Интересно, а много ли среди тревел-менеджеров бывших тревел-агентов?
На стороне TMC я проработал много лет, общался с корпоративными клиентами, видел и сталкивался с самыми неожиданными ситуациями. Несмотря на то, что заказчики были разные, вопросы и трудности, которые у них возникали, по сути, были одинаковы: «А почему на booking.com дешевле?», «Я вижу авиабилеты на Skysсanner по лучшей цене» и так далее. Безусловно, среди клиентов встречались и продвинутые пользователи, знающие ответы на многие вопросы. Но их было немного.
Да, не скрою, я видел, как зачастую компании нерационально тратили деньги. Конечно, понимал, как можно сэкономить, но не всегда на стороне клиента были готовы к моим предложениям. Хотелось самому попробовать планировать командировки. Это и побудило меня перейти на сторону заказчика. «Интересно, — думал я, — а получится ли у меня сэкономить?»
Первая трудность, с которой мне пришлось столкнуться, заключалась в том, что компаниям по большей части необходим не тревел-координатор, а офис-менеджер: для многих работодателей покупка авиабилетов и других сопутствующих услуг сопоставима заказу канцелярии. Озвучивая свои ожидания, работодатели подчеркивали, что им удобно написать письмо/запрос на командировку агенту и получить быстрый ответ, но это не должно становиться приоритетным критерием выбора поставщика. Не было принципиальным и то, кто должен это письмо составлять. Но заниматься даже составлением запроса, по моему мнению, должен человек, знающий все цепочки данного процесса!
Итак, меня пригласили в организацию, которая поставила перед собой глобальную задачу систематизировать заказ командировок, настроив анализ своих покупок. И в этом мы совпали: мне было важно начать «с нуля». Приступив к своим обязанностям, я выстроил индивидуальный для холдинга план развития. Моей целью стало не сравнивать текущий год с прошлым, а сделать ту аналитику, которая позволит оценить работу уже в первый год.
Структурных вопросов и трудностей не было, хотя предполагаю, все зависит от уровня компетенции, поэтому размышлять об этом остается лишь в призме «а что было бы, если...». Пожалуй, сложности вызывали лишь отдельно взятые кейсы. Приходилось пресекать и злоупотребление положением при оформлении командировок, чего больше нет, а если и есть, то мы приходим к общему знаменателю в решении вопроса и оформляем поездку в интересах компании и с комфортом для сотрудника.
Помню, как отправил однажды группу в командировку в Калининград, оформив проживание через проверенного поставщика, заранее его оплатив, что является гарантом заселения. А вот наш партнер приехал в тот же отель, забронировав его на «Букинге». Мои сотрудники спокойно заселились в отель, а тот человек остался без номера. «А вы разве не получали уведомления от booking.com, что номер не подтвержден?» — сказали ему на ресепшн. Слава богу, в апартаментах коллег было дополнительное спальное место.
Когда я узнал о случившемся, очень захотелось, чтобы все наши сотрудники стояли в тот момент рядом с этим партнером и видели, как может быть, «когда дешевле», причем несущественно.
А что же с экономией, спросите вы? Расскажу на примере стоимости авиабилетов: тут просто море вариаций, как можно получить тот или иной ценник на перелет. Многие координаторы знают о том, что билеты «туда-обратно» могут быть дешевле, но и тут я бы поспорил. Работая в GDS, грамотный координатор всегда проверит правило раздела длительности пребывания в городе назначения. Так, если бронировать билеты в Европу и срок пребывания составляет менее двух дней, несмотря на максимально свободный борт на выбранные даты (к примеру, у «Аэрофлота»), при подсчете стоимости перелета разными билетами, а не «туда-обратно», можно выиграть в цене.
Или вот еще способ сэкономить на авиабилетах: как-то наш сотрудник летел в Дюссельдорф, срок его пребывания там составлял менее суток. Из Санкт-Петербурга для него мы забронировали прямой перелет в Дюссельдорф, а обратно, по причине отсутствия мест на прямом рейсе, оформили поездку через Москву стоимостью 16 362 рубля. Основываясь на опыте, что ближе к поездке пассажиры могут сдавать билеты или менять даты вылета, есть риск недозагрузки рейса/ замены борта, я ожидал, что на прямом рейсе могут появиться места в продаже, поэтому мы купили коллеге билет из Дюссельдорфа с возможностью его возврата со штрафом.
За сутки до вылета, как и предполагалось, появились места в продаже на прямом рейсе по минимальному тарифу 9 907 рублей. Возвратный тариф позволил сдать ранее выписанный билет со штрафом 37 EUR (2 740 рублей) и оформить новый. Экономия оставила 6 440 рублей (штраф — 2740 рублей). Конечно же, для меня было важно отправить сотрудника прямым рейсом, а тут еще и удалось достичь экономии в стоимости. Довольны остались все.
Тут две тысячи, там три — вот она, оптимизация. И таких вот хитростей экономии в моем «багаже» — масса.
Конечно, судить о том, где лучше — в агентстве или на стороне клиента, я не могу, каждый выбирает сам. Но моя история такая, и я смело могу сказать, что о своем выборе не жалею. Процесс бронирования командировок в компании в итоге был настроен и систематизирован, сейчас «оформи, пожалуйста, вот это» не работает. Каждая командировка проходит через ряд аналитических показателей. А для меня каждая такая поездка — азарт, игра, в которой уровень реализма зашкаливает. И это самый лучший стимулятор, который я когда-либо встречал.
Павел Шадчин,
менеджер по организации деловых поездок «ТАЙПИТ»
