Два года назад я писал о том, что у тревел-менеджера два пути. Первый — постоянно «тушить пожары», регулярно возникающие при организации командировок, урезать расходы, чтобы в итоге прийти хотя бы к нулю, метаться от одного поставщика к другому... Проще говоря, решать краткосрочные тактические задачи. Второй путь — мыслить стратегически
Два года назад я писал о том, что у тревел-менеджера два пути. Первый — постоянно «тушить пожары», регулярно возникающие при организации командировок, урезать расходы, чтобы в итоге прийти хотя бы к нулю, метаться от одного поставщика к другому... Проще говоря, решать краткосрочные тактические задачи. Второй путь — мыслить стратегически, оценивать потенциал каждой деловой поездки в широком контексте — не только в части заключения конкретной сделки, но и получения более высокой прибыли, увеличения количества клиентов, профессионального роста всей компании в целом.
Я, разумеется, сторонник второго пути. Но и, выбрав его, важно не забывать об одной составляющей любой глобальной стратегии. Речь о командировках людей, не являющихся полноправными сотрудниками компании, но имеющих к ней непосредственное отношение. Визиты приглашенных на конференцию спикеров, партнеров, клиентов... А выезд HR-специалиста на интервью в другой регион? Или приглашение кандидата на собеседование в главный офис?
Подавляющее большинство корпоративных программ и инструментов создано исключительно для тех, кто уже работает в компании. А как же быть с теми, кого нельзя назвать частью коллектива? Ведь для них вообще не создают никаких инструментов.
Представьте, что организация визита такого не-сотрудника — это что-то вроде мягкого коврика перед входной дверью с надписью «Добро пожаловать!». Если все будет на высшем уровне («чистый коврик»), первое впечатление о компании будет хорошим — а это крайне важно! Делая все для того, чтобы бизнес-поездки проходили легко и приятно, вы проявляете заботу о сотрудниках. Wow-эффект от такого путешествия гарантирован — и положительно скажется на результатах переговоров, вот увидите.
А вот «испачканный коврик» говорит о другом...
Подозреваю, что для многих тревел-менеджеров организация поездок сторонних специалистов — очень нервный процесс, хотя он таким быть и не должен. Они думают: «А стоит ли это моих усилий?» Но поверьте, ваш HR-департамент наверняка оценит, как заботливо вы отнеслись к приглашенному кандидату, за которым они давно «охотились», организовав ему максимально комфортное путешествие. Если он примет предложение, затраты на его визит окупятся очень быстро.
Если вкратце, повышение качества поездок специалистов, не являющихся сотрудниками вашей фирмы, дает вам шанс блеснуть перед топ-менеджментом и получить новый опыт. Задумайтесь, это — стратегическая инвестиция!
Прежде чем браться за дело, обратите внимание на несколько моментов.
— Приятное первое впечатление в наше время означает высокую мобильную грамотность. Вы должны обеспечить путешественнику доступ к максимальному количеству возможных полезных приложений на всех этапах поездки, начиная от регистрации в отеле и заканчивая управлением расходами.
— Чтобы обмен информацией о поездке не превращался в игру «испорченный телефон», необходимо наладить эффективную коммуникацию между всеми сторонами.
— Поддерживайте связь с путешественником. Если что-то пойдет не так в середине поездки — отменят рейс, будут украдены документы — он должен знать, к кому обратиться.
— Бизнес-турист не должен оплачивать билеты, отель и такси наличными из своего кармана, а затем собирать чеки и получать компенсацию. Есть много альтернативных вариантов — например, виртуальные карты. А в некоторых компаниях уже внедряют специальные приложения.
— Не забывайте о юридической стороне дела — отношения с не-сотрудниками регулируются особыми документами. Также стоит предупредить гостя, что ему придется предоставить вам некоторые личные данные, в том числе номер паспорта. А вы со своей стороны гарантируете их защиту.
— Главный приоритет при организации поездок и для сотрудников, и для сторонних специалистов — по-прежнему duty of care и безопасность.
Скотт Гиллеспи,
управляющий партнер tClara, автор блога Gillespie’s Guide to Travel + Procurement
