Никому не нравится чрезмерный контроль. Но до недавнего времени сфера командировок являлась одним из направлений, где у сотрудников была минимальная свобода. Им говорили, куда ехать, как добираться и где жить. Но идеальный ли это подход к организации деловых поездок?
Сегодня мы расскажем, почему руководителям компаний стоит задуматься о том, чтобы разрешить сотрудникам самостоятельно бронировать командировки.
Причина #1. Повышение мотивации сотрудников
Самый очевидный плюс — наличие большей свободы всегда повышает мотивацию работников. Если вы дадите сотрудникам возможность самостоятельно бронировать поездки, то они смогут летать любимыми авиакомпаниями, использовать персональный аккаунт для накопления миль и т.д. Это, фактически, нематериальный бонус к зарплате.
Если комбинировать этот подход с набирающим популярность трендом bleisure (совмещение командировок с мини-отпуском), то эффект будет еще выше. Популярность командировок такого типа растет быстрыми темпами — 20 % в год. Сотрудник, получивший возможность соединить командировку с личной поездкой будет более лояльным к своей компании — существуют исследования, доказывающие этот факт.
Причина #2. Экономия ресурсов
Если компания достаточно велика и сотрудники регулярно отправляются в деловые поездки, то процесс их организации может требовать значительных ресурсов. Как минимум, понадобится несколько тревел-менеджеров, занимающихся бронированием. Кроме того, возрастает нагрузка на специалистов по кадровому администрированию — им нужно верно закрывать командировки и собирать документы. На бухгалтерию ложится задача по выплате командировочных и суточных.
Если же сотрудники бронируют свои поездки сами в рамках заданных параметров, то нагрузка на остальные отделы в компании снижается. Также такой подход снимает необходимость в привлечении посредников вроде тревел-агентств. Для самого себя сотрудник найдет самый удобный вариант перелета и проживания и сделает это быстрее.
Причина #3. Компания выглядит более современной
Традиционный подход к организации командировок максимально непрозрачен для сотрудников. Им выбирают определенные варианты переезда, гостиниц, и с этими опциями нужно просто согласиться. Если параллельно сотрудник решает сам зайти на сайты онлайн-бронирования и видит более удобные варианты, у него сразу могут возникнуть вопросы и недовольство.
По результатам опроса более 10 тысяч пассажиров из 145 стран, проведенного IATA в 2018 году, 57 % путешественников предпочитают бронировать поездки самостоятельно. И если у этих людей нет никакой возможности влиять на процесс организации собственной командировки и использовать для этого удобные инструменты — это выглядит несовременно, неудобно и просто странно. И наоборот — работодатели, которые дают такую свободу, кажутся прогрессивными. Вряд ли можно найти более простой и эффективный способ улучшения своих позиций с точки зрения HR-бренда.
Причина #4. Все большее число сотрудников этого хочет
В последние годы на ведущие роли в мировой экономике вышли представители поколения миллениалов. Это люди, родившиеся в период с начала 80-х до середины девяностых годов. Сегодня большую часть сотрудников многих компаний составляют представители этой группы.
И по статистике GBTA American и Express GBT, 72 % работников-миллениалов хотели бы иметь возможность самостоятельно бронировать деловые поездки. Соответствовать ожиданиям значительной части сотрудников, среди которых и наиболее перспективные специалисты — явно в интересах любой компании.
Причина #5. Так проще обеспечить соблюдение правил
Для того, чтобы процесс организации командировок был максимально эффективным, компании внедряют тревел-политики. По сути, такая политика — это документ, в котором прописаны требования к деловым поездкам. Какие номера можно бронировать, лимиты цен на авиабилеты, список отчетных документов, которые сотрудник должен предоставить после поездки.
Проблема в том, что когда сотрудники никак не влияют на организацию поездки, у них нет никакой мотивации запоминать эти правила и соблюдать их. В итоге затраты на поездки могут расти: в нашу службу поддержки регулярно поступают обращения от компаний, сотрудники которых без согласования решили повысить класс своего номера. Другой частый случай — бронирование может «слететь», потому что было пропущено время заселения в отель. Такое бывает, когда сотрудники не соблюдают правила заселения и вместо этого идут гулять по новому городу, а потом оказывается, что их номер уже продали другим постояльцам. В таких случаях избежать потерь денег зачастую уже нельзя.
Любому человеку будет проще запомнить все правила и следовать им, если он несколько раз сам полностью организует свою поездку.
Кроме того, в этом нет особенных рисков для компании, поскольку современные системы бронирования бизнес-путешествий позволяют контролировать исполнение тревел-политики. Например, в таких сервисах определенным группам сотрудников можно разрешить покупать билеты с ценой в рамках определенных лимитов. В итоге рядовой работник не сможет потратить на свою поездку бюджет, рассчитанный на категорию топ-менеджмента.
Никита Булгаков,
руководитель сервиса для планирования командировок OneTwoTrip For Business
