Тысячи согласований, километры скотча и не поддающиеся исчислению потраченные нервные клетки, приправленные верой в успех, — так, наверное, можно было бы описать наш офисный переезд. Не зря его, как и ремонт, называют стихийным бедствием. Особенно, когда речь идет о перемещении, на минуточку, 400+ человек. А на ремонт здания и переезд такого числа сотрудников у нас был всего год — 12 месяцев усердной и временами самоотверженной работы.
Кстати, когда по завершении этого процесса ко мне подошел коллега со словами: «Ты знаешь, а мне здесь даже нравится», — я поняла, что это маленькая победа. Но, впрочем, обо всем по порядку.
Для переезда мы выбрали здание в центре Москвы, чтобы всем было удобно добираться. Ранее оно использовалось под размещение и эксплуатацию оборудования автоматической телефонной станции (АТС), но с переходом на цифровые технологии старое технологическое оборудование вывезли. Освобожденные площади было решено использовать под организацию офисного пространства. Нам досталось здание с высокими потолками, но при этом с рядом ограничений ввиду многочисленных несущих колон, кабельных шахт и лестничных клеток. Сильно разгуляться дизайнерской мысли было негде.
Изначально мы планировали переезд 280 человек. Однако в процессе разработки концепции нового рабочего пространства было принято решение о дополнительном размещении в нем сотрудников компании с удаленных офисных площадок. Таким образом, число перевозимых сотрудников возросло до 420, а позднее планируем увеличить до 600. Справиться с непростой задачей предстояло шести координаторам.
Отдельным испытанием стал ремонт, который совпал с санкционными ограничениями, в том числе на стройматериалы. Сметы приходилось оптимизировать и сокращать, а материалы и оборудование — заменять на аналоги. Но все же мы выполнили капитальный ремонт с реконструкцией всех инженерных систем в срок.
Особый квест — согласование дизайн-концепции. Когда на пятой версии мы думали «ну, наконец-то, запускаемся», прилетали новые вводные/ идеи/ пожелания... и даже были предложения, как остаться на старом месте. Но... мы знали цель и не видели препятствий.
И тут, когда показалось, что всё «устаканилось», случилось решение о гибком офисе и размещении сотрудников с гибридным графиком работы на бронируемых рабочих местах. Вот тут-то и началась «жаришка»! На нас обрушился шквал вопросов: как все будут работать, как бронировать места и какие именно, и т. д. С помощью цифровых решений мы наладили и этот процесс.
Подойдя вплотную к моменту переезда, мы привлекли специализированные компании. Ведь для того, чтобы результат был на высоте, важно, чтобы каждый занимался тем, что у него хорошо получается и в чем наработан большой опыт. А с учетом специфики перевозимых ценностей мы пригласили в партнеры две организации: на стандартное имущество и отдельно на перевоз технического оборудования. Особо ценные документы были опечатаны и транспортировались в сопровождении ответственных сотрудников или в сейфах.
В выдаче коробок для переезда сотрудникам мы решили придерживаться принципа — не захламить новый офис, поэтому выдавали строго по две коробки на человека (для компьютера и личных вещей), при этом проживали боль каждого, кто отказывался от накопленного многолетнего скарба. Расхламление было жестоким и беспощадным: мы собрали огромное количество различной макулатуры, которую отдали на переработку.
Интересной находкой при разборе шкафов были значки МГТС разных лет, которыми наши предшественники награждали сотрудников. Яркие и необычные — рассматривая эти милые артефакты времени, мы словно погрузились в историю компании.
К слову, некоторые из сотрудников проработали на прежнем месте не то, что несколько лет, а 10 лет и больше, поэтому вещей и привычек было накоплено очень много. Я поняла одно: чтобы помочь людям снизить стресс перед неизвестным, нужно дать им время на принятие ситуации и оказывать всяческую поддержку, в том числе через беседы, в которых подчеркивались преимущества нового офиса. Тем не менее большая часть наших сотрудников прошла стадии по схеме: шок — отрицание — гнев — торг — принятие — анализ — энтузиазм.
Несмотря на очевидный успех в оргвопросах, оставалась еще одна проблема — общий скепсис коллег, которым из привычной кабинетной системы не хотелось перемещаться в опенспейс — офис открытого типа с его общедоступностью и шумом. И здесь опять же помогло время, люди освоили пространство, найдя для себя плюсы в новом размещении.
Теперь с гордостью могу утверждать, что наш головной офис — центр притяжения сотрудников. Мы постарались создать современное пространство для комбинированной системы работы, поэтому зоны для коммуникации расширены: независимо от графика работы (в офисе или удаленно) сотрудники могут встречаться и взаимодействовать с коллегами, быть на связи с партнерами.
Для оформления офиса выбрана спокойная цветовая гамма — естественные природные оттенки с яркими акцентами, без лишних деталей. Двухъярусное освещение и потолки высотой более 4,5 метров делают рабочее пространство воздушным и светлым. А профессиональное озеленение позитивно влияет на ментальное и физическое здоровье сотрудников.
Еще одной сложной, но выполнимой задачей стал уход от персонализации рабочего места. Не имея закрепленного офисного стола, сотрудник можетприйти и поработать в любой точке. Помимо этого, у нас есть специальные кабины и переговорные, где можно провести видеокоференцию или «побрейнштормить» с командой.
Кроме того, мы решили сказать уверенное «да!» дешкафизации. В нашем офисе присутствие шкафов и стеллажей сведено до минимума, а чтобы личные вещи находились в своем «домике», установлены шкафчики/локеры. Мы избавились от скруток проводов под ногами и удлинителей, а также организовали возможность беспроводной зарядки гаджетов.
После времен домашнего «заточения» в пандемию очень хотелось «вытащить» сотрудника из-под пледа и заинтересовать его приехать в офис, который мог бы хоть немного выигрывать у домашнего пространства, поэтому мы аккуратно балансируем между консервативным пространством и уютной зоной с современными техническими решениями и приятными фишками: спортзона, уютный ресторан, буккроссинг, зал для проведения корпоративных мероприятий и многое другое. Даже холодильник с мороженым у нас есть!
Отдельно отмечу про наши планы. Мои коллеги ведут активную работу по освоению большой дворовой территории и благоустройству паркинга. Отдельный стрим — это оформление фасада здания. Хотим сделать что-то в духе «стильно-полезно-экологично», — идей много. И, конечно, мы все вместе продолжим работу по созданию уюта в уже созданных локациях.
Анастасия Костикова,
директор центра развития корпоративной и продуктовой культур ПАО МГТС
