Первый шаг к разработке стратегического плана управления или программы — это понять, сколько же компания тратит на деловые встречи. Проблема в том, что эти расходы крайне редко идут отдельной строкой в бухгалтерской отчетности, они не консолидированы, и придется постараться, чтобы собрать эту информацию воедино.
Первый шаг к разработке стратегического плана управления или программы — это понять, сколько же компания тратит на деловые встречи. Проблема в том, что эти расходы крайне редко идут отдельной строкой в бухгалтерской отчетности, они не консолидированы, и придется постараться, чтобы собрать эту информацию воедино.
У среднестатистической компании расходы на встречи составляют от 1 до 3% доходов. Таким образом, если оборот вашего предприятия 20 млрд рублей, то общие расходы на мероприятия составят от 200 млн до 600 млн. Практика показывает, что в течение первого года с момента внедрения стратегической программы управления расходами на деловые мероприятия (SMMP) можно сократить эти издержки на 10-25%. Таким образом, фигурирующая в нашем примере компания могла бы сэкономить от 20 до 60 млн рублей.
Проведите инвентаризацию
Начать лучше всего с понимания общей картины мероприятий и встреч в вашей компании, чтобы опираться на нее в последующих действиях. Какие отделы и как часто проводят совещания? Сколько сотрудников в них участвуют, и во сколько эти мероприятия обходятся? Какие используются отели и как часто? Как распределяются расходы между отельными цепочками и другими площадками? Какие скидки удается получить от поставщиков и TMC? В скольких совещаниях участвует каждый сотрудник? Сколько совещаний организуется с участием внешних поставщиков? Сколько денег тратится на каждого поставщика? Со сколькими поставщиками ведется сотрудничество?
Прежде всего, оцените с этих точек зрения собственный отдел, что проще всего, а затем обратитесь за дополнительной информацией к тем, кто планирует мероприятия в вашей компании. Ниже несколько подсказок, где брать данные о расходах компании на мероприятия:
• файлы и инвойсы мероприятия
• анализ данных о мероприятиях и встречах по имеющимся базам данных
• запрос информации у поставщиков
• сотрудничество с тревел-отделом
• изучение отчетов финансового отдела по конкретным поставщикам
Определившись с источниками данных, выберите временной интервал, в рамках которого вы будете анализировать информацию о закупках и встречах. Что делать с этими данными дальше? Делитесь ими! Делитесь с тревел-менеджерами, аудиторами, ответственными за compliance, и поставщиками — все они найдут эту информацию полезной. Ваше руководство также должно понимать, как важно учитывать расходы на мероприятия отдельной строкой, прежде чем вы выйдете на него со своей новой SMMP.
Сформируйте кейс
Собрав данные, переходите к созданию вашего бизнес-кейса. Для начала, выясните, как лучше преподнести информацию руководству: в виде powerpoint-слайдов или в виде доклада? Подготовьте ключевые тезисы и подкрепите их цифрами. Важно, чтобы информация преподносилась сжато, лаконично и сопровождалась статистикой, выводами и рекомендациями. Должны быть прописаны последствия любых действий или бездействия.
Придумайте пару провокационных хедлайнов, вроде «в прошлом году наша компания потратила 220 млн рублей на встречи» или «мы работаем с 82 различными поставщиками». Они встряхнут целевую аудиторию и привлекут внимание к вашим инициативам.
Важно уже на начальном этапе работы над стратегией привлечь к ее обсуждению как можно больше заинтересованных представителей различных отделов. Пусть люди знают, во что для них выльется ваша программа и почему они должны ее поддержать.
Создайте политику
Помимо «пиара» вашей стратегии среди сотрудников компании, необходимо разработать четкую и обязательную к исполнению тревел-политику. Лучше всего, если политика поддерживается и контролируется на уровне старшего менеджмента. Руководители должны понимать, что несоблюдение политики или ее отсутствие влекут риски для компании.
В идеале корпоративная политика встреч НЕ должна быть частью тревел-политики. В зависимости от того, какого рода встречи проводит ваша компания, могут потребоваться отдельные политики в отношении встреч с клиентами, поставщиками и внутренним встречам.
В процессе разработки политики обсуждайте ее с различными отделами, от финансового до службы безопасности. Это позволит вам избежать или минимизировать работу над ошибками после того, как вы представите финальную версию на суд руководства.
