Рост цен на услуги, которые составляют большую часть тревел-бюджета, — билеты и проживание — сохраняется не первый год. Корпоративные клиенты все чаще сталкиваются с ситуацией, когда, например, не могут разместиться в привычном для них отеле в рамках установленного лимита или по итогам квартала понимают, что ранее запланированного бюджета на этот год им явно не хватит. Стоимость услуг в 2025 году повысилась в среднем на 20-25%, и если компании не заложили данный рост в бюджет заранее, то даже при прежнем объеме командировок расходы на них все равно вырастут.
Если скорректировать бюджет нет возможности, то можно и нужно внести изменения в ранее принятую тревел-политику. Вот несколько рекомендаций и эффективных способов экономии бюджета на бизнес-поездки, которые подойдут как для новичков в деловом туризме, так и для опытных специалистов.
Выберите подходящий способ бронирования размещения
На размещение, как правило, приходится около 40% бюджета командировки, и именно в этой категории затрат можно найти больше всего возможностей для экономии.
Компаниям доступно несколько вариантов бронирования проживания: через агентство, онлайн-сервисы бронирования, напрямую в отеле с использованием собственной гостиничной программы или от стойки. Важно понимать, что стоимость размещения, условия оплаты и процесс получения закрывающих документов будут отличаться в каждом случае — эти нюансы стоит учитывать.
Так, например, если компания заключила с отелем договор на корпоративную программу, но в силу внутренних обстоятельств не дает ему тот объем ночей, на который рассчитывала, отель может пересмотреть условия и повысить тариф. Кроме того, бизнес часто сталкивается с проблемой, когда гостиницы не подтверждают корпоративные тарифы, особенно в городах-миллионниках или в высокий сезон.
Сложности могут возникнуть и в том случае, если компания бронирует командировки с помощью подрядчика, у которого нет прямых контрактов с отелями. Особенно это критично в ситуациях, когда необходимо быстро внести изменения в бронирования — скорость реакции подрядчика будет во многом зависеть от оперативности его поставщика.
Тариф от стойки, в свою очередь, редко подходит корпоративным клиентам из-за условий оплаты: не во всех компаниях используются корпоративные карты. В таком случае сотрудник будет вынужден оплачивать проживание самостоятельно, затем запрашивать компенсацию у работодателя, ждать ее — это долго и неудобно. Кроме того, бизнес-туристу необходимо получить у отеля и передать в бухгалтерию закрывающие документы — по факту нередко оказывается, что документы не того формата.
Избежать таких ситуаций можно, выбрав подходящий сервис для организации деловых поездок. Например, «Островок Командировки» предоставляет доступ к более 2,7 миллионов объектов размещения по всему миру, среди которых более 140 000 работают с сервисом по прямым договорам. Это позволяет обеспечивать клиентам не только выгодные корпоративные условия, но и моментальное подтверждение бронирования и оперативную поддержку по всем вопросам.
Для небольших компаний, которые самостоятельно оформляют все услуги для деловых поездок, наши инструменты открывают новые возможности для управления бизнес-поездками. С помощью сервиса компании могут бронировать все типы услуг в одном месте, получить доступ к выгодным корпоративным тарифам, выделенного аккаунт-менеджера, круглосуточную службу поддержки, статистические и аналитические отчеты и многое другое. Таким образом, организация деловых поездок станет проще и быстрее, а контроль за затратами прозрачнее.
Адаптируйте тревел-политику
Если заложить рост цен в бюджет не удалось, то внесения изменений в тревел-политику практически не избежать.
В первую очередь рекомендую расширить категории допустимых объектов размещения. Например, если раньше в компании предпочтение отдавалось исключительно четырехзвездочным отелям, стоит рассмотреть не менее комфортные, но более бюджетные трехзвездочные объекты. Иногда разница в стоимости между ними может достигать более 30%, при этом уровень сервиса будет вполне сопоставим. Так, например, в ежегодном рейтинге «Островок! Guests’ Choice 2024», куда попадают лучшие по мнению туристов объекты, доля трехзвездочных гостиниц составила 26% от общего числа лауреатов.
