберемся с понятиями и определениями. Чаще всего под непрямыми расходами почему-то подразумевают внутренние затраты и организационные издержки. Ничего подобного! Говоря о расходах на деловые путешествия — я, кстати, до сих пор предпочитаю термин «инвестиции», — тревел-менеджеры и финансисты обычно имеют в виду очевидные затраты, которые, как правило, строго документируются и вносятся в счета. А это уже прямые расходы.
Но знаете ли вы, что существуют и дополнительные внутренние издержки, которые могут составлять от 15 до 30% тревел-бюджета? Более того, во многих компаниях они занимают почетное третье место после авиабилетов и отелей и превосходят затраты на аренду автомобилей и железнодорожные билеты! И в большинстве случаев они совершенно неочевидны. Тем не менее их можно найти и значительно сократить, если, конечно, подойти к задаче с умом.
О чем, собственно, речь?
Посмотрите на диаграмму. На ней показано распределение внутренних расходов в типичной западноевропейской организации. Как видите, на суточные выплаты и обработку счетов приходится совсем немного. Все потому, что в 99% европейских компаний используют корпоративные карты. Самый большой сегмент — расходы на обработку командировочных отчетов, далее — работа с первичной документацией и тревел-услуги (авиабилеты, отели). В России, разумеется, все будет выглядеть совсем иначе. Здесь на суточные и обработку счетов будет приходиться 25-30% — в основном из-за того, что выплаты производятся наличными или банковскими переводами.
В принципе, на диаграмме уже видно, что можно и нужно сокращать. Начнем непосредственно с расходов на обработку документации. Эксперты GBTA провели исследование и сделали два основополагающих вывода:
— составление типичного финансового отчета о командировке по бумажным чекам занимает около 20 минут. Это время стоит примерно €53;
— почти 19% из этих отчетов содержат ошибки, исправление которых отнимает еще 18 минут и €48.
То есть, автоматизация процесса может сократить издержки на 50%! Кроме того, можно отдать его на аутсорсинг. Есть специалисты, которые не только грамотно оформляют документы, но и помогают вернуть НДС, уплаченный вашими путешественниками за границей! Это еще около 4-5% прямых тревел-расходов.
Итак, мы сократили затраты примерно на 52%.
Перейдем к планированию. Вы когда-нибудь пробовали самостоятельно найти в интернете наиболее выгодный авиатариф? А ведь кроме перелета вам могут понадобиться отель, билеты на поезд, автомобиль в аренду и даже виза. Легко представить, сколько времени вы проведете перед монитором, просматривая предложения. И все равно в итоге не сможете гарантировать на 100%, что нашли самые лучшие варианты.
Выход? Привлечь ТМС, разумеется. Даже не мечтайте, что сможете найти самые выгодные предложения сами — например, на каких-то «хитрых» сайтах. Специалисты тревел-агентства (если это заслуживающая доверия компания) обучены покупать услуги по наиболее выгодной цене. Они делают это ежедневно, а берут за работу вполне разумные деньги. Вот почему большинство организаций уже переложили всю ответственность за тревел на ТМС.
Хотя многие до сих пор не доверяют агентам и пытаются сделать все сами — с помощью ассистентов и секретарей, которых «запирают» в рамки довольно ограниченного бюджета. «Я же плачу этим людям зарплату — вот пусть и займутся делом. В любом случае никто от такого расклада не проиграет», — думает «умник».
Еще одной обременительной статьей расходов может показаться выплата суточных и обработка счетов. Но с этим легко справиться — переходите на корпоративные карты, даже если это не бесплатно!
И разрешите мне привлечь ваше внимание к еще одной скрытой статье, на которую зачастую не обращают внимания. Думаю, вы в курсе, что я постоянно занимаюсь анализом тревел-расходов малого и среднего бизнеса — и всегда нахожу возможность сэкономить 15-30%. Приведу жизненный пример.
Корпорация тратит около €80 тыс. в год на аренду автомобилей. Не тот случай, когда ситуацию спасет сокращение объемов. Однако даже здесь можно уменьшить затраты на 30%. Как? Дело в том, что в небольших фирмах нет возможности привлечь специалистов по выбору и контролю поставщиков услуг. Поэтому отдел снабжения фактически может пойти на сделку с любым прокатчиков или даже несколькими, и никто тщательно их проверять не будет. Может быть, руководство посмотрит мельком, какой у фирмы модельный ряд машин. Все.
Оказалось, что разница между «чистым тарифом» и реальной суммой, которую компания платит за аренду автомобиля в день, достаточно велика (€45 и €60 соответственно). В чем же дело? Например, в страховке — никто из сотрудников не был уверен, что она входит в стоимость аренды, и на всякий случай покупал дополнительную. Также почти в каждый заказ входила плата за установку GPS, хотя современные смартфоны гораздо удобнее и эффективнее специальных автоприборов. Помимо прочего, довольно скромные объемы заказов были «размазаны» по трем поставщикам.
Что я порекомендовал? Во-первых, выбрать приоритетную модель автомобилей — «Гольф» (предпочтение ей отдавали 70% сотрудников). Тариф снизился до €38. Немного скорректировать тревел-политику и договор, чтобы сократить разницу между реальной ценой и заявленным тарифом до 15-20%. Разумеется, полностью она не исчезнет. Так, вам придется доплачивать за зимнюю резину. В некоторых городах понадобится доставка машины в аэропорт или на железнодорожный вокзал, и так далее.
Держите в голове этот пример, пока мы будем говорить об одной из основных расходных категорий — авиаперелетах.
Что здесь? Перевозчики постепенно переходят на прямые продажи, происходит имплементация NDC. Вскоре тревел-менеджерам будет крайне сложно избежать дополнительных расходов, покупать действительно выгодно и обеспечивать соблюдение тревел-политики.
По-моему, в авиаиндустрии завоевывают прочные позиции продажи по принципу Amazon. Перевозчики используют очень «продвинутые» CRM-сервисы (Customer Relationship Management, инструменты по управлению отношениями с клиентами). С их помощью выстраиваются модели покупательского поведения в каждом конкретном случае, после чего составляются персональные предложения. И, конечно же, авиакомпании всегда будут стремиться продать путешественнику больше, чем он на самом деле хочет купить.
В 2015 году на продаже дополнительных сервисов авиакомпании заработали $59,2 трлн. — 8% от общей прибыли. И лидером в этой области стали США. Это на 18,8% больше, чем в 2014 году, и на 163% больше, чем в 2010-м!
Сегодня платить приходится за все — багаж, особое питание, удобные места в салоне... И, поверьте, авиакомпании только начали «креативить» — придумывать, что бы еще объявить дополнительной услугой. Ведь теперь у них есть возможность продавать с умом — с помощью NDC, например. Кто знает, возможно, вскоре нам придется раскошеливаться на пледы, систему развлечений, пользование интернетом и телефонные звонки. И это далеко не полный список. Будьте к этому готовы!
Теперь вы понимаете, почему я различаю «внутренние» и «скрытые» расходы? Потому что «скрытые» могут быть столь же обременительными и опасными, как и внутренние, поскольку первые обычно просто не замечают.
Винфрид Баркцайтис,
владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia
