Размер не имеет значения: выгодный контракт при небольших объемах тоже возможен

Принято считать, что в индустрии деловых путешествий размер тоже имеет значение: чем больше ваши объемы, тем выгоднее будет сделка. Однако все меняется — и зачастую в пользу небольших фирм.

О вас, малые и средние компании, мы и поговорим. Чтобы заключить договор с наилучшими условиями, вам следует соблюдать несколько правил. Хотя понятие «наилучшее» для всех, разумеется, разное.

Во-первых, даже не мечтайте заполучить тарифы «Газпрома» или Siemens. Для вас выгода заключается не в этом. Лучшее предложение — это нечто, отличающееся от обычного предложения, стандартного тарифа без скидок и худшего предложения.

Как-то я разговорился с пилотом гоночного автомобиля, и он сказал интересную вещь: «У каждой машины есть определенный лимит. Сравните, к примеру, „Ладу“ и Porshe. Задача водителя — найти предел возможностей того автомобиля, который он водит». Улавливаете аналогию?

Главные правила получения лучшего предложения:

— Максимальная консолидация с минимальным количеством поставщиков;

— Дисциплина;

— Знание новых трендов и возможностей.

Давайте пробежимся по основным статьям расходов в бизнес-тревел. Недавно я анализировал расходы на аренду автомобилей типичной компании среднего размера. В год они платят за эти услуги около €70 тыс. В принципе, это не очень много. Но я смог показать им, как сэкономить, ни много ни мало, €20 тыс.!

Эта фирма заключила контракты с двумя поставщиками услуг. При поверхностном анализе кажется, что между фирмами нет существенной разницы, а оговоренные цены вполне приемлемы. К сожалению, те, кто берет машины напрокат, самостоятельно повышают тарифы, даже не догадываясь об этом. Например, они делают вот такие глупости:

— покупают дополнительную страховку (хотя она частично уже включена в базовый тариф);

— добавляют услугу заправки, хотя вполне могли бы заполнить бак сами;

— сдают машину спустя 25 часов с момента аренды — а оплата за этот лишний час равна оплате за полный день;

— забирают машину на вокзале (за это взимается дополнительная плата — 25%), в то время как офис прокатчика находится в шаговой доступности от железнодорожной станции;

— забирают машину в аэропорту, хотя такси до офиса дешевле доставки машины в авиагавань.

Таким образом, без особых усилий можно сэкономить почти половину средств! Это то, что касается дисциплины. Как видите, над такими мелочами имеет смысл поработать. Расходы сократятся — вне зависимости от объемов.

Организация деловых путешествий в этой компании происходит достаточно просто. Машины в аренду требуются только в двух странах. Срок аренды составляет обычно одну-две недели.

Что я им порекомендовал? Пользоваться услугами только одного поставщика — но с резервным контрактом для подстраховки.

И это не все. Расходы можно сократить еще на €5 — 10 в день. Если не пропустить предложение компании, которая только вышла на европейский рынок, а потому готова снизить тарифы, чтобы «заполучить» первых клиентов.

Итак, видите сами: даже при маленьких объемах возможно заключить выгодный договор.

В большинстве компаний расходы на авиаперевозки до сих пор составляют самую значительную часть расходов. И, хотя за корпоративные договорные тарифы порой идет настоящая битва, они того не стоят.

Да, почти у всех перевозчиков есть корпоративные программы. А если вы слишком малы для них, всегда можно рассмотреть бонусные. При умелом использовании они позволяют получить значительные скидки. И помните: бонусные мили стоит обменивать только на бесплатные билеты и/или повышение класса обслуживания. Остальные услуги — пустая трата денег.

Кстати, «тарифы дня» зачастую гораздо выгоднее корпоративных. Кроме того, всегда работает старое правило: чем раньше бронируете, тем дешевле билет.

К примеру, недавно я бронировал перелет в Кейптаун на январь 2017 года. И угадайте, что? У Turkish Airlines нашлись билеты за €520 в обе стороны. Обычно цена такого перелета почти вдвое выше.

Разумеется, далеко не у всех деловых путешественников есть возможность бронировать билеты за семь месяцев до поездки. Или?... Поправьте меня, если я ошибаюсь, но даты многих международных выставок, конференций и ярмарок известны за год или более. В таком случае, почему бы не заказать билет уже сейчас? Экономия получится весьма солидная.

А теперь взглянем на ситуацию с другой стороны.

Кто отслеживает стоимость перелета после того, как он был забронирован? Дальнемагистральные рейсы обычно выкупаются примерно за 28 дней до отправления. Но никто не обращает внимания на изменения цены после того, как билет был зарезервирован. А между тем, управление прибылью в авиакомпаниях становится все более хитроумным. Не знаете, что такое управление прибылью? Вот определение из Википедии, мне оно нравится:

Управление прибылью — гибкая стратегия ценообразования, основанная на понимании, предсказании и оказании влияния на покупательское поведение для того, чтобы максимально увеличить прибыль, поступающую из постоянных источников (места в самолете, номера в отеле, рекламные площади). Включает в себя контроль ресурсов: продажу правильному клиенту в правильное время по правильной цене. Процесс может привести к ценовой дискриминации — когда клиентам предлагаются идентичные товары и услуги по разным тарифам. Управление прибылью — основной источник дохода для некоторых сегментов рынка. Роберт Крендалл, бывший директор American Airlines, придумал термин «управление прибылью» и дал ему свое определение: «единственная и самая важная техническая разработка в управлении перевозками после ослабления вмешательства государства в экономику».

Давайте рассмотрим, как меняется тариф на рейс Нью-Йорк — Лондон в течение двух месяцев (апрель - май):

Стоимость перелета варьируется от $7,8 тыс. до $4,1 тыс. Обратите внимание: всего за 48 часов до вылета она может существенно измениться: с $7,8 тыс. до $5,8 тыс.!

Разумеется, всегда хочется «поймать» самое выгодное предложение. И уже существуют технологии, позволяющие отслеживать изменения тарифов каждые 15 минут 24/7 — для конкретной авиакомпании в выбранном классе. Лучшая из таких систем — ARPO испанской компании Trappit.

С их помощью возможно сэкономить 5-7% от общей стоимости билетов! Удивительно, правда? Особенно для тех, кто уже перепробовал десяток-другой разных способов сократить расходы на командировки.

Итак, для авиаперевозок определенный объем закупок больше не гарантирует лучшую цену — гораздо выгоднее хорошо ориентироваться на рынке и искать новые решения.

Теперь поговорим о средствах размещения путешественников. Сейчас модно спорить о P2P-сервисах — так называемых компаниях экономики совместного пользования. Я слышал забавную шутку от одного отельера: «Я уже давно работаю по такой модели: сдаю в пользование комнаты в своей гостинице». Но речь на самом деле не об этом.

Кто из вас слышал об Airbnb? Смешное название, однако эта компания начинает потихоньку завоевывать мир. Я, например, пользуюсь этим сервисом как в деловых поездках, так и для личных целей. Он работает не везде, но количество городов, где он работает, постоянно растет.

Приведу пример из личной практики. Как-то мне нужно было съездить по делам в Цюрих — на пять дней. Стоимость приемлемого отеля 3* начиналась со 180 швейцарских франков. Заметьте — это в стране, где обед стоит больше 100 франков (интересно, кто-то до сих пор считает Москву дорогим городом?). А номера в швейцарских отелях, как мне кажется, очень маленькие и некомфортные (4 на 2 метра). Однако через Airbnb я нашел лофт площадью 60 кв. м всего за 130 швейцарских франков за ночь!

Кстати, если вы все еще предпочитаете жить в отелях, учтите — там тоже есть эксперты по управлению прибылью! Работают они примерно по той же модели, что и в авиакомпаниях. Trappit уже взялась за создание решения для отслеживания цен в гостиницах, которое будет мониторить изменения стоимости забронированного номера вплоть до регистрации и присылать уведомление, если тариф снизился.

Последний пункт на повестке дня — службы такси. Здесь я хочу обратить ваше внимание на молодой, но бурно развивающийся стартап Uber. Да, в некоторых странах он не разрешен, в другие еще не пришел. Но, например, в США этот сервис считается более безопасным, чем обычное «желтое такси». Система регистрирует время и место посадки и высадки пассажира. В базе данных есть вся информация о водителе и машине. Кроме того, поездка в Uber намного дешевле, чем в какой-либо другой службе.

В Европе подобные сервисы тоже есть. В частности, в Германии это — MyTaxi.

Пожалуй, на этом и остановимся. Ведь вы уже поняли, что существенно экономить и не привязывать объемы к ценам позволяют «умные» инструменты и сервисы. Вам остается их только найти.

Винфрид Баркцайтис,

владелец Barczaitis GbR Business Support,
директор по развитию АБТ-ACTE Russia