Деятельность нашей компании и достижение результатов работы напрямую связаны с регулярными и разнообразными поездками сотрудников — в год мы совершаем в среднем две тысячи командировок, большая часть из них — по России. В этом году начало пандемии совпало с высоким сезоном в строительной индустрии (мы производим материалы строительной химии), и введенные ограничения на деловые путешествия могли максимально негативно повлиять на выполнение плана продаж и стабильность компании в целом. Прогнозировать дальнейшее развитие ситуации — сложно. Нам, как и всем, пришлось учиться работать в стрессовых условиях.
Для того чтобы минимизировать риски и не допустить негативных сценариев, руководство решило создать штаб по чрезвычайным ситуациям, работа которого позволила не останавливать деятельность компании благодаря своевременному и оперативному отслеживанию нормативных актов и принятию необходимых решений. Сотрудники были переведены на хоум-офис, командировки были ограничены, но не прекращены — несмотря на пандемию, потребность в совершении поездок осталась, их количество во втором квартале снизилось менее чем на 50%.
Основным, можно сказать, даже единственным вариантом добраться до места командировки стал личный транспорт. Коллеги были готовы проехать за рулем сотни километров для выполнения поставленных задач. Но, как выяснилось, добраться до города командирования — не такая большая проблема, как найти работающую гостиницу. Привычные и удобные отели зачастую были закрыты на карантин.
Однако благодаря поддержке менеджеров со стороны компании, предоставляющей нам OBT, я была всегда уверена в том, что ни одному командированному сотруднику не придется спать в машине. Также беспроблемному заселению способствовало то, что у коллег на руках были обязательные на тот момент документы — справка с места работы, разрешение на перемещение, командировочное удостоверение.
Если говорить о сложностях, вспоминаются спецпропуска для Москвы и МО, а точнее — нестабильность работы специализированного портала для их получения, а также выставленные кордоны в отдельных городах, которые категорично исключали возможность въезда/выезда.
Регулярный мониторинг региональных постановлений позволял нам всегда быть в курсе введения/снятия ограничений. И мы старались моментально реагировать на любое изменение, чтобы обеспечить сотрудникам спокойные командировки в тревожной ситуации.
Выход из карантина в нашей компании происходил постепенно, особое внимание уделялось и продолжает уделяться безопасности сотрудников и работе с учетом новых требований. Некоторые коллеги с нетерпением ждали снятия запретов, в первую очередь на перелеты — для посещения отдаленных клиентов.
В связи с тем, что авиакомпании скорректировали сетку полетов, мы были также вынуждены внести изменения в некоторые маршруты командировок, что повлекло за собой увеличение времени на авиапутешествие и в перспективе может отразиться на затратах — множество перелетов теперь совершается через Москву. И, в целом, перелеты становятся дороже, особенно по направлениям СФО и ДВФО.
Также, если оценивать изменение затрат после выхода из условий ограничений, мы столкнулись с тем, что ряд клиентов в обязательном порядке требуют от командированных к ним сотрудников проходить обсервацию в течение 14 дней перед посещением объекта или как минимум предоставлять справку об отрицательном тесте на COVID-19. Ситуация непроста тем, что обсервация должна происходить в строго определенном аккредитованном учреждении, где зачастую цена равна стоимости проживания в хорошем курортном отеле, а также тем, что получение разрешения на бронирование может занимать несколько дней. Иногда на подобные подготовительные моменты просто не хватает времени.
В компании возобновилась практика квартальных собраний с выездом в регионы, снова проводится очное обучение с участием командированных сотрудников. Это очень важный и нужный момент, так как подобные мероприятия благоприятно влияют на корпоративную культуру и взаимодействие сотрудников. Но при этом ряд собраний остаются в онлайн-режиме.
В сентябре мои коллеги из подразделения «Центр бетонных технологий» наконец-то смогли провести международный форум — 2020 «Вибропрессованные изделия: технологии завтрашнего дня». Мероприятие проходило в Крыму и имело большую отдачу и положительную обратную связь. К сожалению, запланированная аналогичная конференция в Праге в этом году не состоится в связи с закрытием границ с Европой — планируется передвинуть ее на апрель 2021-го. Хочется отметить, что много сил и времени отнимает организация переноса вылетов и использования ваучеров от авиакомпаний, но это новые реалии, с которыми приходится мириться.
Подводя итог за три квартала 2020 года: несмотря на все сложности, нашей компании удалось не только пережить «карантинное положение», а еще и прирасти — август и сентябрь были рекордными по продажам, мы сохранили всех сотрудников и уровень зарплат. Этот результат обусловлен в том числе тем, что мы старались обеспечить стабильное функционирование командировочного процесса за счет слаженной работы коллег, а также качественным сервисом со стороны системы онлайн-бронирования. Опыт непростой, но важный, мы продолжаем держать руку на пульсе и будем готовы и дальше усиленно работать, если ситуация с мировой пандемией приведет к итерации серьезных ограничений.
Юлия Хохлова,
ведущий менеджер по электронному документообороту MC-Bauchemie
