Подбор тревел-менеджера для компании — разговор особый. Здесь, соглашусь с мнением Павла Шадчина, компании часто предпочитают делегировать обязанности по организации командировок сотрудников офис-менеджеру. Часто слышу: «Тревел-менеджер как отдельная штатная единица? Роскошь какая-то, ведь билеты может заказать и секретарь!» Да, в этом есть зерно правды, но для небольшой компании. А если ваш бизнес насчитывает сотни людей? Да еще и с филиалами в других городах или странах? Бедный секретарь, нет, мы не будем так жестоки к специалисту, ведь оформление командировок — это очень серьезный и ответственный пласт работы.
.JPG "Yana Ageeva.JPG")
На что стоит обращать внимание при подборе тревел-менеджера?
Недавно в компанию приняли такого человека в штат, поделюсь опытом на этом примере. Во-первых, оговорюсь сразу, это сложный подбор, потому что профессиональные тревел-менеджеры — штучный товар. И когда ты открываешь данную позицию, чаще всего на собеседования приходят офис-менеджеры, секретари или персональные ассистенты, которые занимались подобным функционалом лишь частично.
В чем проблема? Как правило, соискатели не заточены на определенные требования и не понимают, как в целом устроен «тревел». Хороший специалист должен досконально знать правила выписки билетов, их сроки, требования к оформлению виз, хорошо ориентироваться в тарифной политике перевозчиков, нормах багажа, знать все тонкости и особенности бронирования командировки в соответствии с лимитами, разбираться в законодательстве. И... мониторить новости, да-да, не удивляйтесь. Профессиональный тревел-менеджер начинает свое утро с мониторинга новостей: что происходит в регионах, политическая обстановка в других странах, забастовки, волнения и так далее.
Но особо хочется выделить такое качество, как стрессоустойчивость и человеколюбие в самом широком понимании этого слова. И я точно знаю, о чем говорю: на заре своей карьеры мне пришлось замещать сотрудницу, которая ушла в отпуск. Она вела все командировочные дела в нашей компании. Так вот, как же я была удивлена, когда мне начали звонить и в 3 часа ночи, и в 5 часов утра с вопросами вроде: «Я не могу найти такси, куда мне идти?». Серьезно, это случай из практики — сотрудник вышел на улицу, вызвал такси и не смог найти автомобиль... И что он сделал? Позвонил мне, ответственной за его поездку.
Пусть этот случай и похож на анекдот (хотя мне тогда было не до смеха), но ведь бывают ситуации и посерьезнее. Как вариант, опоздание на стыковочный рейс или отказ отеля в заселении из-за сбоя в системе. И такие вещи происходят в любое время суток. Тревел-координатор должен допускать все форс-мажоры и быть готов помочь, несмотря на время суток.
К слову, сейчас подобные истории отражены в тревел-политике. Рекомендую при заключении трехстороннего договора прописывать, что, например, после 22 часов командированный звонит на горячую линию тревел-агентства, а не внутреннему сотруднику вашей компании. Иначе вы рискуете через пару месяцев получить измотанного коллегу с кругами под глазами, а, как известно, недосып влияет на внимательность. И вот, представьте, измотанный тревел-координатор по ошибке отправляет вас не в Санкт-Петербург, который на Неве, а Сент-Питерсберг, который во Флориде... Хотя, вариант неплохой. Но переговоры важные будут сорваны.
В компании был случай, когда нужно было заказать долгий перелет, но из-за невнимательности в бронировании не поставили галочку «питание» (лоукостеры кормят пассажиров за дополнительную плату). Деловому путешественнику просто повезло, потому что сотрудник авиакомпании обратила на это внимание при регистрации. Питание было оплачено из собственных средств, но в итоге это самое питание было! Без еды 8 часов — приятного мало. Деньги потом, конечно, компания бизнес-туристу компенсировала.
Какие вопросы надо задавать на собеседовании? Рекомендую практиковать кейс-вопросы. Попросите рассказать, как именно кандидат закрывал свои обязанности на предыдущем месте, как он выстраивал систему командировок, что он знает об оптимизации расходов, занимался ли формированием тревел-политики внутри компании, какие сложные маршруты он разрабатывал (со стыковками), как распланирует поездку, например, на лоукостере с перелетом продолжительностью более восьми часов.
Во время собеседования вы должны почувствовать, что кандидат болеет за людей, имеет опыт оптимизации расходов, у него это сидит в голове, потому что это часть его мира. Его реакции на каверзные вопросы должны быть спокойными и уверенными. Кстати, неплохой маркер — это вопрос о бюджете на предыдущем месте: он должен четко и быстро ответить, сколько денег удалось сэкономить и каким образом.
Ну и еще такой кандидат должен быть абсолютно «сервисным», если хотите. Ведь в основе его работы — забота о сотрудниках, как о детях.
Пять основных качеств хорошего тревел-координатора: стрессоустойчивость, аналитический ум, умение доводить дело до успешного конца (нацеленность на результат), доброжелательность, широкий кругозор.
Яна Агеева,
экс-директор по управлению персоналом и
административным вопросам компании «Нанолек»
