SMMP: как сэкономить на MICE за счет консолидированных закупок

В прошлой колонке на тему SMMP я рассказал о том, как создать и «продать» сотрудникам стратегию корпоративных мероприятий. Теперь поговорим о конкретных инструментах и технологиях этой стратегии и о том, как именно они могут помочь нам уменьшить расходы на деловые поездки и мероприятия и оптимизировать тревел-программу.

Я предлагаю при планировании расходов рассматривать и обсуждать ваши закупки в целом, а не по отдельности. Что это означает? Во многих компаниях всем MICE’ом занимаются отделы продаж, маркетинга и PR. Нисколько не умаляя профессиональных качеств сотрудников этих отделов, хочу отметить, что их задача, как правило, сводится к работе над отдельными проектами. Это означает, что они будут сосредоточены на выполнении конкретной задачи, и вряд ли будут тратить время и ресурсы на оптимизацию закупок в целом.

Поэтому, чтобы реализовать грамотную закупочную стратегию, следует поступить следующим образом. Во-первых, составьте перечень всех действий, связанных с MICE. Это даст вам представление об объемах закупок во всех категориях. 

Далее, добавьте в таблицу расходы на отдельных поставщиков и оцените их эффективность, например, по пятибалльной шкале, учитывая соотношение цены/качества.

Ключевые параметры для оценки должны включать: 

• Качество услуги 

• Стоимость 

• Доступность 

• Гибкость 

• Надежность 

• Услуги, приносящие дополнительный доход 

• История взаимоотношений 

• Соответствие требованиям регуляторов (внутренним стандартам, Sarbanes-Oxley, Safe Harbour, фармацевтическим стандартам) 

• Общая удовлетворенность 

Сбор информации по всем поставщикам и ее последующий анализ займут какое-то время, но вы будете вознаграждены результатом: у вас в руках будет исчерпывающая документация по всей цепочке закупок. Теперь вы сможете выявить все пробелы для последующих переговоров с существующими либо потенциальными поставщиками, обсуждать цены, основываясь на общих объемах и используя экономию от масштаба во всех MICE-мероприятиях. 

Следующим этапом станет консолидация ваших расходов на MICE и остальной тревел. Здесь надо понимать, что обсуждать комбинированные закупки можно только в том случае, когда MICE и бизенс-тревел существенно перекрывают друг друга (например, используются одни и те же поставщики). География тревела в компании может различаться, и не всегда возможно пользоваться одной и той же авиакомпанией и для MICE, и для командировок. Такая же ситуация с отелями: если деловые путешественники предпочтут остановиться в городском отеле поближе к центру, то для MICE-мероприятий больше подходит загородная недвижимость. 

Иными словами, чем больше расходов на тревел в вашей компании вы сможете консолидировать, тем успешнее будут ваши переговоры, так как все поставщики стараются заполучить как можно больший «кусок пирога». И даже если поставщик будет возражать, что уже предоставил вам наилучшие скидки на отдельные группы услуг, во многих случаях вы сможете достичь рамочных договоренностей, которые дадут возможность сэкономить еще немного денег. На практике это означает, что даже если авиалиния утверждает, что CNR (Corporate Net Rates) для индивидуальных поездок ваших сотрудников самые низкие, они не откажутся подумать над дополнительными скидками, чтобы заполучить весь ваш объем.

Важная составляющая процесса закупок в MICE — технология. Любой профессионал понимает, как важно использовать правильные инструменты для соответствующих задач: увеличения продуктивности, налаживания переговорного процесса, сбора данных для анализа и планирования.

Мало просто быть в курсе доступных технологий — нужно еще и уметь правильно оценивать текущие и будущие потребности, выбирая наилучший инструмент.

Для этого, в первую очередь, оцените инструменты, которыми уже располагаете. Вам надо будет присмотреться к отдельным функциям, оценить возможности конкретного программного обеспечения и возможности его интеграции с другими системами.

Наличие базовых оценочных данных позволит вам обратиться к разнообразным источникам технологий, проанализировать потенциальный эффект и расходы, и заполнить пробелы в вашей организации. 

Ниже — перечень того, что может вам в этом помочь.

• Источники данных для оптимизации технологий

• Специальные оценочные инструменты (MPI)

• Консультации со специалистами (corbinball.com)

• Пресса/данные из интернета

• Выставки

• Партнеры и коллеги

К сожалению, возможностей для использования одних и тех же инструментов для контроля за MICE и бизнес-тревелом еще меньше, чем в случае с авиакомпаниями и отелями, поэтому консолидации здесь, скорее всего, не получится.

Помните, что успешная закупочная стратегия возникает на основе наиболее полной и релевантной информации обо всех составляющих вашей тревел-программы, вашей способности подтвердить потенциальные возможности для сотрудничества с поставщиками и наличия действенных инструментов для контроля за реализацией тревел-политики.