Я неоднократно выступала в поддержку онлайн-бронирования как системного подхода в развитии индустрии бизнес-тревел. Однозначность этого вопроса для меня очевидна — российские компании рано или поздно (хотелось бы раньше) к этому придут.
Последний круглый стол Buying Business Travel Russia показал, что на российском рынке есть несколько удачных кейсов, что, конечно, вселяет оптимизм. Однако этого еще мало для того, чтобы говорить о тенденции продвижения клиентов в сторону онлайна. Мне, как эксперту, который помогал внедрять инструмент в странах Восточной Европы и на развивающихся рынках, хочется обратиться к коллегам — бояться перемен не нужно. Тем более что решение позволяет сократить операционные расходы и повысить лояльность сотрудников к тревел-политике. А эти задачи стоят на повестке дня российского бизнеса как никогда остро.
Во время апрельской дискуссии участники говорили о том, как определить готовность российского клиента к внедрению OBT. Очень хочу поделиться своими теоретическими и практическими знаниями в этой области.
Во-первых, за этим шагом должно стоять осознанное решение руководства компании, уверенность в том, что эти изменения необходимы. Здесь важно понимание финансовой модели «AS-IS» («как есть») со всеми составляющими: люди, программы, внутренние утверждения, тревел-политики, возможное наличие SAP, Oracle или другой системы, которую можно связать с разработкой OBT.
Если понимание и желание двигаться дальше есть, надо провести оценку расходов на авиабилеты, гостиницы и, возможно, аренду машин в текущий момент. Каковы основные направления и перевозчики, через какую GDS осуществляются бронирования? Как будет интегрирована тревел-политика в эту систему?
Необходимую информацию может предоставить ТМС. Получить ее сложнее, если компания сама занимается и резервированием, и покупкой билетов. Кстати, очень распространенный вариант в российской деловой среде. По моим наблюдениям, такой способ организации командировок практикуется не только в маленьких мобильных организациях, но и в больших компаниях с серьезными бизнес-процессами.
Это совершенно отдельная тема, и на вопрос «А почему не через тревел-агентство?» клиент обычно отвечает: «Потому что хочу быть уверенным в том, что мне дадут лучший тариф на перелет и гостиницу». Получается, заказчик агентству не доверяет. Переубедить на словах достаточно сложно — здесь требуется отчет, доказывающий финансовую выгоду и эффективность аутсорсинга и различных shared services. На его составление вам понадобится несколько месяцев.
Итак, если оценка тревел-расходов сделана, вам удалось собрать статистику и вы точно знаете, что хотели бы иметь на выходе, пора переходить к следующему шагу. Решите, с каким продуктом будете «выстраивать» онлайн. В моем случае все было просто: «триединение» мировых провайдеров в области технологической интеграции, ТМС и платежной системы не оставляло возможности к рассуждению. Необходим ли онлайн-инструмент в отдельно взятой стране? Да, необходим, если к этому есть все предпосылки, объем тревел-расходов большой, бизнес развивается быстрыми темпами, платежные системы прозрачны, консолидация и реконсилиация (выверка) отчетов с финансовым отделом компании проведена и согласована.
У российского покупателя в случае с OBT есть несколько вариантов. Можно рассмотреть продукт ТМС, который уже зарекомендовал себя на рынке, или выбрать глобального провайдера. Компании решают данный вопрос, исходя из своих внутренних предпочтений. Но мировой тренд все же говорит в пользу интеграторов, которые специализируются в данной области.
Если и этот рубеж пройден, можно считать, что предварительная работа — назовем процесс due diligence или discovery process documentation — частично выполнена. Далее можно приступать собственно к обсуждению и выполнению проекта.
И помните: внедрение Online Booking Tool влечет за собой не только изменения в тревел-менеджменте, но и поведении сотрудников. Если вы решитесь переходить на онлайн, вам понадобится внутренняя проектная команда, которая будет помогать вам «двигать» весь этот процесс.
Ольга Хорасанова,
независимый эксперт
