Закупки, HR, маркетинг, операционные отделы, отдел протокола, служба персонала, бухгалтерия – специалистам по закупкам приходится учитывать требования и бизнес-процессы всех этих подразделений. Часто бывает, что тревел-департамент входит в состав одного из них: он или обслуживает в основном сотрудников этого подразделения, или так сложилось исторически. Однако к какому бы подразделению в компании тревел-отдел ни относился, это будет отдельная работа, требующая специальных компетенций и навыков. И она будет строиться в двух направлениях – с поставщиками и внутренним заказчиком (клиентом).
Давайте попробуем оценить эффективность действий по каждому направлению. Но прежде хочу заметить, что с учетом существенной разницы в подходе к организации процессов в тревел-отделе разных компаний единого мнения в оценке этих факторов может не быть.
Итак, рассмотрим варианты оптимизации в работе с поставщиками.
Сервисные сборы – самый очевидный показатель, который легко посчитать, увидеть в ходе его анализа экономию и представить ее руководству. Однако после долгой дискуссии в индустрии стало понятно, что нулевые сервисные сборы – это скрытые сборы. Уменьшение размера цены транзакции может дать не больше 1-1,5% экономии от общих затрат. Да, снижение сервисного сбора – безусловный ресурс, но довольно ограниченный.
Online Booking Tool
Внедрение OBT существенно сокращает затраты на оформление командировок и для ТМС, и для клиента. По расчетам, проведенным внутри нашей компании, стоимость транзакции офлайн со стороны клиента доходит до 300 рублей, без учета сервисного сбора агентства. Стоимость же транзакции в OBT для сотрудника компании уменьшается вдвое. Ровно на столько снижается и сервисный сбор ТМС при условии автовыписки, а не обработки заказа агентом. То есть ресурс экономии составляет до 50% на каждой транзакции!
Бизнес-процессы
Здесь большой простор для творчества. Основные ресурсы – внедрение OBT в качестве самого эффективного способа повысить уровень compliance в тревел-политике и консолидация объемов.
Часто к работе привлекают два и более ТМС, что дает возможность выбирать оптимальное по цене предложение на рынке. Но, считая экономию, необходимо учесть трудовые затраты и время сотрудников на этот ежедневный тендер по каждой транзакции. Также присутствие нескольких ТМСs приводит к кратному росту документооборота и усложняет сведение отчетности и контроль.
Сколько дополнительного времени потратите вы или ваши сотрудники? И покроет ли экономия на незначительных флуктуациях рынка, которые можно уловить с помощью ежедневного тендера, затраты на содержание этих сотрудников?
Авиакомпании
Единственным способом оптимизации здесь остаются программы лояльности самих авиаперевозчиков. Задача тревел-менеджера – отслеживать актуальность и соответствие уровня этих программ объемам и направлениям клиента. Сильной экономии здесь ждать не стоит, но в сумме она может быть 1-1,5% от общих затрат на перелеты.
При практически полной монополизации российского рынка авиаперевозок «Аэрофлот» не станет активно развивать программу лояльности для корпоративных клиентов. Поэтому не стоит упускать из виду другие авиакомпании (например, S7). Кроме того, в привлечении корпоративных клиентов все более заинтересованы региональные перевозчики. Сами начинайте с ними переговоры о заключении договора, даже если, на первый взгляд, ваших объемов недостаточно.
Отели
Есть мнение, что цены по прямым клиентским контрактам могут быть до 40-50% ниже открытых. Такие скидки действительно возможны при большом и регулярном объеме бронирований. И все же эти ставки могут оказаться сопоставимы с теми, что гостиница готова предоставить консолидаторам или ТМС.
Безусловный плюс прямых контрактов – партнерские отношения с гостиницами. Это всегда неоспоримое преимущество вашего сотрудника перед человеком «с улицы». Очень многие бренды и независимые объекты размещения не только снижают стоимость, но и предлагают дополнительные «плюшки» корпоративным клиентам.
К тому же, контракт с гостиницей всегда увеличивает шансы на получение бо́льших скидок и комплиментов при проведении мероприятий. Выбрать варианты отелей по направлениям и получить от них хорошее корпоративное предложение несложно. Подробный анализ географии ваших поездок даст вам представление о том, с какими отелями и по каким направлениям есть смысл заключать прямые договоры.
Однако при обслуживании прямых контрактов возникает много рабочих вопросов: процедуры бронирования, оплаты и гарантии заказа, получение закрывающих документов.
Как и в предыдущих случаях, считать экономию на использовании прямых соглашений нужно с учетом операционных затрат на их обслуживание. Если на применении прямых договоров расчетная экономия составляет, скажем, 1,5 млн рублей в год, но занимаются этим два сотрудника, то реальная экономия рискует оказаться меньше операционных затрат.
К тому же маловероятно, что прямые договоры могут «закрыть» все направления. В тех городах, где ваши объемы по проживанию невелики, придется соглашаться на цены консолидаторов или ТМС.
Наиболее оптимальным решением здесь мы считаем схему работы по прямым договорам с администрированием через агентство.
Итак, мы посмотрели, как можно улучшить работу с поставщиками. Может быть, вам есть, что добавить? С удовольствием возьму на вооружение!
В следующей главе поговорим о том, как улучшить работу с внутренним клиентом. На мой взгляд, это – самый большой ресурс для оптимизации и экономии тревел-расходов.
Елизавета Григорьева,
тревел-координатор ГК «Ланит»
