Сколько денег ваша компания вкладывает в организацию конференций, внутрикорпоративных и выездных деловых встреч, проведение различных событий?
Если вы не колеблясь можете назвать ответ — поздравляю! Вы принадлежите к числу 25% корпораций, которые успешно управляют такого рода инвестициями. Если же вы не уверены, следующая информация может заинтересовать вас и вашу компанию.
Несмотря на то, что организация корпоративных мероприятий нередко ассоциируются с высоким уровнем капиталовложений, в прошлом их не относили к категории стратегических закупок. Однако сейчас, в условиях ограниченных бюджета и времени, расходы по MICE-направлению все чаще становятся центром внимания специалистов по закупкам и финансовому контролю.
В попытках отслеживать и контролировать расходы тревел-менеджеры часто сталкиваются с одними и теми же проблемами, как, например, децентрализованное бронирование, пренебрежение условиями и обязательствами, отсутствие прозрачной информации, неуверенность в собственной компетентности на уровне планирования. Стоит отметить, что непрозрачные данные не позволяют менеджерам по закупкам и тревел-специалистам четко определять стоимость MICE-услуг.
Реструктуризация закупочной деятельности — довольно сложный процесс, и здесь очень пригодится профессиональная поддержка опытного поставщика услуг.
Как правило, организацией и реализацией мероприятий занимаются конкретные департаменты компании. С одной стороны, такой подход позволяет сэкономить время и деньги, с другой — обычно приводит к индивидуальному отбору поставщиков и разрозненности, что, в свою очередь, создает сложности для единого централизованного контроля над заключенными договорами.
Между тем, такой контроль необходим — как необходимы единые условия для заключения контрактов на услуги поставщиков, в частности, отелей, авиакомпаний, MICE-площадок, а также общее руководство, в котором должны быть прописаны правила, процедуры, полномочия и ответственность сторон. Кроме того, необходимо обеспечивать безопасность процесса бронирования.
Во многих компаниях руководство почти не уделяет внимание организации корпоративных мероприятий, концентрируясь на управлении более «традиционными» расходами, вопросах маркетинга, продаж, продвижения и т.д. Однако топ-менеджменту очень важно организовать и поддерживать ивент-менеджмент на самом высоком стратегическом уровне, поскольку эта сфера затрагивает интересы значительной части работников, оказывает влияние на бизнес-процессы и взаимодействие с поставщиками.
Проблемы в области организации MICE можно решить в рамках стратегического управления корпоративными мероприятиями (strategic meetings management, SMM). Эксперты рекомендуют обратиться к специализированному поставщику, у которого есть как профессиональные технологические решения и инструменты SMM, так и необходимые ресурсы, опытные и квалифицированные сотрудники, которые помогут оптимизировать закупки в секторе тревел и MICE.
В общем и целом, SMM представляет собой контроль над процессом бронирования и оплаты, тревел-политикой в отношении MICE, сотрудничеством с поставщиками услуг, а также анализом данных при помощи современных веб-технологий. Цели — повысить эффективность, сократить издержки, минимизировать риски, поднять уровень качества проводимых мероприятий.
Достичь снижения расходов на персонал и юридические услуги в процессе MICE-закупок можно за счет использования интеллектуального программного обеспечения, которое также позволяет сэкономить время. В данном случае главную роль играет IT-отдел, который должен содействовать стандартизации, автоматизации и упрощению всех технологических операций в компании.
Со стратегической точки зрения, специальные инструменты для MICE-менеджмента обеспечивают открытость и прозрачность: данные по бронированию и оплате постоянно собираются в единую базу и всегда доступны для анализа — например, их можно разбить на категории и выявить наилучших с точки зрения финансовых условий поставщиков.
Рекомендации для эффективного SMM:
• получите от руководства компании документ, подтверждающий ваши полномочия и круг обязанностей в области управления MICE;
• активно поддерживайте коммуникацию со всеми заинтересованными лицами, избегайте недопонимания, боритесь с сомнениями и сопротивлением со стороны работников;
• создайте для сотрудников специальные инструкции, касающиеся вопросов бронирования и закупок;
• стандартизируйте и оптимизируйте посредством IT внутренние процессы планирования, авторизации платежей и закупок;
• для реструктуризации MICE-менеджмента воспользуйтесь услугами профессионального поставщика в этой сфере.
Вновь отмечу, что для эффективного SMM необходимо задействовать услуги опытных провайдеров, в особенности технологических. Внедрение и поддержка того или иного программного обеспечения должны осуществляться только квалифицированными специалистами, поэтому важно как можно более тщательно подойти к отбору поставщиков.
Вот ключевые параметры, которые помогут с выбором провайдера для сотрудничества в процессе SMM:
• производительность, результативность и эксплуатационные качества предлагаемых технологических решений, уровень их надежности;
• потребительские свойства, удобство и простота использования сервиса, сфера его применения и функциональность;
• рыночное положение и репутация ПО и компании-производителя, коэффициент отклика поставщиков MICE-услуг при работе с программой;
• уровень инноваций (т.е. насколько решение соответствует общемировым тенденциям, отвечает ли современным требованиям и т.д.);
• информационная безопасность, наличие в техподдержке специалистов по защите данных;
• особенности внедрения и использования системы: насколько легко она настраивается в соответствии с требованиями заказчика, предоставляется ли помощь специально обученных специалистов для обучения работе с программой, наличие руководства пользователя и «горячей» телефонной линии.
SMM-Winfried.jpg" title="SMM" border="0" alt="SMM" width="450" height="348" />
Винфрид Барксайтис,
независимый консультант,
директор по развитию Ассоциации Бизнес Туризма (АБТ)
