Тема образования в сфере бизнес-тревела волнует многих, и я далеко не первая, кто хочет об этом порассуждать. В основном новички, которых судьба нечаянно забросила в нашу индустрию, судорожно перенимают опыт старших коллег, ходят на образовательные конференции, хватают знания тут и там. Самые упорные становятся профессионалами, которые ценятся на вес золота.
Все так. Но сейчас я бы хотела взглянуть на этот вопрос несколько под другим углом. Как вы считаете, нужно ли некое образование людям, которые только отправляют запросы на командировки? Часто летающим пассажирам, ассистентам, координаторам отделов?
Мы искренне верим, что нужно. Конечно, не пять лет в ВУЗе с защитой диплома, о таком и нам только мечтать приходится. Но им нужны базовые знания: от «где найти политику», «куда отправлять заявку и с кем согласовывать», «а какой у нас лимит» до «как читать билет и бронь гостиницы», «чем отличаются тарифные сетки», «сколько должен стоить билет на конкретном направлении» и так далее. Ведь чем выше компетентность сотрудников, тем проще нам работать с ними и тем лучший сервис нам предоставит агентство.
Скорее всего эти люди не пойдут за знаниями сами — это же не связано с их основными обязанностями. Поэтому их нужно вовлечь и дать всю нужную информацию легко, доступно и интересно — нам самим.
Для себя мы выбрали два формата: очные тренинги и общение через корпоративную социальную сеть.
Почему очные тренинги? Во-первых, при личном общении информация доходит быстрее и в большем объеме. Во-вторых, для многих это шанс приехать и лично познакомиться с коллегами, ведь мы приглашаем всех ассистентов и координаторов отделов не только из московского офиса, но и из регионов. По желанию к нам может присоединиться любой сотрудник — информацию о тренинге размещаем заранее на внутреннем ресурсе. Периодичность таких встреч зависит от того, появилось ли что-то новое в процессе организации командировок и мероприятий и есть ли изменения в составе ассистентов и координаторов. Как известно, текучка на стартовых позициях довольно большая.
И наши тренинги — это не занудные лекции с конспектом и зачетом в конце курса, мы за комфортную атмосферу и открытое общение. Тренинг рассчитан на целый день и состоит из трех блоков. Первый — организация деловых поездок, второй — организация мероприятий (MICE), а третий — всегда сюрприз для слушателей.
Представьте, уже на выходе из лифта коллег манит аромат свежезаваренного кофе. К кофе, конечно, выпечка. И сразу вопросы — это что, домашнее? Контакт налажен, за чашкой кофе все успевают познакомиться. Начинаем. Естественно, с теории. Но почти сразу переходим к диалогу с разбором конкретных случаев и обменом опытом. Так и задумано.
На части, посвященной MICE, к нам в качестве экспертов присоединяются коллеги из других отделов, которые курируют финансовые вопросы. Тут у нас обычно диалог заканчивается, и начинается жаркая дискуссия. Зачастую и мы что-то новое узнаем, так что образовательный процесс — обоюдный.
На этом можно было бы и закончить, но, как я уже писала, мы всегда добавляем часть «с сюрпризом», на которую приглашаются эксперты со стороны наших партнеров и поставщиков. Это могут быть представители гостиничного или авиасектора, MICE-агентства. Они приоткрывают нам дверь во внутреннюю кухню, и наши коллеги получают возможность глубже погрузиться в процесс.
Многие скажут, что такое погружение в детали совсем не нужно, и, наверное, будут правы. Но именно эти внутренние процессы интересны. Это как читать «Аэропорт» Хейли, только по-настоящему. Пожалуй, именно в этой части коллеги черпают вдохновение, а потом сидят на сайтах авиакомпаний, читают правила обмена/возврата и уже как знатоки консультируют всех, кто готов слушать.
Тренинг пролетает незаметно. Но и после него мы стараемся оставаться на связи и подогревать интерес к своей работе. И в этом нам помогает корпоративная социальная сеть.
Этот формат мы выбрали неслучайно. В первую очередь, социальная сеть — это возможность продолжить неформальное общение, когда не нужно вымучивать формулировки. Все быстро, легко и по делу. Есть вопрос — есть ответ. Мы создали собственную страничку, где делимся новостями, обсуждаем статьи и проводим опросы.
Какая во всем этом выгода для бизнеса? На наш взгляд, очевидная. Люди, участвующие в процессе организации командировок и мероприятий, знают, о чем говорят. Они выбирают оптимальные варианты, пишут точные технические задания, экономят себе время, а компании — деньги.
Это и есть вовлеченность, и в нашей компании она дает отличные результаты!
Дарья Серебрякова,
тревел-координатор Henkel Rus LLC