Ваша политика в отношении встреч должна включать такие элементы, как процесс авторизации встреч, порядок проведения тендеров и заключения контрактов, использование предпочтительных поставщиков. Важно определить, кто вправе назначать встречи, где их можно и где нельзя проводить, а также кто должен посещать эти мероприятия. Можно подключить сюда и экологическую политику, если таковая существует в вашей компании. Наконец, вы должны определить, будет ли политика применяться локально или на международном уровне.
Активно осуществляя стратегическое планирование и обеспечивая соблюдение политики в отношении встреч, вы зарекомендуете себя как необходимого и незаменимого лидера в своей организации.
Организуйте информационную кампанию
«Коммуникация, коммуникация и еще раз коммуникация». Как часто мы это слышим, но часто ли следуем этому правилу? Просто сделать корпоративную email-рассылку с рассказом о вашей новой стратегии недостаточно. Вам нужно поддерживать непрерывное общение, применяя индивидуальный подход к разной аудитории.
Содержание, цель, частота и формат коммуникации должны быть адаптированы для соответствующей аудитории. Важно учитывать даже культурные особенности, использовать понятные всем термины. Если в вашей компании есть отдел корпоративных или маркетинговых коммуникаций, обратитесь к нему за помощью.
Говоря с начальством, нужно делать акцент на достижении целей и количественных показателях успеха. В большинстве компаний это с успехом можно делать, используя квартальные и годовые отчеты. Как правило, то же самое можно использовать и в работе с клиентами и другими департаментами, такими как отдел командировок, юридический и административный отделы. Если вы тесно сотрудничаете с отделом закупок, не лишними будут еженедельные совещания и ежемесячные бюллетени.
Не стоит всецело полагаться на то, что ваши сотрудники обладают той же информацией, что и вы, только потому, что они часть вашей команды. Разработайте продуманный план коммуникаций наряду с закрепленными в письменном виде алгоритмами действий и обеспечьте к ним доступ по локальной сети компании. Если компания транснациональная — периодически используйте аудио и видеоконференции для связи с коллегами из других офисов.
Обнародовать вашу стратегию лучше всего в формате очной встречи. В зависимости от размера вашей компании встречу можно провести на региональном, национальном или международном уровне.
Начните обсуждать стратегию на ранней стадии планирования. Организуйте фокус-группы с участием тех, кто принимает решения о командировках в вашей компании. Выясните, что для них важно, и объясните, какой положительный эффект окажет программа на их работу. Проведите сеансы конференц-связи с поставщиками, чтобы они были в курсе грядущих изменений. Поинтересуйтесь их мнением и попросите их совета. Это облегчит имплементацию стратегии и ускорит обучение сотрудников.
Субъекты стратегии и их роль
Старший менеджмент: обеспечивает реализацию стратегии.
Организаторы встреч: поддерживают стратегию, проводя ее положения в жизнь.
Участники встреч: вправе знать, как изменения отразятся на их встречах и эффекте от них.
Отдел закупок: поможет придать вашим идеям убедительность.
Тревел-отдел: сотрудничество с ним поможет оптимизировать эффект от стратегии.
Нерегулярные организаторы встреч: могут встать у вас на пути, если будут не согласны с изменениями.
Юридический отдел/администрация: решает возникшие вследствие имплементации вопросы и проблемы, в том числе правового характера.
Аудит: соответствуют ли новые процессы требованиям корпоративного аудита?
Финансовый отдел: оказывает помощь в сборе данных, проводит платежи и следит за обеспечением compliance.
Служба безопасности: обеспечивает безопасность и сохранность самого ценного актива компании — ее сотрудников.
5 подсказок тому, кто решил создать SMMP
• Приступайте к разработке стратегии как можно раньше и постоянно поддерживайте коммуникацию — одного-двух обсуждений недостаточно.
• Адаптируйте частоту и способ коммуникации в зависимости от аудитории.
• Коммуникацию можно вести в формате отчетов, конференц-коллов, с помощью email и интернета, а также очных встреч.
• Определите цель общения: обучать, распространять корпоративный месседж, сотрудничать?
• Избегайте жаргонизмов и используйте понятную всем терминологию.
