На IMEX Frankfurt я была не впервые, а потому в этом году решила прицельно осмотреть IT village. Тем более в кaтегории Technology provider было заявлено свыше 100 компаний, специализирующихся на разработке платформ и приложений для MICE-индустрии.
Сейчас популярны платформы по подбору площадок, где, задав параметры планируемого мероприятия — город или страну, количество участников и всё остальное, вы получаете разной степени наполненности предложения от гостиниц и MICE-площадок. Понятно, что предложение ограничено участниками платформы и сервис для клиента бесплатный, поскольку это — прямая реклама от поставщиков.
На мой взгляд, интересное решение — платформа, принимающая и анализирующая информацию и от клиентов, и от площадок, что позволяет участникам получать в обезличенном виде информацию, принятую считать конфиденциальной, а именно: где и с каким числом участников стоило мероприятие определенной наполненности. Ресурс снабжен календарем минимальных цен по датам под ваш запрос. У вас появляется возможность оценить приблизительную стоимость мероприятия на стадии планирования и, самое интересное, провести независимый бенчмаркинг, что бесценно на стадии торга с площадкой. Доступ к платформе для всех участников, готовых делиться данными, бесплатный.
Однако самыми впечатляющими, широко представленными и, очевидно, востребованными являются event management платформы, способные если не полностью заменить, то существенно облегчить работу отдела по организации мероприятий.
Еще четыре года назад стандартное предложение ограничивалось модулем регистрации, отображением тайминга мероприятия и seat-локатором, а теперь это — полный комплекс услуг, степень наполненности которого стремится к бесконечности. По принципу конструктора под каждое мероприятие организатор может собрать свой event management tool. Есть отдельные модули для создания сайта, регистрации участников, есть тайминг мероприятия, персонализированный тревел-блок, навигация по площадке, электронные визитки, мобильное приложение, опросы, чат-боты, статистика посещаемости, аналитика, отчеты, расчет ROI и многое другое.
Попробую перебрать «кирпичики» этого конструктора:
— Модуль по подбору площадки создаст и разошлет поставщикам ваше RFP. Он же будет формировать сравнительные таблицы предложений по заданным вами параметрам.
— Project-модуль позволяет руководителям проектов создавать проекты «бесшовно», а также назначать роли, отслеживать события на одной платформе, видеть все задачи, относящиеся к проекту, кто несет ответственность за временные рамки, выделенные на его реализацию.
— Бюджетный модуль помогает управлять расходами, может быть интегрирован с платежными системами и дает возможность создания до 30 шаблонов бюджета в различной валюте.
— Функция Design-модуля — разработка дизайна события, программы, создание онлайн-формы.
Внешний вид платформы и приложений полностью кастомизируется и брендируется в соответствии с запросами клиента.
— Сетевой модуль позволяет делегатам обмениваться контактами и информацией через социальные сети. Этот же модуль аккумулирует данные по активности в разных медиа.
Доступны автоматизированная информационная рассылка, реклама в социальных медиа, создание встроенных библиотек, строительство страниц drag-and-drop.
— On-site management блок предоставляет набор услуг по координации работы на площадке, включая персонализированные возможности self check-in, выпуск электронных ключей от номеров, навигацию по площадке. А также планы этажей и стендов, схемы рассадки, управление помещениями, распределение ресурсов и оборудования.
— Report-модуль. Благодаря ему подведение итогов, составление отчета, подготовка статистики доступны в один клик по заданным параметрам в режиме реального времени.
— Survey-модуль позволяет использовать опросы и другие инструменты эквайринга обратной связи, причем все результаты могут быть легко включены в Google analytics. Данные участников загружаются в отдельную контактную базу, по которой легко отслеживать посещаемость событий. Модуль помогает в разработке маркетинговых кампаний для будущих мероприятий.
Благодаря многофункциональным API приложения предусматривают пользовательскую интеграцию с другими платформами: CRM, социальными сетями, платежными шлюзами. Возможен обмен сообщениями и многое другое.
При желании все участники мероприятия при регистрации могут получить электронные визитки — портативные устройства, позволяющие обмениваться информацией и контактными данными. То есть бумажные визитки и раздаточный материал больше не нужны — все хранится в облаке. К тому же есть возможность отслеживать посещаемость стендов и сессий мероприятия.
Всё работает в онлайн-режиме, любые изменения в программе мероприятия отображаются в мобильном приложении, данные сохраняются, аналитика по мероприятию формируется в реальном времени.
Приложения могут быть интегрированы с платежными системами, OBT тревел- и MICE-агентств, GDS, мессенджерами. Предусмотрена опция мгновенного бронирования гостиниц, авиабилетов и прочих услуг, в том числе по специально согласованным под мероприятие ценам. Пользователь получает большие возможности по визуализации данных, построению отчетов и панелей мониторинга в нескольких форматах.
Очевидно, сегодня применить в России всю эту красоту невозможно, и согласна, что все не так идеально на практике, как в презентациях. Но вектор развития абсолютно очевиден. Пока у нас ведутся разговоры о незаменимости человеческого ресурса в MICE, процесс управления мероприятиями в мире стремительно автоматизируется и уже никогда не будет прежним.
Елизавета Григорьева,
Руководитель направления по организации деловых поездок ГК «ЛАНИТ»
