Сейчас в MICE-пространство активно «заходят» нестандартные площадки, и работа с ними — это всегда интересно, с их помощью мы можем придумывать яркие, необычные и запоминающиеся проекты.
Но, безусловно, есть свои сложности, о которых нам, event-организаторам, важно знать.
Мне довелось поработать и в малых пространствах, и в больших. Признаюсь, я очень люблю проводить крупномасштабные мероприятия.
И одним из таких стал проект в Сочи после Олимпиады 2014. Конечно же, мой выбор тогда пал на Олимпийский парк. Мне захотелось поделиться с гостями эмоцией Олимпийских побед и привезти их в самый эпицентр тех событий.
Другим плюсом стал принцип новизны — практически никто из участников в Олимпийском парке не был. А еще мы искали площадку, готовую принять 2000 гостей в конференц-рассадке. Было понятно, что нам нужен большой спортивный объект. И всем этим требованиям отвечал Конькобежный центр «Адлер-Арена». Наша компания стала первой из тех, кто проводил там конференц-мероприятие.
Я понимала, что, поскольку площадка не приспособлена для проведения проектов такого формата, будут определенные сложности.
Многие вопросы, с которыми обычно сталкиваются организаторы мероприятий при работе с нестандартной площадкой, объясняются ее назначением. В нашем случае возник вопрос со льдом. В крытой ледовой арене вам предоставляется площадка, где в фундаменте — лед, а сверху — специальный профнастил, на который выставляется конструктив. Очень важно здесь выбрать опытного технического подрядчика, который заранее задаст миллион вопросов и предложит разумное решение с учетом всех особенностей. Одно дело, когда на спортивной площадке мы смотрим с вами Ледовое шоу, то есть это всего несколько часов, мы увлечены действием, нас не смущает, что немного прохладно. Совсем другое, когда вы проводите с гостями в таком зале целый день. Какими бы красивыми ни были декорации, какими бы масштабными ни были экраны и так далее, если на площадке дискомфортно по температуре, участникам вашего мероприятия будет неуютно.
Есть еще такой момент, как подвесы. Профессиональные event-организаторы знают, что без профессионального света и звука не обойтись. Подвесы нужны нам и для декораций, установки света и проекционного оборудования. При их отсутствии появятся дополнительные затраты, сложности в проектировании пространства и проработки сценографии.
На мой взгляд, когда вы работаете на нестандартной площадке, немаловажно предлагать иной способ проведения события. Например, можно рассадить гостей, не линейно, а в круговую. Да, вероятны неудобства, ведь сцену тогда придется разместить в центре. Но это меняет наше мышление, мы уходим от стереотипов. Гости будут лучше воспринимать контент, что дает лучшую вовлеченность в событие. Вдобавок, вы делаете сцену доступной, видимой абсолютно для всех. Опять же, это требует качественной проработки продакшена — держать внимание зрителя придется постоянно, у вас не будет привычного закулисья и возможности что-то и кого-то «заряжать» за сценой, выпускать в нужный момент действия. Придется больше работать со спикерами и обучать их полноценно взаимодействовать со всем залом. Это требует точности.
Давайте также поговорим о том, что следует учитывать абсолютно на любой нестандартной площадке. Важно четко понимать: объект, который вы выбрали, работает по своему регламенту. И особенно это касается музейных объектов и дворцов, где в стенах представлены произведения искусства. Где-то вы будете ограничены в передвижениях, или же это пространство будет с узкими фойе, винтовыми лестницами и так далее. Где-то будут ограничения по использованию услуг кейтеринга. Подумайте, готова ли ваша аудитория проявить к этому гибкость.
Другой нюанс — режимность объекта. О нем нужно знать заранее и учесть в договоре, потому что не всегда, например, вам позволят остаться на ночной монтаж. Могут также не пойти навстречу в плане раннего открытия или допуска гостей в те или иные пространства площадки.
Обратите внимание на доступность площадки. Если локация выбрана в удалении от центра города, продумайте, как гости будут добираться. Возможно, потребуется организовать отдельный трансфер.
Наверное, после перечисления всех этих ограничений может показаться, что лучше тогда идти привычным путем, бронировать концертный или конференц-зал — столько тонкостей! Но у нестандартной площадки есть большой плюс — здесь организатор получает огромное поле для креатива. Для вас подобный опыт станет потоком свежего воздуха, потому что тогда вы сможете бесконечно удивлять гостей и предлагать новые решения.
Только подумайте: музей, дворец, театр, ледовая арена, лофт, промышленных цех или заброшенная станция метро будут закрыты для ваших гостей эксклюзивно!
Как-то, в рамках проекта «История одного шедевра», мы проводили конференц-мероприятие в музейном пространстве в окружении картин великих мастеров. После деловой программы гости были разделены на малые группы по 5-6 человек и в сопровождении профессионального гида-медиатора совершили особенное путешествие в мир искусства и красоты. Остаться наедине с великим шедевром, когда вокруг не снуют толпы других зрителей и нет параллельных экскурсий — поверьте, великое удовольствие. После данного проекта было очень много восторженных откликов. «Я сонастроилась с собою», «вы рассказали мою историю», «вам удалось найти ключ к моему сердцу» — все это звучало в откликах гостей.
Выбор нестандартных креативных площадок — действительно дополнительная нагрузка для организатора, об этом важно помнить, но это и дополнительная возможность почувствовать свою аудиторию, придумать новые форматы и раскрыть участников мероприятия по-другому, подарить им незабываемые эмоции и яркие впечатления. Коллеги, призываю всех экспериментировать, мыслить нестандартно и повышать профессиональный уровень своих событий!
Олеся Андреевская,
продюсер специальных мероприятий
