За последние пару лет в организации MICE-мероприятий изменилось многое. Заказчик теперь гораздо лучше понимает, чего он хочет, а гостиница, выступающая площадкой для встречи, работает как консолидатор всех подрядчиков — ведущих, музыкантов, декораторов, технического персонала. И чтобы собрать все задумки клиента, словно детали пазла, в единую картинку, представителям отелей важно понимать, какие тенденции диктует рынок. О них рассказывают Екатерина Игнатова и Мила Одинцева — эксперты из комплекса Novotel Adagio ibis Moscow Kievskaya, который открылся в Москве два года назад.
Сроки подготовки сжимаются
Сокращение глубины продаж — сегодня один из основных трендов в MICE. «Окно» между бронированием и самим событием в последнее время стало существенно меньше. Мы можем получить запрос на мероприятие, которое состоится через несколько дней или на следующей неделе. И зачастую это довольно крупные встречи, как минимум на 50-60 человек, со сложной логистикой, во многих случаях гости едут из регионов.
Конечно, для отеля это — вызов. Сделать все идеально в режиме ограниченного времени непросто. Наша задача — очень быстро реагировать на любые просьбы и всегда быть на связи. И если мы оперативно отвечаем на все вопросы заказчика, у него не остается сомнений, что все пройдет хорошо.
Справляться с таким темпом работы, безусловно, помогает опыт, полученный нами за два года существования на рынке. Со многими клиентами наша команда сотрудничает не первый раз — и мы можем предугадать некоторые их желания.
Кроме того, при срочных запросах спасают возможности наших залов и номерного фонда. Если, допустим, через несколько дней к нам должна приехать большая группа, а в каком-то из брендов не хватает свободных номеров, мы можем поселить участников встречи в нескольких разных отелях. Все три гостиницы — Novotel, ibis и Adagio — находятся в одном здании, поэтому гости могут добраться на мероприятие, сделав буквально пару шагов.
Агентства и заказчики стали гораздо опытнее
Вторая важная тенденция — все больше корпоративных покупателей и сотрудников MICE-агентств четко представляют, каким должно быть их событие. Они стали смелее и не боятся высказывать свои замечания.
Более того, организаторы начали понимать, какая информация отелю точно потребуется, и сразу высылают запрос со всеми деталями и уточнениями. Даже, бывает, приходят с готовой сметой.
И если вдруг ситуация изменилась, не забывают предупредить об этом. К примеру, у заказчика появилась возможность увеличить бюджет на мероприятие, и он сообщает нам об этом и просит предложить более интересную альтернативу уже по другой цене.
С такими клиентами очень приятно работать, потому что подобный подход экономит и наше, и их время.
На первый план выходит безопасность
Заказчики стремятся контролировать ситуацию и в вопросах безопасности. Они сразу обращают внимание на то, есть ли в помещении сигнализации, указатели эвакуационных выходов, просят, чтобы отель провел противопожарный инструктаж перед началом мероприятия.
Система проверки в самой гостинице тоже достаточно строгая: при входе в отель обязательно нужно пройти через рамку металлоискателя, а охранники проводят мини-досмотр каждого посетителя. И клиентов это не раздражает — наоборот, вызывает большее доверие: все понимают, насколько это важно.
В технологиях — упор на простоту
Один из самых популярных запросов — Skype-конференции. Они не требуют вспомогательного оборудования, поэтому такой формат гораздо более востребованный, чем, скажем, видеотрансляции — более сложные с технической точки зрения.
Активно развиваются и технологии бронирования мероприятий. Например, в самое ближайшее время AccorHotels начинает работать с инструментом MeetingBroker, который позволяет нам получить заявку в режиме онлайн на специальной платформе и сразу же ответить на запрос.
Еще один бурно обсуждаемый тренд касается платежных решений: важно, чтобы процесс оплаты был максимально безопасным и удобным для заказчика. Сейчас нам интересно попробовать инструмент BTA от American Express и понять, насколько рынок в готов к такой форме расчета. Также мы пользуемся оплатой по эквайрингу, что еще несколько лет назад не представлялось возможным.
От отеля ждут «гибкого» меню
Деловые мeроприятия все чаще завершают эффектным фуршетом или ужином, чтобы разрядить обстановку и помочь участникам расслабиться. И в интересах самих гостиниц — делать все для того, чтобы меню «не приедалось» заказчикам, чтобы в нем постоянно появлялись новые блюда. Чаще всего именно отель инициирует изменение каких-то позиций.
Конечно, у нас есть профессиональный шеф-повар, который в курсе новых кулинарных трендов и может их воплотить. Недавно мы обновили наше банкетное меню и, надеемся, гости смогут это оценить уже в ближайшее время.
Встречи проводят не только для переговоров
Еще одна тенденция: все больше бизнес-мероприятий организуют в выходные дни из-за плотного графика участников и спикеров. И они, к слову, совсем не против таких встреч в свое свободное время. Многие хотят не только работать вместе, но и больше общаться в неформальной обстановке.
Это хорошо заметно и внутри конкретных организаций. Сегодня руководство компаний много времени уделяет своим кадрам, их мотивации и развитию: растет число тренингов, тимбилдингов, обучающих семинаров для сотрудников. Большое количество таких встреч сейчас проводят и в отелях.
Часто подобные события требуют дополнительной реакции от представителей гостиницы. Условно говоря, в перерыве нам может поступить запрос убрать или переставить столы и стулья, построить еще одну стенку. Возможности нашего комплекса широки, и мы всегда готовы пойти навстречу. Ведь если что-то важно для клиента, то и для нас — тоже.
Екатерина Игнатова,
директор по продажам и маркетингу Novotel Adagio ibis Moscow Kievskaya,
Мила Одинцева,
руководитель направления MICE Novotel Adagio ibis Moscow Kievskaya