Если тревел-политика исключает размещение в апартаментах, стоит это пересмотреть. Многие компании уже включили их в свои регламенты: так, например, с января по май 2025 года на апартаменты приходилось каждое шестое бронирование через сервис «Островок Командировки». Размещение в апартаментах обходится существенно дешевле, чем в гостиницах. Например, в Казани в 2025 году средняя стоимость забронированной ночи в отелях 4 или 5* будет варьироваться в диапазоне от 9 000 до 11 000 рублей, а ночь в апартаментах обойдется в среднем в 4 700 рублей. Кроме цены, у этого типа размещения есть и другое преимущество: апартаменты позволяют с удобством разместить сразу несколько сотрудников без дополнительной платы за количество гостей.
Еще одна рекомендация — пересмотреть тревел-политику в части транспорта. Если на каких-то перевозчиков установлены ограничения, рекомендую их снять, это позволит сильно расширить выдачу вариантов. Кроме того, введение разумных ограничений на багаж поможет сэкономить на билетах без ущерба для комфорта сотрудников — для коротких поездок можно предусмотреть тарифы только с ручной кладью. Например, по данным исследования АТОР, разница в стоимости между билетами по России с багажом и без него может достигать 50%. Также по тревел-политике можно ограничить выбор маршрутов с длительными стыковками, чтобы избежать дополнительных затрат.
Следующий совет может подойти не всем, но если специфика бизнеса позволяет, я бы рекомендовала установить минимальную глубину бронирования командировки не менее чем за 14 дней до даты заезда.
Новички в деловом туризме могут не знать, но разница в цене между билетами, оформленными заранее, и теми, что приобретаются в последний момент, может достигать 20-30%. Это связано с динамическим ценообразованием: чем ближе дата поездки, тем выше спрос и, соответственно, цены. То же касается и размещения: отели чаще предлагают более выгодные условия при раннем бронировании, особенно в деловых центрах и в периоды высокой загрузки. Кроме того, раннее оформление командировки снижает вероятность вынужденных отклонений от тревел-политики — например, бронирования вне лимитов из-за отсутствия подходящих опций в последние дни.
Используйте все доступные программы лояльности
Я рекомендую использовать все доступные сотрудникам программы лояльности: будь то авиа- и железнодорожный перевозчик, гостиничная сеть или другой поставщик услуг. Это позволит получать различные «плюшки» в виде бесплатного багажа, выбора места на борту, раннего заезда или позднего выезда и прочих полезных дополнительных услуг.
На «Островок Командировки» можно загружать карты лояльности авиакомпаний, железнодорожных перевозчиков, отелей и использовать их при оформлении бронирования. При этом мы предлагаем и собственную программу лояльности: наши клиенты могут зарабатывать баллы («сны») за каждое бронирование размещения и использовать их для оплаты будущих поездок.
Принимайте решения на основе данных
В условиях, когда цены постоянно растут, только актуальная аналитика помогает составить реалистичный бюджет и придерживаться его. Подробные статистические и аналитические отчеты можно получить у поставщика. Эти данные помогут:
● Контролировать расходы — следить за отклонением фактических расходов от запланированных по всем типам услуг с разбивкой по юридическим лицам, сотрудникам, департаментам, кост-центрам и направлениям. Это позволит скорректировать стратегию и избежать перерасхода в будущем.
● Отслеживать динамику цен — изучать исторические данные о ценах на билеты, проживание и другие связанные расходы. Таким образом вы сможете выявить сезонные колебания и выбрать оптимальное время для бронирования поездки.
● Прогнозировать бюджет на следующий год — основываясь на аналитических отчетах, можно учесть рост цен и более точно составить бюджет.
● Оценить возврат инвестиций — проанализировать, как командировки влияют на бизнес-результаты. Это поможет проанализировать их эффективность и принять решение о необходимых изменениях в будущем.
● Следить за уровнем удовлетворенности сотрудников услугами поставщика, а значит, выявить скрытые проблемы или области для улучшения качества обслуживания.
Таким образом, внедрение технологического поставщика и применение перечисленных подходов поможет существенно автоматизировать процесс бронирования и контроля, сократит временные затраты и минимизирует риск ошибок, связанных с человеческим фактором. Компании смогут более эффективно управлять ресурсами и грамотнее работать с бюджетом.
Любовь Васильева,
руководитель сервиса «Островок Командировки»
